「Gmailが便利っていうけど・・・Part3」
前回、前々回に続いてGmailのお話…僕の使い方をちょっとまとめてみようと思います。
※Gmailの登録の仕方などは他のサイトでもたくさん紹介してあるので省きます)
まず会社アドレスに来たメールはすべてGmailへ転送をするように設定しています。そしてラベルを作って以下のようにメールを分類しています。
【ラベル分類】――――――――――――――――――――――――――――――――――――
●受信トレイ
通常の受信トレイです。
●会社の人１、会社の人２、会社の人３
会社のメンバーからのメールです。重要度に応じて3段階に分けています。
●連絡関係
緊急の連絡や月次連絡などの重要な連絡・報告関係のメールです。
●携帯からのメール
僕の仕事柄外出が多いので、お客さんからの連絡を同僚にメールすることがあります。その際に同僚から「了解しました」や「対応しました」などの携帯からのメールがきます。これらのメールは一度確認したら見ることはないのでアーカイブする設定にしてもいいんですが、たまにお客さんが携帯からメールを送ってこられることがあるのでラベル分けしています。
●各種WEBサービスからのメール
WEBサービスからのニュースメールなど。以下にちょっと詳しくまとめます。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
以上が僕のラベル設定です。
ラベル設定の大きなPointは、「受信トレイをスキップする」ということです。Gmailには受信トレイを飛ばしてラベルをつけるという設定があります。これが非常に便利だと僕は感じています。
例えば「会社の人１」に該当するメールアドレスからの受信メールはすべて受信トレイをスキップさせてラベル「会社の人１」をつけています。
同じようにすべてのラベルで受信トレイをスキップさせると、必然的に受信トレイにくるメールは「まだアドレス帳に登録されてないメール」かまたは「お客さんからのメール」ということになります。これらのメールは即時対応する必要があります。
日々お客さんや会社からたくさんのメールがくるのでそのたびにメールを確認していたら仕事の手を取られてしまい、効率も非常に悪いです。『本当に重要なメール』だけを素早く見るために僕はこういうラベル設定にしています。
次はWEB関係のラベルについてですが、Gmailのアドレスは自分で付け加えることができるんです！どういうことかというと、例えば僕の場合DropBoxに登録しているアドレスは、
example+dropbox@gmail.com
としています。Gmailでは『Gmailのアドレス + ○○○@gmail.com』の形で○○○部分は好きなものをつけることができます！これで登録するWEBサービスごとにアドレスを変えておくと、わざわざ件名や本文中の言葉でラベル振り分けの設定をしなくても届いたアドレスごとにラベル設定ができるので楽なんじゃないかなっと思います。
ただ、これは別に必要ないという人もいるでしょうから、好みの問題でしょうけど…
以上、僕のラベル設定でした。もし『私もそういうラベル設定にしてみたいけど、設定の仕方がわからない(ﾉ_･｡)」という方がいらっしゃいましたら言ってもらえればご協力できると思います！
もう1回くらいGmailの話しなきゃならないかなぁ…とりあえず今日はここまで(o^-')b
※Gmailの登録の仕方などは他のサイトでもたくさん紹介してあるので省きます)
まず会社アドレスに来たメールはすべてGmailへ転送をするように設定しています。そしてラベルを作って以下のようにメールを分類しています。
【ラベル分類】――――――――――――――――――――――――――――――――――――
●受信トレイ
通常の受信トレイです。
●会社の人１、会社の人２、会社の人３
会社のメンバーからのメールです。重要度に応じて3段階に分けています。
●連絡関係
緊急の連絡や月次連絡などの重要な連絡・報告関係のメールです。
●携帯からのメール
僕の仕事柄外出が多いので、お客さんからの連絡を同僚にメールすることがあります。その際に同僚から「了解しました」や「対応しました」などの携帯からのメールがきます。これらのメールは一度確認したら見ることはないのでアーカイブする設定にしてもいいんですが、たまにお客さんが携帯からメールを送ってこられることがあるのでラベル分けしています。
●各種WEBサービスからのメール
WEBサービスからのニュースメールなど。以下にちょっと詳しくまとめます。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
以上が僕のラベル設定です。
ラベル設定の大きなPointは、「受信トレイをスキップする」ということです。Gmailには受信トレイを飛ばしてラベルをつけるという設定があります。これが非常に便利だと僕は感じています。
例えば「会社の人１」に該当するメールアドレスからの受信メールはすべて受信トレイをスキップさせてラベル「会社の人１」をつけています。
同じようにすべてのラベルで受信トレイをスキップさせると、必然的に受信トレイにくるメールは「まだアドレス帳に登録されてないメール」かまたは「お客さんからのメール」ということになります。これらのメールは即時対応する必要があります。
日々お客さんや会社からたくさんのメールがくるのでそのたびにメールを確認していたら仕事の手を取られてしまい、効率も非常に悪いです。『本当に重要なメール』だけを素早く見るために僕はこういうラベル設定にしています。
次はWEB関係のラベルについてですが、Gmailのアドレスは自分で付け加えることができるんです！どういうことかというと、例えば僕の場合DropBoxに登録しているアドレスは、
example+dropbox@gmail.com
としています。Gmailでは『Gmailのアドレス + ○○○@gmail.com』の形で○○○部分は好きなものをつけることができます！これで登録するWEBサービスごとにアドレスを変えておくと、わざわざ件名や本文中の言葉でラベル振り分けの設定をしなくても届いたアドレスごとにラベル設定ができるので楽なんじゃないかなっと思います。
ただ、これは別に必要ないという人もいるでしょうから、好みの問題でしょうけど…
以上、僕のラベル設定でした。もし『私もそういうラベル設定にしてみたいけど、設定の仕方がわからない(ﾉ_･｡)」という方がいらっしゃいましたら言ってもらえればご協力できると思います！
もう1回くらいGmailの話しなきゃならないかなぁ…とりあえず今日はここまで(o^-')b