「とりあえず」をやめると印象が良くなる

仕事で何か問題が起こった時、

または話し合いになった時に

「とりあえず～してみる」という言葉を使っている人は

相手に良くない印象を与えている可能性があります。

なぜなら「とりあえず」という言葉には、

受け身、その場しのぎ、消極的な印象を

相手に持たせてしまうからです。

そこでちょっと言い方を変えて、

「まず～してみる」という言葉を使います。

こうするだけで問題にしっかりと目を向けている印象、

前向きな積極性を相手に与えることができます。

実際に自分自身の心の中でも、

（とりあえず～してみようか）

と考えるよりも、

（まず～してみよう）

と考えるほうが、行動をポジティブに

変化させることができると思いませんか？

日本には古くから「言霊」というものがあり、

まさに言葉の使い方次第で相手の印象だけでなく、

自分の行動すら変えてしまうことができるのです。

もしあなたに「とりあえず～」と言うクセがあるのなら、

今日を機に、「まず～」という言葉にシフトしてみませんか？

そうすれば相手のあなたに対する印象がグっと良くなります。

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「常識」をふりかざさない

「常識なんてものは、本当はないんだよ」

もしあなたがこんな事を言われたら、
きっと驚いてカチンとくるかもしれません。

「常識」という言葉の裏に実在するのは、
誰もが持っている共通の「常識」ではなく、

子供の頃の環境や、受けた教育、とってきた情報など
あなたの個人的な影響でできあがるモノです。

要するに人それぞれの環境で
「常識」は異なります。

「こんなの常識だよ」という言葉を発する人がいますが、
こういう時は大抵、相手が自分の言う事を聞いてくれなくて
腹を立ててるケースがほとんどです。

そして相手に自分の考えを
押し付けようとしている可能性が高いので注意が必要です。

相手が理解してくれないのは、
そこに相手の常識がそもそも存在しているからです。

常識を振りかざして説得をするのは、
手っ取り早い手段とよく思われがちですが、
厳密には説得の材料にはなりません。

他の人がやっている。
みんなやっている。
そこに「なぜ？」の解答はありません。

スムーズなやりとりを行う秘訣は、

相手と自分の違いを理解した上で説得していくことです。

そのための一握りの努力さえ怠らなければ、

相手の理解や共感を獲得していくことが

できるようになっていくはずです。

『常識なんてものは存在しない。

自分の常識がそこに存在しているだけだ。』

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メンターを目指そう

あなたには尊敬する人や師匠と呼べる人、

いわゆるお手本となる存在である「メンター」が

１人くらいはいるのではないでしょうか。

人に教えられるようになると、

自分自身がもっとたくさんの事を学べるようになります。

そしてさらに自分を高めていくことができます。

「自分はまだまだ人に教えられる能力はない！」

「私が人に教えるなんてとんでもない！」

本当にそうでしょうか？

歳を重ねていくうちに、

誰しも何かしら知識や経験が豊富になっていきます。

例えばあなたにとって当たり前に思っている知識や経験が、

じつは誰かにとってはもの凄く成長できるキッカケだったりします。

そう考えると、すでにあなたにはもう

メンターの素質があるわけです。

人に教えることは、立派なことじゃなくても構いません。

・あなたの得意なゲームのテクニックを教える。

