はじめに
議事録は、会議の内容や決定事項を記録し、後で参照できるようにするための重要なドキュメントです。しかし、議事録の作成には時間と手間がかかります。そこで、AIツールであるChatGPTを活用することで、議事録作成を効率化し、時間を大幅に短縮する方法を紹介します。本記事では、具体的なプロンプト例や活用方法を詳しく解説します。
事前準備
録音ツールの選定
会議の内容を正確に記録するためには、録音が不可欠です。スマートフォンのボイスメモ機能や専用の録音機器を使用すると良いでしょう。録音の際は、会議のすべての発言が明瞭に録音されるように注意します。
文字起こしツールの利用
録音データをテキスト化するためには、文字起こしツールが便利です。例えば、Clova NoteやVrewなどのツールを使用することで、精度の高い文字起こしが可能です。
ChatGPTのプロンプト設定
議事録を効率的に作成するためには、適切なプロンプトを設定することが重要です。以下に基本的なプロンプト例を示します。
こんにちは、ChatGPT。
以下のZOOMの文字起こしデータを元に、議事録を作成してください。このデータには脈略のない会話や誤認識が含まれている可能性がありますので、要点をまとめて整理してください。
#ステップ
- 会議の基本情報を読み込む
- 文字起こしデータを読み込む
- アジェンダに議事録不要と書いてある部分は無視する
- 議事録のセクションのFMTに整える（出力不要）
- Markdown形式のコードで出力する
- このMTGにあった画像を生成する
#文字起こし
{ここに文字起こしを書く}
#議事録のセクション
- 各議題ごとの要点
- 発言者の名前と発言内容を詳細に記載してください。
- 発言の背景や理由も含めてください。
- 重要な決定事項
- 決定に至るまでの議論内容を詳細に記載してください。
- 具体的な決定事項を情報量多く書いてください。
- 次回のアクションアイテムと担当者
議事録作成のプロセス
-
文字起こしデータの入力: まず、文字起こしツールで得られたデータをChatGPTに入力します。この際、会議の内容が全て含まれていることを確認します。
-
プロンプトによる自動生成: 上記のプロンプトをChatGPTに入力し、議事録を自動生成します。ChatGPTは、出席者の名前や発言内容を整理し、重要なポイントや決定事項を箇条書きでまとめてくれます。
編集と確認
出力結果の確認と修正
自動生成された議事録を確認し、必要に応じて修正を加えます。特に、文法の誤りや文脈に合わない部分を修正します。また、専門用語の説明や重要事項の強調も行います。
フォーマット調整
議事録のフォーマットを整え、読みやすくするための調整を行います。これには、段落の分け方やリストの使い方などが含まれます。
まとめ
ChatGPTを使うことで、議事録作成の時間を大幅に短縮し、精度を向上させることができます。ただし、自動生成された結果には人間の手による確認と修正が必要です。効率的な議事録作成のためには、プロンプトの工夫とツールの適切な活用が重要です。
FAQ
Q: ChatGPTで生成された議事録は100%正確ですか？
A: 自動生成された議事録には誤りや不自然な部分が含まれる可能性があります。そのため、最終的な確認と修正が必要です。
Q: どのような会議でもChatGPTを使えますか？
A: 基本的にはどのような会議でも使用できますが、専門用語や業界特有の内容が含まれる場合は、プロンプトの工夫が必要です。
Q: 文字起こしツールは必ず必要ですか？
A: 録音データを効率的に文字起こしするためには、専用の文字起こしツールの使用をお勧めします。これにより、ChatGPTでの議事録作成がスムーズになります。
このように、ChatGPTを活用することで、議事録作成の効率化が実現します。ぜひ、日常業務に取り入れてみてください。