仕事の見える化で不安を無くす。
実務が苦手で仕事の量が増えると、
その仕事がさばききれるか不安になって、
作業のスピードが落ちたり、仕事が手に着かなくなる。
今日は、こんな相談がT社長よりありました。
はい。こちらも良くある相談で、
見えない恐怖に悩まされているのです。
そんな時に私が行うのが、
徹底的に見える化をします。
まずは、T社長の仕事内容を聞きます。
T社長は、現在プレイングマネジャーで、
スタッフや外注に依頼する仕事と、
自分でやらなくてはいけない仕事に分かれています。
ですが、最近、自分でやらなくてはいけないサービスが増えていて、
仕事が滞っている様子。
T社長が行っているサービスをまずはしっかりヒアリング。
しっかり時間をかけているサービスA、
まあまあ手間をかけるサービスB
ほとんど手間がかからないサービスC
スポット的な利用のサービスD
それぞれのサービスの量と工程、最短の所要時間、価格を聞きます。
受注件数は、
サービスAの依頼が月間10件、
サービスBの依頼が月間30件
サービスCの依頼が月間40件、
サービスDの依頼が月間3件、
所要時間は、
サービスAが10件×90分で900分（15時間）
サービスBが30件×60分で1,800分（30時間）
サービスCは月間のトータルで120分程度（2時間）
サービスDが3件×120分で360分（6時間）
集中すれば、
53時間でできることが分かったのです。
毎日、8時間かければ7日間で終わります。
一気に出来れば、この時間で終わるのでしょうが、
いつもは、マルチタスクで、
いろいろな仕事をしながらこのサービスを行うので、
「今日は、1件しかできなかった。今月は、残り40件もある。
できるのかな。どうなのか」
と心配になるのだと思います。
さらに、この不安で仕事に集中ができなくなり、
作業効率が落ちてより不安になる。
完全に負のスパイラルです。
これに陥らないように、
月初に仕事量をエクセルシートでしっかり見える化してもらい、
日々の業務の中でどの時間帯にやるのか決めてもらったのです。
納品業務が夕方以降、午前中でスタッフや外注先への仕事依頼をするので、
13時～17時の4時間で、
Bのサービスでしたら目標4件。
Aのサービスでしたら目標2件半。
月間スケジュールには、
●●月●●日
13時のところに『B-1』
14時のところに『B-2』
15時のところに『B-3』
と入れてもらうようにしたのです。
もちろん、3件連続でやって本当に3時間で終わるのかは、
分かりませんが、予定にしてもらいました。
そこで、1週間やってもらい、
実際、どのくらい時間がかかるのか、
休憩は必要なのかを日報でチェックをしてもらい、
見込み時間の修正をしようと思います。
とりあえずT社長は1ヶ月の仕事量が見えて、
さらに、できそうな量だったので一安心。
コンサルティング面談が終わった時には、
「これで、できそうな気がします」
と笑顔で言われていたので嬉しかったです。
1週間後のこの計画でできたのか楽しみです。
もし、できなかったとしても、
かかる時間を計算し直して、スケジューリングし直せばいいので、
どちらにしても、T社長が路頭に迷うことは減ると思います。
闇雲に仕事をするのではなく、
全体像を把握して、計画性を持って仕事をすれば、
スッキリと集中できるので生産性は上がりますね。
自分の仕事量とキャパがどのくらいあるのか、
正確に把握せずに、不安を感じながら仕事をされている方は、
時間を作って、仕事の見える化をしてみてください。
迷いが無くなって仕事の効率が上がり、
把握にかけた時間以上の効果は出ると思います。
やらなくては～と思いつつもずるずるなってしまう人は、
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