・あなたが苦労した経験から学んだことを伝える。

・あなたが興味を持って得た知識や情報を教える。

このように日常的なものでも構いません。

最初のステップは「教える」「伝える」という行為です。

まずはあなたが詳しく知っている知識や経験を

人にわかりやすいように伝える練習をしてみましょう。

そうするとあなたの話を聞いた人が、

「へぇ～」「なるほど」と頷きます。

その中で相手が今必要としている知識や経験があれば、

あなたをメンターとして意識するようになるはずです。

あとはその繰り返しです。

なぜ人に教えることで自分が成長できるのかというと、

教えているうちに新たな疑問や問題を発見できたり、

相手に聞き返されることによって、さらに詳しい知識を

習得したりできるからです。

そうするとあなた自身がブランディングされていき、

人に教える知識にさらに磨きがかかります。

私は自己啓発によって得た知識を

社会で学んだ人間関係や仕事術とミックスさせて、

その経験をアウトプットして若い人や未経験の人に

お伝えしています。

そうすることで、自分に足りない事に気づくことができ、

さらにその部分を補うために知識や経験を積み、

クオリティを高めています。

人に教えることで、自分が成長できます。

人に教えるためには、まず自分が学ぶところから始まります。

あなたも今日から「メンターになる」ということを意識して、

自分を磨いていきませんか？

その経験があなたにとって

未来の財産になることは間違いありません。

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相手に好印象を与える電話応対術

今回はさまざまなビジネスシーンで使える

相手に好印象を与える電話応対テクニックです。

「電話応対は会社の看板だからしっかりやらなきゃ！」

「一言一句漏らさずに聞かなきゃ大変なことになる！」

という感じに気負ってしまうとかえって失敗してしまいます。

ルールも会社によってさまざまですが、

・お客様と会社をつなぐ接点である

・応対次第で会社の信頼度がグンと上がる

・相手に好印象を与えるチャンスである

とポジティブに考えると自然と良い応対を心がけられます。

あなたのスキルアップのためにも

使える部分はぜひ活用してみてください。

［環境を整える］

まずは電話応対時に慌てずスムーズに行えるよう、

電話周りの環境を整えておきます。

①筆記用具

②メモ帳（小さくて毎回簡単にやぶれるもの）

③付箋（一行伝言などの場合に便利）

をそばに置いておきましょう。

［電話応対を華麗にこなすポイント］

①受電は3コール以内にとる

・電話は1コール以内に取るのが基本の会社もありますが、

相手に心の余裕を与えるには3コール目がベストです。

すぐに取れなかった場合は「大変お待たせいたしました」と

最初に加えると良いです。

②相手にわかりやすく名乗る

「○○（会社名）○○（部署名）○○（名前）です」と

相手にわかりやすい手順としっかりした声で伝えます。

私の経験上、聞き取りづらい声の人が意外に多いです。

コツは声のトーンは少し高めに。そして明るめに。

③相手の情報と依頼内容を明確におさえる

相手の社名・部署名・氏名は覚えるまでは

メモ書きにきちんとメモするのが基本です。

そして相手の依頼内容も明確におさえます。

メモ書きの例としては以下の順に残すと良いです。

・相手の社名・部署名・氏名

・誰宛の電話なのか

・依頼内容

・期日（いつまでの依頼か）

・返答方法（電話？メール？FAX？)

・相手の連絡先(電話？メール？FAX？)

