16 Excel 2016の新関数「IFS」を使いこなす
【エクセル時短】もう「IF」のネストは不要。新関数「IFS」で複数の条件指定を手早く済ます
セルの値が「90」以上なら「A」、「80」以上なら「B」のように、複数の条件で異なる結果を求めたいことがあります。今回は「IF」関数を組み合わせるよりも簡単な「IFS」（イフ・エス）関数を紹介します。
セルの値によって異なる結果を求める。Excelでよく行う作業ですね。
従来、複数の条件を判定したい場合は「IF」（イフ）関数の組み合わせ、つまりネストすることで求めていました。これがExcel 2016では、「IFS」（イフエス）関数によって1つの関数で行えます。
【エクセル時短】第16回では、Excel 2016の新関数「IFS」を解説します。
※IFS関数はExcel 2016に加えて、Office 365の定額制サービスを購入している場合に利用できます
「論理式」と「真の場合」のセットを複数指定
さっそくIFS関数の構文を見てみましょう。
IFS (論理式1, 真の場合1, 論理式2, 真の場合2, ..., 論理式127, 真の場合127)
［論理式1］に指定した条件式を満たせば［真の場合1］、［論理式2］に指定した条件式を満たせば［真の場合2］...、と指定します。［論理式］と［真の場合］のセットは127個まで指定できます。
ここでは、試験結果が「90」以上であれば「出荷可」、「80」以上であれば「再検査」、それ以外は「開発中止」と表示する例を紹介します。
①IFS関数を入力する
セルD3に「=IFS(C3>=90,"出荷可",C3>=80,"再検査",TRUE,"開発中止")」と入力します。
②入力したIFS関数をコピーする
判定の結果が表示されました。入力した関数式をコピーします。
IFS関数の注意点は、最初の［論理式］に一致した場合、続きの［論理式］は判定されないことです。
上の例のように数値を判定する場合は、厳しい条件から順に指定しないと、思い通りの結果が得られません。例えば「=IFS(C3>=80,"再検査",C3>=90,"出荷可")」のように指定すると、セルC3が「80」以上の場合、すべて「再検査」と表示されてしまいます。
どの条件も満たさない場合の結果を指定するには、最後の［論理式］に「TRUE」と指定します。ここでは「TRUE,"開発中止"」と指定しました。
Excel 2013以前ではどうなる？
上記と同じことをExcel 2013以前のバージョンで行うとどうなるのか、見てみましょう。
IF関数をネストして入力することになりますが、考え方は簡単です。IF関数の「偽」の条件に、続きの条件を指定するだけです。IFS関数と同じ結果を得るためには、セルF3に「=IF(C3>=90,"出荷可",IF(C3>=80,"再検査","開発中止"))」と入力します。
セルC3の値が「90」以上であれば「出荷可」と表示し、そうでなければ、「偽」の条件に指定した「IF(C3>=80,"再検査","開発中止")」が判定がされる形です。
①IF関数を入力する
Excel 2013以前のバージョンではIFS関数が使えないため、IF関数を使って「=IF(C3>=90,"出荷可",IF(C3>=80,"再検査","開発中止"))」と入力します。
②入力したIF関数をコピーする
判定の結果が表示されました。入力した関数式をコピーします。
なお、Excel 2016でIFS関数を入力し、そのファイルをExcel 2013以前のバージョンで開いた場合、IFS関数を含む数式は「=_xlfn.IFS(C3>=90,"出荷可",C3>=80,"再検査",TRUE,"開発中止")」のように変換され、結果のみが表示されます。
Excel 2016では「複数の条件指定はIFS」と覚えておきましょう！
17 個数の集計、まずはここから覚えよう
【エクセル時短】クリックしながら数えてない？ データの個数はこの方法で求める！
セルに入力されたデータの個数を知りたいとき、クリックしながら目視で「1，2，3……」と数えてしまうのは時間のムダ。Excelの機能と関数を使った、2つのテクニックで解決しましょう。
