理解しにくく使いづらい役所がらみの手続き

３週間ぶりの妻の病院。

公的証明等で診療費の減額をさせていただいてます。
証明が更新期なので先日、市役所に行くと「更新で新しい証明がくる間、更新用に記載した書類を病院の会計に出せば支援を適用できます」と説明を受けましたが、今日病院の会計に出すと「新しい証明がきた時点で払い戻しします。あくまでも新しい証明がないダメなので今日は通常負担でお願いします」と言われました。

3割負担を払わないというわけではありませんが、役所と病院で全く言ってる内容が違うことに苛立ちは隠せませんでした…。

どうしてこういう役所がらみのものは、こうも理解しにくく、使いづらいのだろ…。