④相手に安心感を与える

相手にとってはあなたに伝えたい内容が

きちんと伝わったのかが不安です。

そこでメモした内容を復唱するなどして、

相手に再度確認してもらう事で漏れもなくなります。

⑤電話を静かに置く

急いでいるからといって、もしもあなたが「ガチャッ！」と

勢い良く受話器を置いてしまうと相手に不快感を与えます。

電話を終えた後は、相手が受話器を置いたことを

確認してからあなたの受話器を置くのがマナーです。

この5つを心がけるだけで

あなたの電話応対におけるビジネススキルは格段にあがります。

［言葉の使い方と困ったときの対処法］

会社の電話応対は、いつもマニュアル通りにはいきません。

必ず対処に困る「イレギュラー案件」というものが発生します。

そこで、どんなときでも素敵に対処できる

電話応対方法をQ&A形式でご紹介します。

Q1.「お疲れ様です」と「いつもお世話になっております」は

どう使い分ければよいのでしょう。

⇒同じ会社・部署・下請け会社に対しては

「お疲れ様です」

取引をしている目上の会社（お客様にあたる会社）は

「いつもお世話になっております」

を使うのが基本的な考え方です。

Q2.相手が名前を名乗らなかったときは、

どのような聞き方をすればよいのでしょう。

⇒「失礼ですが、どちらさまでしょうか？」

Q3.相手の声がよく聞き取れない場合は

どう聞き返せばよいのでしょう。

⇒「お電話が遠いようですが、もう一度お願いします」

相手の声のせいにはせず、あくまで電話のせいにすると

あまり不快感を与えません。

Q4.相手を待たせる時はどう答えればよいのでしょう。

⇒「恐れ入りますが、少々お待ち下さい」

Q5.用件や注文を受けた時は

どのように答えればよいでしょう。

⇒「承知しました」「かしこまりました」

※「わかりました」「了解です」は目上の相手に対してNG

Q6.担当者が休みをとっている場合は

どのように答えればよいでしょう。

⇒「申し訳ございません。○○は本日

お休みをいただいております」

※担当者がいつ出社するかも同時に伝えます。

Q7.担当者が外出している場合は

どのように答えればよいでしょう。

⇒「申し訳ございません。○○は

外出しております」

その日のうちに会社に戻る場合は、

帰社時間を伝え戻らない場合は、

その旨を相手に伝えます。

Q8.担当者が社内にいて退席している場合は

どのように答えればよいでしょう。

⇒「申し訳ございません。○○は

ただ今席を外しております」

担当者がトイレに行っている場合も、

「○○はトイレに行っておりまして」とは言わない。

基本的には

「折り返しご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか」

と尋ね返し、相手の連絡先を確認します。

Q9.担当者が遅刻している場合は

どのように答えればよいでしょう。

⇒「本日、○○は立ち寄りがありまして」

※「本日まだ出社していないようでして・・・」とは

決して言わない。会社の信用を損ねないために

どこかに立ち寄ってから出社する旨を伝えます。

Q10.相談できる相手が席を外していて、

自分のキャパシティを超えた用件や、

責任の大きな案件の依頼が突然やってきたときは、

どのように対応すればよいでしょう。

⇒「大変申し訳ございませんが、一度確認して

折り返しご連絡させていただきます」

※相手の連絡先を確認し一呼吸入れてから

対処することを心がけます。一呼吸置くことで、

テンパって間違った対応をせずに済みます。

急で責任の大きな案件ほど慎重に

丁寧に対応することが求められます。

［電話応対をさらに円滑にさせるコツ］

・保留ボタンは必ず活用する

⇒受話器を手で抑えるのは相手を不安にさせる

・社内全員のシフト（出勤表）をデスクのマットに入れておく

⇒大勢の社員がいる職場でも席を立たずに把握できる

・社内に同じ名字の人がいる場合はフルネームで聞く

⇒電話を切った後で困らないようにその場で確認する

・社内の者に取り次ぐ場合は、メモや付箋と一緒に渡す

⇒口頭だけでは忘れてしまう場合もあるが、

メモや付箋に相手の名前と用件があれば対処がスムーズ

すぐに全てをマスターする必要はありません。

１つずつ着実に意識しながら実践してみてください。

そうすれば半年後、１年後には

あなたも電話応対の達人になることができます。

会社で認められるコツは、

「自分はこの仕事なら誰にも負けない」という気持ちで、

１つ１つマスターしていくことです。

するといつの間にか、

「この仕事なら○○さんだよね」という感じに

お墨付きがもらえるようになります（*^_^*）

注※［応対と対応の微妙な違い］

応対とは相手に対する「言葉使い」や「態度」、

対応とは相手に対する「行動」をいいます。

「自分磨きランキング」１位を目指しています。

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ピグカフェ始めました

こんばんは。ラリーです。

「ピグカフェ」を始めてみました。

まだ何をどうすればよいのかよくわかりませんが、

新鮮でとても楽しかったですね。

クエストというのがいろいろあって、

条件を満たすとレベルがあがったりするそうです。

もしピグカフェをされている方がいましたら

ぜひお手伝いさせてください。

そして交流しましょう（*^_^*）

自分に新しい風を吹き起こすには、

新しいことを始めるのが１番ですね。

ではでは。

今日も１日お疲れ様でした。