Excelの表に「データが何個あるか」を数えたいとき、セルをクリックしたりカーソルキーを押したりしながら「1，2，3......」と数えていませんか？ やってしまいがちな操作ですが、正確性に欠けますし、そもそも時間のムダです。
【エクセル時短】第17回では、データの個数を知りたいときに役立つExcelの2つのテクニックを紹介します。
すばやく個数を知るならステータスバーに注目
1つ目のテクニックは、Excelの機能を使います。データの個数を知りたいセル範囲を選択し、画面下部のステータスバーをチェックするだけです。
ここでは会員リストの［氏名］列のデータの個数を調べます。セルB3〜B32をドラッグして選択すると、ステータスバーの右側に「データの個数：30」と表示されました。
あっという間にわかりましたね。データの個数をセルに表示する必要はなく、ただ知りたいだけの場合に便利です。もし「データの個数：○個」と表示されない場合は、次の方法で設定を確認してください。
ステータスバーを右クリックし、［データの個数］にチェックマークを付けておきます。
セルに表示しておきたいときは関数を使う
2つ目のテクニックは関数です。データの個数を常にセルに表示しておきたい場合に使います。
データの個数を求める関数はいくつかありますが、単純に数えるなら「COUNTA」（カウントエー）関数の出番です。
COUNTA（値1, 値2, ..., 値255）
COUNTA関数は、引数［値］に指定したセル範囲に含まれるデータの個数を求めます。実際に見てみましょう。
①COUNTA関数を入力する
ここではセルB3〜B32のデータの個数を求めます。セルI3に「=COUNTA(B3:B32)」と入力します。
②データの個数が求められた
セルB3〜B32に含まれるデータの個数が求められました。結果は「30」。ステータスバーで確認した個数と同じです。
このように、セルに「何らかのデータが入力されていればカウントする」のがCOUNTA関数です。数値、文字列、数式、半角/全角スペースのすべてが数える対象になります。
一方、COUNTA関数と似た関数に「COUNT」（カウント）関数があります。
COUNT（値1, 値2, ..., 値255）
COUNT関数の構文はCOUNTA関数と同じですが、引数［値］に指定したセル範囲に含まれる数値のデータだけを数えます。ポイントは次のとおりです。
データが数値※なら数える
文字列の数字は数えない
数式の結果が数値なら数える
数式の結果が文字列なら数えない
論理値（TRUE/FALSE）は数えない
※Excelでは日付・時刻（シリアル値）も数値として扱われます
セル内の半角/全角スペースなどは無視し、「数値が入力されていればカウントする」のがCOUNT関数です。COUNTA関数との違いを見てみましょう。
ここでは［年齢］列のデータの個数を求めます。セルI6には「=COUNTA(E3:E32)」、セルI9には「=COUNT(E3:E32)」と入力しました。30行のうち空白のセルは4つなので、どちらの結果も「26」となるはずですが......
COUNTA関数とCOUNT関数で、結果が異なっていますね。これは半角スペースが入力されているセルE5と、数字が文字列になっているセルE11が原因です。
実は、セルE5には半角スペースが入力されています。また、セルE11は表示形式が［文字列］になっており、［数値］として認識されていません。
COUNTA関数はセルE5にもデータがあると判断して「27」を返し、COUNT関数はセルE11を無視して「25」を返すわけです。不要なスペースを削除し、文字列となっているセルの表示形式を数値に変更すれば、正しい結果が得られます。
最後に、空白だけを数えたいときに使える「COUNTBLANK」（カウントブランク）関数も紹介しましょう。
COUNTBLANK（範囲）
COUNTBLANK関数は、引数［範囲］に指定したセル範囲に含まれる空白のセルの個数を求めます。引数［範囲］は1つだけしか指定できません。
①COUNTBLANK関数を入力する
セルI12に「=COUNTBLANK(F3:F32)」と入力します。
②空白のセルの個数が求められた
セルF3〜F32のうち空白のセルの個数を数えられました。セルの見た目が空白でも、半角/全角のスペースが入力されていると数えられないことに注意してください。
