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2024年1月1日からいよいよ電子帳簿保存法がスタートしました。
※電子取引データ保存の完全義務化です
◇そもそも電子取引データ保存の義務化とは
「データで受け取ったものはすべてデータのまま保存し、紙印刷での保存はやめましょう」
という内容です。
電子データで受け取った請求書等はプリント保存不可、
かならずオリジナルのデータを保存してください。
紙で受け取った請求書や領収証は、そのまま紙で保存して構いません。
※紙で受け取ったものをデータ保存する場合は、
電子帳簿保存法の＜スキャナ保存要件＞などに別途対応する必要があります。
システムを入れて管理をするというものは難しいものです。
もう始まってしまいますので、順次準備していきましょう！
まずは、最低限これだけはしましょう！
【対応ポイント①】
メールやネット経由で受け取る取引関連書類はすべてデータを保存してください。
データを保存していない場合、「証憑書類を保存した」と認められず、
経費として計上できなくなってしまいます。
電子取引データの代表例は以下の通りです。
・メール等で受け取った請求書や領収書等、または取引情報が記載されたメッセージ本文
・ウェブサイトからダウンロードした請求書や領収証、利用明細のデータ
例) Amazonや楽天などで備品を購入した際の領収証をサイトからダウンロードしたもの
例) クレジットカード明細、交通系ICカード、スマホアプリ決済の利用明細データをダウンロードしたもの
・ウェブサイト上に表示される請求書等や取引明細のスクリーンショット
例)メルカリで備品購入した際の購入内容のスクリーンショット
・ネットバンキングの取引明細など、EDIシステムを利用して受け取った請求書等や取引明細のデータ
・クラウドサービス(電子請求書発行/受領システム等)を利用して受け取った請求書等のデータ
・USBメモリやDVDなどに保存して受け取った請求書等のデータ
・ペーパーレスFAXを利用して受け取った請求書等
上記はご自身がデータを受け取る側になった際のパターンですが、
請求書等を発行する側でも同様にデータ保存が必須です。
【対応ポイント②】データの保存は検索できる状態で
保存したデータは・・・
(1)取引年月日 (2)取引金額 (3)取引先
を検索できるようにしてください。
データ検索しやすい保存方法として以下があります。
・ファイルを索引リストで管理する
※Excelなどの表計算ソフトでファイル通番と上記の(1)(2)(3)をリスト化し、データ検索できるようにする
→国税庁公開の索引簿作成例
・上記の(1)(2)(3)を記載した規則的なファイル名を付け、
資料の種別や取引月ごとのフォルダに分けて保管する
※ファイル名の例: 231201_11,000_エムケービジネスサポート_請求書
※フォルダ分けの例: 請求書_202312、領収証_202312
とりあえず最低限のことは行っていきましょう！
なかなか大変な作業ではありますが、義務化になりましたので
頑張っていきましょう！！
