こんにちは。
情報共有してますか？
仕事をしていて、「情報共有してくれていたら良かったのになぁ」と思うことがよくあります。
例えば・・・
・Aさんはいつも黙々と仕事をしている
→忙しそうにしているが、Aさんが何の仕事をしているのか分からない
普段、システムトラブルなどが起きていなければ問題はありません。
問題は、Aさんの仕事がらみでトラブルが発生したときです。
弊社、プログラムはシステムベンダさんに開発／メンテナンスしていただいています。
なので、私の部署でプログラムを修正することはありません。
見方を変えると、自前でトラブルを解決することができないです。
以前、こんなことがありました。
・〇〇の更新プログラムがリリースされた
・各店で発注画面が動かなくなるという障害が発生した
・更新の内容はAさんしか分からない
・Aさんにも想定外の障害だったらしく、「どうすればいい？」の問いにも的確な返事ができない
・なにが変更になったのかが分からいため、対処方が分からない
→いくつかのベンダさんに連絡する必要がある？
どうやったら障害がなくなる？
今日の業務はどうすればよい？
夕方までには落ち着きましたが、ユーザ(店舗)の方々には多大な迷惑をかけてしまいました。
事前に知っていれば、障害が発生しても複数の人で対応することができたと思います。
・どんな機能のプログラム改修(追加)があるのか？
・いつリリースするのか？
・プログラム改修による改善点は？
・プログラム改修によって予想される悪影響は？
・障害が発生したときはどうするのか？
→戻し手順、連絡先は？
→まったく使えなかった場合の代替手順はある？
リリース日すら知らされていなかったのはビックリしましたね。
これらのことが分かっていれば、障害が発生したとしても粛々と対処することができたと思います。
情報共有には、いい点と悪い点があると思っています。
情報共有のいい点
・問合せがあった際に他の人でも対応できる
・誰がどんな仕事をしているかが分かるので、極端に忙しい人の手伝いができる
・仕事の予定が分かるので、本人不在時の問合せに回答できる
→「△△まで進んでいるので××が必要になるはずです」 のように・・・
情報共有のわるい点
・「自分しかできない」という『特別性』が無くなる
→チームで仕事してると不要な考えですが、このような『特別な存在でいたい』と思っている人がまだまだいるようです
・情報がありすぎると、何の話なのか分からなくて結局対応ができない
→仕事をする人のキャパの問題？？？
私個人としては「いまこれやってるよ」と常にお話しするようにしています。
内容によってはシステムの深い部分も入ってくるので、詳細まで理解してもらうのは難しいです。
ただ、「こんなことをやってます」と伝えておくことで、私が抱えている問題をなんとなく感じてもらえればいいなぁくらいです。
私が不在の時に外部から連絡がきたとき、ザックリと概要が分かっているので、それなりの対応をしてもらえています。
・その件は☆☆が社内で調整しているので、あと数日お待ちください
・☆☆が◇◇ベンダに問合せをしている。回答が来ているかは分からないので、本人から連絡させます。
などなど・・・。
情報が共有されていないと
・その件は☆☆が担当なので(☆☆しか分からないので)後ほど☆☆に電話するよう伝えます。
・☆☆は本日お休みなので、後日☆☆から連絡するよう伝えます。
のような対応になります。
電話を受けても何の話か分からないので、相手先様がどんな情報を欲しがっているのか推測できません。
これ、相手に対して失礼なんじゃないかなぁ・・・。
だって、部署に数人のひとがいるのに、知っている人は一人だけ・・・って・・・
部門が成り立ってないし・・・。
個人で仕事してるし・・・。
各個人が責任をもって特定の仕事をするのは良いことです。
が、組織で働いてるならば
・ザックリな概要
や
・作業スケジュール
くらいは共有したほうがいいんじゃないかなぁ～？
今日も読んでくれて、ありがとうございました。
