「報告すると上司が不機嫌になる」
「言いたいことが相手に伝わらない」
「話している間、相手がうわの空状態になる」
こんなお悩みありませんか？
「伝える力」＝「仕事力」
人生を快適にするための一生もののスキル
といってもいいくらいですね。
特に今回は、
忙しい相手に、短時間で伝えるための
５つのチェックポイントを紹介します。
＜５つのチェックポイント＞
１．持ち時間は1分と心得る
２．話題を１つに絞る
３．冒頭の掴みが重要
４．相手にしてほしいことを明確にする
５．大きな声ではっきりと
忙しい上司にも伝わる
５つのチェックポイント
１．持ち時間は1分以内と心得る
職場では皆忙しく、
時間がないのが当たり前。
そこで、「持ち時間は1分」と言い聞かせ、
何をどう伝えるかを整理してみてください。
外せない大事なポイントは何かが、
見えてくるのではないでしょうか？
そこまで重要でない情報は、
相手に質問された時に伝えられるよう、
補足として、手元に用意しておく。
そんな風に、
情報の重要度に濃淡をつけることが
重要です。
２．話題を１つに絞る
あれもこれも、いっぺんに伝えると、
相手も忘れてしまいます。
できるだけ、
1回の報告で伝えるのは１つ
に絞りたいですね。
どうしても複数になる時は、
「報告することが２つあります」
と、最初に数を伝えると、
相手も心の準備ができるのでスムーズです。
ただし、Max３つまで。
４つを越えると、
「後にして」
と、言われる可能性が高いです💦
３．冒頭の掴みが重要
冒頭に、
「知っておいてほしいことが１つあります」
「指示していただきたいことがあります」
「○○の件を判断してほしいです」
など、
何のために話しをするか
を、先に伝えることがポイント。
相手も聞く姿勢が変わります。
これを言っておかないと、
後で聞き返す必要が生じるなど、
時間がかかってしまいます。
冒頭の一言、掴みが重要！
「○○の目的で1分お時間ください」
などと、伝えてから話すのがポイントです。
４．相手にしてほしいことを明確にする
話をした後に、相手に何をしてほしいか、
事前に明確にしておくことが必須です！
話し終わったあとに、
「で？」
と、言われたことはありませんか？
それは、
「で？（私にこの後何をしてほしいの？）」
と、相手が戸惑っているサインです。
・判断してほしい
・知ってほしい
・アドバイスしてほしい
・感想を言ってほしい
・決めてほしい
等など
話をする前に、
相手に何をしてほしくて話すのか？
必ず明確にしてから話しましょう。
５．大きな声ではっきりと
話が伝わらない原因、
・声が小さい
・ぼそぼそ話して聞き取れない
・早口すぎる
など、話し方に原因がある場合が
意外と多いんです！
そう、物理的に聞こえていない！です。
・事前に話を整理して
・慌てず
・自信を持って
・大きな声で
・はっきりと
話してみてください。
案外、それだけで伝わったりしますよ。
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