はじめに
仕事でExcelを使う方は多いかと思いますが、TODO管理はどのようにされていますか？最近ではスマートフォンのアプリもありますが、PCをよく利用するという方、Excelの勉強をしてみたいという方は一度自分でTODOリストを使ってタスク管理をしてみてはいかがでしょうか。
いま抱えているタスクを整理し、期限が迫っているもの労力が多くかかるものは優先度を上げて先に取り組む…言葉で言うのは簡単ですが、実際は仕事仕事と追われて気づいたら自分がいま何をしているのかわからない、どのタスクも中途半端、気づいたら期限ギリギリだったなんてこともあり得ます。
今回は数回に分けてExcelの操作方法を学びながらTODOリストを作っていく方法をご説明していきます。一緒に作りながらExcelの操作を覚え、作成したTODOリストを使って仕事をサクサクこなしていきましょう！
とはいっても、いきなりExcelで作成する前に下のリンクから完成形のExcelファイルをダウンロードしてゴールをイメージしてみましょう！
↓Googleドライブからダウンロード↓
TODOリストの使い方
ダウンロードはできたでしょうか？
それでは、簡単な動画がありますので、ご覧になりながら実際にご自身で触ってみてください。
入力項目に入力してみよう
- 「今日の日付」は自動的に入力されるようになっていますので、毎日変更する必要はありません！
- 一番下の「内容」欄に追記してみましょう。自動的に行が追加されるのが分かります。
- メモしたいことがあれば備考欄に書きましょう。
- 「番号」欄は行の番号です。自動的に更新されますので、いちいち入力しなくてもOK
- 「レビュー」欄は上司のチェックなど誰かに見てもらう場合に期限を入力します。
- 「期限」欄は提出期限やタスクを終わらせたい日を入力します。
- 「状態」欄は「未着手」「着手中」「完了」の選択肢からプルダウンで選びます。
TODOリストに仕組まれた機能
では、このTODOリストに仕組まれた「仕掛け」を見ていきましょう。
まず、タスクを入力していくと「緊急度」欄が自動で入力されます。
「今日の日付」と「レビュー」「期限」欄の日付を見比べてそのタスクが「かなり急ぎ」「急ぎ」「普通」に分類されます。
例えば、今は「レビュー」または「期限」の日付が今日か今日より前の場合「緊急度」欄には「かなり急ぎ」が自動で入力されます。「レビュー」「期限」があと3日以内なら「急ぎ」、それ以外は「普通」となります。もちろん、「あと何日でこの表示にする」という設定も自分でできます。
さらに、お気づきかと思いますが、「状態」と「緊急度」欄は入力された文字によって背景の色や文字の色、書式が自動で変更するように設定されています。また、あらかじめ入力できる文を制限してあるので、決まっている文以外を入力することはできないようにもなっています！
そして、「今日の日付」も自動更新されますが、同時に表右側の8/5、8/6…といった日付も自動で更新されるようになっています。「あれ、3日後って何曜日だっけ」というときにも便利ですね！
さて、次は並べ替え機能とフィルター機能です。
下の画像の赤色部分をExcelでは「テーブル」と呼びます。そのテーブル内のどこかを一回クリックして、「ctrl」と「Alt」と「L」のキーを同時に押してみましょう。すると、自動でタスクの並べ替えが行われます！
並べ替えのルールは次の通りです。上にある並べ替えのルールから順に適用されます。
- 「状態」欄が「完了」のものはフィルターで非表示にする（「完了」以外を抽出して表示する）
- 「優先順位」欄の数字が小さい順
- 「緊急度」欄が「かなり急ぎ」「急ぎ」「普通」の順
- 「状態」欄が「着手中」「未着手」「完了」の順
- 「期限」欄が古い日付の順
- 「レビュー」欄が古い日付の順
これにより、まだ完了していないタスクを取り組みたい順番に並べ替えることができます。
次回、自分で作ってみよう
さて、ここまで完成形のTODOリストを触っていただきましたがいかがでしょうか？
現在はいろいろなタスク管理ツールが発表されていてとても便利です。しかし、職場のPCにソフトを勝手にインストールできない、など制約があるかもしれません。また、使い慣れたツールが良いという人もいるでしょう。
今回のExcelで作ったTODOリストは自分で作ることができ、しかも使い慣れているExcelで作れます！
次回からは、このTODOリストの作り方を解説します。
その中でExcelの便利な使い方も覚えていただき、他のところでも活かしていただければ幸いです！
それでは、次回もお楽しみに！
