どのようにホワイトボードに書いていくか、です。
ホワイトボードをつかって議論を整理するポイントは、
・全ての意見のキーワードを書いていくこと。
・意見の関係を見える化すること。
この2つです。
せっかく意見を言ったのに、メモもなく流されちゃったら
発言者の気分を害してしまいます。
全ての意見をいったんは受け止めましょう。
ポイントを復唱してもいいですね。
復唱しながら、キーワードをどんどん書いていきます。
もし前の人と同じ意見を言い換えてるだけなら、
前の意見に○をつけてもいいですね。
とにかく、意見を受け止めてるって姿勢を見せるのが大事です。
次に、矢印や線で関係づけをします。
前の意見と並列なのか、前の意見の結果を言ってるのか。
それとも前提条件なのか、対立なのか。
○をつけたり、→をつけて、関係を見える化します。
もしかしたら、とんちんかんな意見や、
テーマと外れた意見もあるかもしれません。
でも、そういうのも、いったんは受け止めます。
ただし、書くときに、ちょっと離して書きます。
例えばホワイトボードの右下に斜め線で区切って、
「ちょっと飛躍しちゃうので、ここにメモしますね」
っていうと、発言者が、ないがしろにされた気になりません。
会議を制すには、書くだけでなく、まとめが大事です。
メモを取りながら、落とし所を探ります。
・何かのアクションプランを合意をするのか。
・次回までの宿題を決めるのか。
・総じてどうだったのかをまとめるだけなのか。
会議のキーマンに目線を向けながら
「今日の会議としては、ｘｘｘということでよろしいでしょうか？」
と確認しましょう。
そのときも、全員にひと通り目線を配ること。
日本では、上から断言的にいうよりも、「いいですか？」と
確認する姿勢が好感を持たれます。
そして次回があるなら、
次回の日程と、次回までにやること、担当を決めます。
ここまでやれれば、
あなたがいると、なんか会議がうまくいくねって
参加者が思ってくれるはず。
そして、あなたは、会議の達人って呼ばれること間違いなしです