データの個数を求める作業には、正確性が求められます。目的に応じてExcelの機能（ステータスバー）と関数を使い分けてください。
18 個数の集計、まずはここから覚えよう
【エクセル時短】条件を満たすデータの個数を一瞬で。隠れた名関数「COUNTIF」「COUNTIFS」の使い方
会員リストから男性だけ、30代の人だけを数えるには？「COUNTIF」（カウント・イフ）関数と「COUNTIFS」（カウント・イフ・エス）関数をマスターすれば、条件に一致するデータの個数をすぐに求められます。
Excelで管理している会員の一覧表があり、男性だけ、または30代だけの人数を求めたいとき、どのような操作をしますか？ 「フィルター」の機能で絞り込んで数える...といった方法もありますが、断然便利なのは、関数を使う方法です。
【エクセル時短】第18回では、1つの条件を満たすデータの個数を求める「COUNTIF」（カウント・イフ）関数と、複数の条件で使える「COUNTIFS」（カウント・イフ・エス）関数を紹介します。あまり知られていませんが、時短できること間違いなしの「名関数」です！
条件が1つのときはCOUNTIF関数で決まり
COUNTIF関数は、その名の通り「条件（IF）を満たすデータを数える（COUNT）」関数です。構文は以下のとおりで、引数［範囲］に指定したセル範囲で［検索条件］に一致するデータの個数を求めます。
COUNTIF（範囲, 検索条件）
さっそくデータを数えてみましょう。ここでは「性別」が「男」を条件にしました。［検索条件］は「"」（ダブルクォーテーション）で囲って指定しましょう。
セルI3に「=COUNTIF(C3:C32,"男")」と入力すれば、男性の人数を一瞬で求められます。
同様に［範囲］で「居住地」列、［検索条件］で「"神奈川県"」と指定すれば、神奈川県在住の人数を求められます。
なお、［検索条件］には「*」や「?」などのワイルドカードを指定することもできます。例えば「"*県"」とすれば「県」を含むすべてのデータ、「"???県"」とすれば「県」を含む4文字のデータを条件に数えます。
続いて、「登録日」が「2017/4/1以降」のデータを数えてみましょう。
セルI6に「=COUNTIF(F3:F32,">=2017/4/1")」と入力しています。
Excelの日付は古いほど小さい数値、新しいほど大きい数値なので、［検索条件］に「">=2017/4/1"」と指定しています。不等号は半角で入力します。「より前」なら「<」、「より後」なら「>」のように使い分けてください。
不等号を使った応用例としては、否定を意味する「<>」があります。例えば「"<>神奈川県"」とすれば「神奈川県でない」、「"<>0"」とすれば「ゼロでない」という条件になります。
複数条件を指定できるCOUNTIFS関数の使いこなし
複数の条件を指定してデータの個数を求めたいときは、COUNTIFS関数を使います。条件を複数指定できるので「IFS」となるわけです。
COUNTIFS（範囲1, 検索条件2, 範囲2, 検索条件2, ...）
引数［範囲1］に指定したセル範囲で［検索条件1］に一致するデータ、かつ［範囲2］に指定したセル範囲で［検索条件2］に一致するデータ...といった具合に数えられます。［範囲］と［検索条件］のセットは127個まで指定できます。
指定した複数の条件は「AND条件」とみなされます。［範囲］のうち、すべての［検索条件］を満たしているデータの個数が求められることになります。
以上を踏まえて、先ほどと同じ会員リストで「年齢」が「30代」の人を数えてみましょう。
セルI9に「=COUNTIFS(E3:E32,">=30",E3:E32,"<40")」と入力します。「年齢」列（セルE3〜E32）が30以上、かつ「年齢」列が40未満のデータを数えられました。
COUNTIFS関数で注意したいのは、AND条件しか指定できない点です。例えば「50歳以上、もしくは30歳未満」を求めたくて
=COUNTIFS(E3:E32,">=50",E3:E32,"<30")
と入力しても、結果は「0」になってしまいます。「">=50"」と「"<30"」の両方を満たすデータは存在しないからです。
このような「OR条件」を指定したい場合は、COUNTIF関数を使って
