はじめに
さて、前回はTODOリストの外側を作っていきました。Excelのテクニックとしては基本レベルでしたね。
次はもう少しレベルアップした技を使ってTODOリストを完成させましょう！
この記事は3回に分けて書いています！
まだ前の記事を読んでいないよって方は下のリンクから飛んでみてください。
基本は身についているよって方はこの記事からでも大丈夫です！
脱入門者！Excel上達に向けて！
今回も簡単な動画を用意いたしました。
この記事の範囲をカバーしていますので、分からなくなったら立ち返ってご覧ください。
ここまでマスターできれば少なくとも入門者レベルは脱したと言えるでしょう！
今回も頑張りましょう！
過去や未来の日付を入力する
さて、まずはTODOリストの右側に一日前、今日、明日、明後日…の日付を入れていきましょう。
ここでは日付の足し算、引き算を利用します。
ひとまず、今日の日付は簡単ですね！「=」を入力して、黄色くなっている「今日の日付」右のセルをクリックしてエンターを押しましょう。すると日付が反映されます！
↓↓↓↓↓
次は、同じように「=E1」とした後に一日前なので「-1」を付け加えてみましょう。すると、一日前の日付が表示されます。
同様に明日、明後日…の日付を入れていきましょう。今度は「＋1」「＋2」…となります。
さて、ここでは「=E1+1」と記入してセルをコピーして他のセルに貼りつけてみましょう。これでよし…とはなりません。どうも「E1」の部分が「F1」「G1」…と勝手に変わってしまっているようです。
このように勝手にセルの参照が変わってしまわないようにするには「F4」キーを使います。
「=E1+1」の「E1」のところにカーソルを合わせて、「F4」を何度か押してみましょう。「F4」「$F$4」「$F4」「F$4」と変化していくのが分かります。この「$」は「固定する」という意味があります。「$F」なら「F列を固定する」という意味なので「F1」かもしれないし、「F3」かもしれないということです。「$3」なら「A3」「C3」などが該当します。それなら「$F$4」は…？そうです、F4というセルで固定ということです！
これを使うことで変えたくない部分を固定することができます。
「F4」キーを使わずとも直接「$」を入力してもOKです！
緊急度を自動で入力してみよう
それでは「緊急度」欄を自動入力してみましょう。
ここでは2つの関数を使います。
関数って覚えていますか？？覚えていない方は前回の記事をご覧ください！
今回使うのは「IF()」「OR()」関数です。
IF(条件,Ａ,Ｂ)
→条件が正しいときＡを表示、正しくないときＢを表示
OR（A,B,C,…）
→AまたはBまたはCまたは…
この2つの関数を組み合わせることで様々な条件に対応できます。
また、入れ子状にIFのなかにOR、IFの中にIFなんかもできます。
では、今回必要な条件を整理してみましょう。
- Ａ：「レビューの日付」が「今日の日付」以前 あるいは 「期限の日付」が「今日の日付」以前
→Ａが正しい時：「かなり急ぎ」を表示、Ａが正しくない時：Ｂの条件に進む
- Ｂ：「レビューの日付」が「今日の日付」＋3日以前 あるいは 「期限の日付」が「今日の日付」＋3日以前
→Ｂが正しい時：「急ぎ」を表示、Ｂが正しくない時：「普通」を表示
では、これをIF()とOR（）を使ってどのように表現できるか考えてみてください…
答えは下の画像のとおりです。多少書き方が違っても同じような動作をすれば問題ありません。
では、正しく動くか試してみましょう。
ちなみに、Excelでは複数のセルに同じ文字を入力したいとき、範囲選択をして入力を完了するときに「ctrl」を押しながら「Enter」を押してみてください。範囲内のセル全てに入力結果が反映されます。知っていると便利な技ですね！
ガントチャートもどきを作ってみよう
ではTODOリスト右側のガントチャートもどきを作っていきましょう。
ここでも先ほどと同じようにIF()とOR()を使いつつ、「F4」キーを使います。
では、まず条件の整理をします。
「過去」と「今日」より右のセルは条件が違いますので分けて書きますね。
「過去」欄の条件
- A：「レビューの日付」が「過去の日付」より以前 あるいは 「期限の日付」が「過去の日付」より以前
→Ａが正しいとき「×」を表示、Ａが正しくないとき「（空欄）」
「今日」より右の欄の条件
- B：「レビューの日付」が「過去の日付」と等しい あるいは 「期限の日付」が「過去の日付」と等しい
→Bが正しいとき「〇」を表示、Bが正しくないとき「（空欄）」
それでは、どのように入力すればよいか考えてみてください。
忘れずに「F4」キーの使い道も一緒に考えましょう。
それでは答え合わせです。答えは画像のとおりです。いかがでしょうか？上手くいきましたか？
条件で書式を変える
では、次は条件によって文字やセルの書式を変えてみましょう。
例えばセルの値が「〇」だったら「セルを黄色」「文字は太字の赤」といった具合です。
まずは「ホーム」タブの「条件付き書式」から「ルールの管理」を開きます。
書式のルールはいろいろなオプションがあるので慣れてきたら自分で触ってみてくださいね！
今回は上から2番目の「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選び、「セルの値」「次の値に等しい」を選択します。
あとは条件に合わせて横に「×」を入れて「書式」を設定するだけです！
同様に「状態」「緊急度」欄も設定してみましょう。
フィルターと並べ替え
最後にフィルターと並べ替えを設定しておきましょう。
表は書き足していくだけでなく、抽出したり並べ替えることでより効果を発揮します。
仕事でも役立つスキルですのでぜひ身に着けてください！
まずは、画像を参考に適当なサンプルデータを入力してみましょう。
状態が「完了」のものをフィルター機能で非表示にする設定をしましょう。
「状態」の右にある「▽」マークを押してみて「完了」の横のチェックを外しましょう。すると「完了」だけが非表示になります。
つづいて、並べ替えです。
「優先順位」欄に適当な数字を入力しましょう。
そして、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」から「ユーザー設定の並べ替え」を選択します。
すると並べ替えの設定画面が出てきますので、画像をマネしながら設定してみてください。
もともと入っている並べ替えのルールにないものは「ユーザー設定リスト」を利用します。
1行に1項目ずつ記入して「追加」ボタンを押せば設定できます。
そしてこれを実行すれば並べ替えの設定は完了です！
実行したいときはテーブルのどこかを選択した後「ctrl + Alt + L」です！覚えていますか？覚えていなくてもテーブルの上に書いているので見てみてくださいね！
おわりに
さて、駆け足＆ボリューミーでしたがいかがでしたか？
Excelは使いこなせれば便利ですが、なかなか勉強するのは大変ですよね。
こうして実際に必要なモノを作ってみながら少しずつ習得すると楽しいですよ！
Excelをもっときわめて仕事をサクサク回したい！という方はこちらでさらにレベルアップしてください！
