わかりやすい文章を書く
事実を伝える文章（その２）
事実を伝える文章とは、状況報告書、結果報告書や議事録などです。
このような報告書や議事録では、簡潔で的確な情報をタイムリーに提供
することがねらいとなります。
それには、事実を５Ｗ２Ｈで書くことです。いつ、誰が、何を、どこで、
なぜ、どのように、いくらで、が抜けてないか確認することです。
これを踏まえ、報告書作成のポイントをまとめると。
①報告書の書式があるときは、それに従う
主題・宛先・日時・文書番号・発行者名／所属・報告事項
文章量はＡ４ １枚がベスト、長くても１．５枚
②報告相手にとって重要な点から先に書く
③客観的事実をありのまま簡潔に書く
（聞きたいのは事実、君の意見ではない）
④自分の意見（推測・判断）を述べるときは、客観的事実と区別して、
別項目に書く
⑤引用した資料の出典など、情報の出所を明らかにする
⑥本文の理解を補助資料は、必要に応じ添付書類とする
⑦長文の報告書の場合は、要約を冒頭につける
⑧必ず、読み返す（数値の確認、誤字・脱字のチェック）
③の補足：ここに自分の意見（推測・判断）を交えない
客観的事実だけを相手に伝えることを第一義とする。
同様に、議事録作成のポイントをまとめると。
①議事録の書式に従い書く
会議名、日時、場所、出席者、議事内容
（ａ．主要な内容、ｂ．決定事項、ｃ．検討事項／ＡＩ）、次回予定）
②議事録は速やかに書く
③作成した議事録は出席者に送付し、議事内容に確認する
④確認後、出席者と関係者に送付する
①の補足：議事内容のｂ、ｃが大切、何を、誰が、何時までに、
を明確に書く。（AI：Action Items 次回までやるべきこと）
会議の種類と本文の記述事項の整理して置きます。
議事録を書かないようなものは、会議と呼びません。
①決定するための会議：
案件に対し意見交換して意見を一致させ、決定する会議
→決定したこととその理由及び主要な意見を書く
②伝達のための会議：
情報伝達を目的で提供した情報への質疑応答が主となる会議
→伝達事項と主要な質疑応答を書く
③課題や課題の答えを検討・求める会議：
出席者が意見交換し、より良い答えを見つける会議
→検討した内容と理由
④進捗報告会議：
進捗の計画／実績の差異を示し、差異の要因と回復策を報告する会議
→主要な差異、要因、回復策
報告書や議事録は、書式があれば、それに従って書くのがわかりやすい
文章構成となります。
それは、どこに何が書かれているかを読み手が知っているからです。
また、書式には、過去のノウハウが集約されています。
ビジネス文書の場合、宛先・日時・タイトル・文書番号・発行者名・所属
は必須と心得てください。
このどれが欠けていてもダメです。
責任の所在を明記した文書を書く、これがビジネスパーソンの責務です。
推薦図書＆参考文献：
心を伝える技術 國分 康孝
事実を伝える文章（その２）
事実を伝える文章とは、状況報告書、結果報告書や議事録などです。
このような報告書や議事録では、簡潔で的確な情報をタイムリーに提供
することがねらいとなります。
それには、事実を５Ｗ２Ｈで書くことです。いつ、誰が、何を、どこで、
なぜ、どのように、いくらで、が抜けてないか確認することです。
これを踏まえ、報告書作成のポイントをまとめると。
①報告書の書式があるときは、それに従う
主題・宛先・日時・文書番号・発行者名／所属・報告事項
文章量はＡ４ １枚がベスト、長くても１．５枚
②報告相手にとって重要な点から先に書く
③客観的事実をありのまま簡潔に書く
（聞きたいのは事実、君の意見ではない）
④自分の意見（推測・判断）を述べるときは、客観的事実と区別して、
別項目に書く
⑤引用した資料の出典など、情報の出所を明らかにする
⑥本文の理解を補助資料は、必要に応じ添付書類とする
⑦長文の報告書の場合は、要約を冒頭につける
⑧必ず、読み返す（数値の確認、誤字・脱字のチェック）
③の補足：ここに自分の意見（推測・判断）を交えない
客観的事実だけを相手に伝えることを第一義とする。
同様に、議事録作成のポイントをまとめると。
①議事録の書式に従い書く
会議名、日時、場所、出席者、議事内容
（ａ．主要な内容、ｂ．決定事項、ｃ．検討事項／ＡＩ）、次回予定）
②議事録は速やかに書く
③作成した議事録は出席者に送付し、議事内容に確認する
④確認後、出席者と関係者に送付する
①の補足：議事内容のｂ、ｃが大切、何を、誰が、何時までに、
を明確に書く。（AI：Action Items 次回までやるべきこと）
会議の種類と本文の記述事項の整理して置きます。
議事録を書かないようなものは、会議と呼びません。
①決定するための会議：
案件に対し意見交換して意見を一致させ、決定する会議
→決定したこととその理由及び主要な意見を書く
②伝達のための会議：
情報伝達を目的で提供した情報への質疑応答が主となる会議
→伝達事項と主要な質疑応答を書く
③課題や課題の答えを検討・求める会議：
出席者が意見交換し、より良い答えを見つける会議
→検討した内容と理由
④進捗報告会議：
進捗の計画／実績の差異を示し、差異の要因と回復策を報告する会議
→主要な差異、要因、回復策
報告書や議事録は、書式があれば、それに従って書くのがわかりやすい
文章構成となります。
それは、どこに何が書かれているかを読み手が知っているからです。
また、書式には、過去のノウハウが集約されています。
ビジネス文書の場合、宛先・日時・タイトル・文書番号・発行者名・所属
は必須と心得てください。
このどれが欠けていてもダメです。
責任の所在を明記した文書を書く、これがビジネスパーソンの責務です。
推薦図書＆参考文献：
心を伝える技術 國分 康孝