=COUNTIF(E3:E32,">=50")+COUNTIF(E3:E32,"<30")
と入力します。50歳以上の人数と30歳未満の人数を別々に求めて、足すわけですね。
加えて、COUNTIFS関数では［範囲1］と［範囲2］に指定するセル範囲の列数や行数が等しくない場合、エラーになる点にも注意してください。
もう1つ、例を挙げましょう。「性別」が「女性」かつ「DM可否」が「可」、つまり複数の列のデータに対して条件を指定して人数を求めてみます。
セルI12に「=COUNTIFS(C3:C32,"女",G3:G32,"可")」と入力しています。
「女性かつDM可」の人数を求められました。「性別」列と「DM可否」列は共に1列30行なので、エラーにはなりません。
いかがでしたでしょうか？ 条件が複雑になると引数の指定が複雑になりますが、手動では難しい個数のカウントを瞬時に行えるのが、COUNTIF関数とCOUNTIFS関数のメリットです。双方の特徴を知って、使い分けてください。
19 ［検索と置換］機能をあなどるべからず
【エクセル時短】知らないと損！ 意外と奥が深い［検索と置換］の応用ワザ5選
Excelの表からデータを探したいとき、［検索と置換］ダイアログボックスを呼び出しますよね。実は、基本の検索以外に高度な機能があります。今回は［検索と置換］のおさらいと、隠れた便利機能を紹介します。
1 「オプション」を使いこなす
2 空白セルにデータを一括入力
3 セル内の改行をまとめて削除
4 普通は見つからない「?」を検索
5 データではなく書式を置換
1 「オプション」を使いこなす
Excelの操作に慣れている人なら、検索といえば［Ctrl］＋［F］キーで覚えているかもしれませんね。［検索と置換］ダイアログボックスを表示するためのショートカットキーです。
キー操作では［Ctrl］＋［H］キーも覚えておくと便利。［検索と置換］ダイアログボックスの［置換］タブを一発で表示できます。
ここまではウォーミングアップ。本題の「オプション」を表示してみましょう。
［Ctrl］＋［F］キーを押すと、［検索と置換］ダイアログボックスの［検索］タブが表示されます。赤枠で囲んだ部分は［オプション］ボタンで表示・非表示が切り替わります。
表示されたオプションには以下の3つのチェックボックスがありますが、これらはそのままの意味ですので、悩むことはないでしょう。
●大文字と小文字を区別する
●セル内容が完全に同一であるものを検索する
●半角と全角を区別する
重要なのは、左側にある3つのプルダウンメニューです。1つずつ見ていきます。
○検索場所
［シート］［ブック］の2択です。現在のワークシートのみか、ブック（ファイル）全体を検索対象にするかを指定できます。
ファイルに存在するはずのデータが見つからないときは、［ブック］に変更して検索してみましょう。逆に、現在のワークシートのみに含まれる文字を置換したいときに［ブック］を選択すると、意図しない結果になるため注意が必要です。
○検索方向
［行方向］［列方向］の2択です。行方向は「Z」、列方向は「N」の字を描くようにデータを検索します。検索される順番が異なるだけで、結果は同じです。
「行」であれば横方向に、「列」であれば縦方向にデータを検索します。
○検索対象
［数式］［値］［コメント］の3択です。いちばん分かりやすいのは［コメント］で、コメントを検索対象にします。［数式］と［値］は、検索の意図に応じて指定する必要があります。
例えば、以下のように文字列を検索したとしましょう。
検索対象を［値］にし、「田中」で検索しました。『値が「田中」』の条件に一致したため、セルA4の「田中」が見つかりました。［次を検索］をクリックすると、セルA10の「田中」もヒットします。
今度は検索対象を［数式］にします。セルA4の「田中」は無視され、セルA10だけがヒットします。セルA4には「=A10」と入力されているため、『数式が「田中」』の条件に一致しないためです。
つまり、表示上の結果を対象にするには［値］、セルに入力されている内容そのものを対象にするには［数式］を選択する、というわけです。
