法人から業務委託契約解除の通知書を内容証明郵便で出すように言われました。
なぜ、内容証明郵便で出すのですか？
内容証明郵便は、どんな内容の手紙を、いつ出したのかを証明できるからです。
じゃあ、どのような場合に内容証明郵便で出せばいいのですか？
相手に確実に送りたい、その証拠を残しておきたい場合に内容証明郵便を使います。
例えば、
債権譲渡の通知をするとき
民法４６７条１項は「指名債権の譲渡は、譲渡人が債務者に通知をし、又は債務者が承諾をしなければ、債務者その他の第三者に対抗することができない。」と定めています。そして同条２項は「前項の通知又は承諾は、確定日付のある証書によってしなければ、債務者以外の第三者に対抗することができない。」としています。
確定日付のある証書による通知というのが内容証明郵便のことです。
債務者が債権譲渡を承認すれば、債権譲渡の通知をしなくてもよいことになっています。この場合、譲受人は承認したことを文書にしてもらい、公証役場で確定日付をとっておくべきです。そうしておかなければ、後日、二重に債権を譲り受けた人が現れた場合に対抗できなくなります。
<参考>
※指名債権が二重に譲渡された場合、譲受人相互の間の優劣は、確定日付のある通知が債務者に到達した日時又は確定日付ある債務者の承諾の日時の先後によって決すべきである（最判昭４９．３．７）。
※指名債権が二重に譲渡され、確定日付のある各譲渡通知が同時に債務者に到達したときは、各譲受人は債務者に対してそれぞれの譲受債権全額の弁済を請求することができる。この場合、請求を受けた債務者は他の譲受人に対する弁済その他の債務消滅事由が存在しない限り、弁済の責を免れることができない（最判昭５５．１．１１）。
契約を解除するとき
契約を解除するには、相手に解除の意思を伝えればよく、その意思表示は口頭で言っても普通郵便で手紙を出しても有効です。しかし口頭で通告した場合には証拠が残りません。また普通郵便で送ったときでも、手紙を受け取っていないと言われたら契約を解除したことを証明するのが困難になります。
例えば、クーリング・オフによる解約の場合、８日以内に解約する旨の書面を発送しなければなりません。解約の通知をしたことの証拠を残しておくために、内容証明郵便にして、配達証明付きにしておくと安全です。
債権を放棄するとき
商取引の相手方が倒産し売掛金等を回収できなくない場合、そのままにしておくと帳簿上その売掛金等の債権は資産として計上され、税務上損をします。その売掛金等の債権を放棄しておけば放棄した金額を損金として処理することができます。
そのほか、どのような場合に内容証明郵便を利用しますか？
裁判外の請求により、時効を一時的に中断させるときに内容証明郵便を使います。
時効が中断するのは、訴訟を起こしたり、支払督促の申立て等の裁判上の請求をしたとき、差押え、仮差押え、仮処分等の裁判手続きをとったときなど、債権者が権利を行使しているとみられるときです。
裁判外の請求をしたときでも、時効は一時的に中断しますが、請求後６ヵ月以内に、上記いずれかの行為をしなければ時効は中断しなかったことになります。この裁判外の請求は口頭でも文書でもよいのですが、いつ請求したかという証拠を残しておくため、必ず内容証明郵便で行うべきです。
※債務者がした支払猶予の要請や一部分の支払いは、債務の承認となり時効の中断事由となります。
※時効完成後の債務の承認は、時効の主張を放棄したことになります。
内容証明郵便に配達証明を付けた方がいいのですか？
必ず配達証明を付けるべきです。通知は相手方に届かなければ効力がありません。
内容証明郵便で出しますと、いつ、どんな手紙を出したのかは証明できますが、いつ相手に到達したかということまでは証明できません。届いたであろうと推測はできますが、届いたという証拠にはなりません。そのため相手方に到達したことを証明するには、郵便局の配達証明が必要です。
内容証明郵便を出した後でも１年以内ならば郵便局で配達証明をしてもらうことはできますが、受けられるのは差出人に限られます。