通常は［値］を指定して検索するケースが多いと思いますが、目的によっては［数式］も便利です。例えば、「=」で数式が入力されているセルを検索したり、「VLOOKUP」でVLOOKUP関数が入力されているセルを検索したりできます。なお、置換では［数式］のみが選択できます。
2 空白セルにデータを一括入力
置換機能は通常、すでに入力されているデータを置き換えるときに使いますが、同じデータの一括入力にも応用できます。あらかじめセル範囲を選択しておけば、それ以外の範囲は対象にならないため、すばやく正確な入力が可能です。
データを入力したいセル範囲を選択しておき、［検索と置換］ダイアログボックスの［置換］タブを表示します。［検索する文字列］は空白、［置換後の文字列］に入力したい文字列を入力して［すべて置換］ボタンをクリックしましょう。
［検索する文字列］を空白にしているので、何も入力されていないセルを対象に文字列が入力されるわけです。何度もコピー＆ペーストするより便利ですね。
［検索する文字列］に任意の文字列、［置換後の文字列］を空白にしておけば、特定の文字列をまとめて削除することもできます。もし間違って置換してしまっても、［Ctrl］＋［Z］キーでまとめて元に戻せます。
なお、このときはオプションの［検索場所］で［シート］を指定してください。［ブック］にすると、ほかのワークシートの空白セルにもデータが入力されてしまいます。
3 セル内の改行をまとめて削除
［Alt］＋［Enter］キーで入力したセル内の改行が、のちのち邪魔になることがあります。手作業で1つずつ削除するのはやめて、置換を使ってみてください。
［検索する文字列］をクリックして［Ctrl］＋［J］キーを押します。見にくいですが、カンマのような記号（改行コード）が点滅します。［置換後の文字列］は空白です。
4 普通は見つからない「?」を検索
「?」で検索したら関係ないセルが見つかって困った......なんてことはありませんか？ 「?」はワイルドカードとして扱われるので、そのまま検索文字として指定すると「任意の1文字を検索する」という意味になってしまいます。
［検索する文字列］に「?」と指定しました。「任意の1文字を検索する」意味になり、この例ではセル範囲内の「休」もヒットしています。
「?」自体を検索したいときは、［検索する文字列］に「~?」と入力するのが正解です。
「~」（チルダ）を前に付けることで、「?」はワイルドカードではなく文字として扱われます。「*」もワイルドカードですので、「*」自体を検索したいときは「~*」と指定しましょう。
5 データではなく書式を置換
最後に、書式を置換するテクニックを紹介します。検索や置換の条件に書式を指定できるほか、条件に一致するセルの書式をまとめて設定できる便利な機能です。
ここでは、先ほどの「?」をまとめて「夏休」に変換して、セルの文字色と背景色を設定してみます。
［検索する文字列］と［置換後の文字列］を指定しておきます。それぞれの右側にある［書式］ボタンをクリックして、書式を指定します。
［すべて置換］ボタンをクリックすれば、文字列の置換と同時に書式も設定されます。
以上、［検索と置換］ダイアログボックスの応用ワザ5選でした。知らない機能はありましたか？ 難しい関数を使うよりも簡単に時短の効果があるので、ぜひ覚えてくださいね。
20 時短の基本、データ入力のショートカットキー
【エクセル時短】コピペすら省略可能！ データ入力を爆速にするショートカットキー5選
Excelのデータ入力で、コピー＆ペーストすら不要になる操作があることをご存じですか？ 実務でぜひ使ってほしい、5つに厳選したデータ入力のためのショートカットキーを紹介します。
ショートカットキーの代表格といえば、［Ctrl］+［C］キー（コピー）と［Ctrl］+［V］キー（ペースト）ですよね。でも、この「コピペ」すら省略できるショートカットキーがあるとしたら...使ってみたくありませんか？
【エクセル時短】第20回では、データ入力時に効く厳選ショートカットキーを5つ紹介します。ショートカットキーに慣れている人も、そうでない人も、知っておくと得すること請け合いです！
［Ctrl］＋方向キー / ［Home］ / ［End］
アクティブセルを移動する
まずはセル移動のショートカットキーです。［Ctrl］＋方向キー（［↑］/［↓］/［→］/［←］）で、表の上端（↑）、末尾（↓）、右端（→）、左端（←）にアクティブセルをすばやく移動できます。連続するデータの「端」までジャンプできるので、表以外でも利用する機会が多いと思います。
セルA1への移動は［Ctrl］＋［Home］キーが便利。表の右下に移動したいなら、［Ctrl］＋［End］キーです。
［Shift］キーと組み合わせればセル範囲の選択にも応用可能。アクティブセルから、上端、末尾、右端、左端、セルA1、表の右下までのセル範囲をまとめて選択できます。
なお、行選択の［Ctrl］＋［Space］キーと、列選択の［Shift］＋［Space］キーも覚えておくと便利です。
［Ctrl］＋方向キーを押せば、アクティブセルを表の上端、末尾、右端、左端に移動できます。また、［Ctrl］＋［Home］キーでセルA1へ、［Ctrl］＋［End］キーで表の右下へ移動できます。
［Ctrl］＋［D］
上のセルと同じデータを入力する
すぐ上のセルのデータをもう一度入力するなら［Ctrl］＋［D］キーがおすすめ。コピペよりも確実に速く入力できます。
あらかじめ行を選択しておけば、上の行と同じデータをそのまま入力することも可能。同様のショートカット［Ctrl］＋［R］キーなら、左側のセルと同じデータを入力できます。
［Ctrl］＋［D］キーを押せば、すぐ上のデータをもう一度入力できます。ここでは1行選択してから［Ctrl］＋［D］キーを押して、すぐ上の行の内容をコピーしています。
［Alt］＋［↓］
入力済みのデータをリストから選択する
「この値はさっき入力したな」と思って上にスクロールし、コピーして下に戻ってペーストしていませんか？ 目的の値を探して行ったり来たりしていると、意外と時間がかかってしまいます。
同じ列に含まれるデータであれば、［Alt］＋［↓］キーを押してリスト表示が便利です。データを再利用できるだけでなく、データの入力間違えを防ぐメリットもあります。
［Alt］＋［↓］キーを押すと、同じ列のデータがリスト表示されます。そのまま［↓］キーで選択し、［Enter］キーで入力を確定しましょう。
［Ctrl］＋［Enter］
複数のセルにデータを入力する
複数のセルに同じデータを入力するなら、［Ctrl］＋［Enter］キーを覚えておきましょう。データを入力したいセル範囲を選択し、1つのセルで入力を確定するときに［Ctrl］＋［Enter］キーを押すと、ほかのセルにも一気に入力できます。
セル範囲を選択してデータを入力しました。ここで［Enter］キーではなく、［Ctrl］＋［Enter］キーを押すと......
選択していた複数のセルにまとめてデータを入力できます。
このテクニックは、連続していないセル範囲でも使えます。［Ctrl］キーを押しながらセルをクリックし、飛び飛びのセル範囲に同じデータを入力してみましょう。入力済みのセルをまとめて修正したいときにも有用です。
［Ctrl］キーを押しながらセルをクリックすると、連続しないセル範囲を選択できます。この状態でデータを入力して［Ctrl］＋［Enter］キーで確定します。
［Ctrl］＋［;］ / ［:］
現在の日付を入力する / 現在の時刻を入力する
最後に、入力補助のショートカットキーをご紹介。［Ctrl］＋［;］キーで現在の日付、［Ctrl］＋［:］キーで現在の時刻を入力できます。地味なショートカットですが、すばやく正確に日時を入力できるのは便利です。TODAY関数やNOW関数とは違い、ファイルを開き直しても再計算されません。
日付や時刻を全角で入力してしまい、いざ日時の計算をしようとしたらエラーになってしまった、ということもあります。また、連続した日付を入力したいときにも、今日の日付を入力してから修正したほうが時短できます。
このショートカットキーはコメントでも使えるので、コメント入力時のタイムスタンプとして使うのも便利ですね。
［Ctrl］＋［;］キーを押した瞬間、現在の日付を入力できます。［Enter］キーを押して確定すると......
セルの表示形式にあわせた形になります。［Ctrl］＋［:］キーなら現在の時刻です。
以上のショートカットキーを覚えて、アクティブセルの移動やデータの入力の時間を省略すれば、作業効率を確実にアップできるはずです。ふだんの業務にぜひ取り入れてみてください。