大量のEメールが来て、
メール対応に毎日追われる！
どうにかして～！
という悲鳴。よく聞きます。
最近はチャットを
併用するところもあるので、
さらに大変ですよね。
メール処理は大変ではありますが、
仕事ができる人ほど
メールに追われる時間が短く
レスポンスも早い
なんで～？
という方のために
私が実践しているメール対応の
コツをお伝えします。
メールに追われる時間を減らす
３つのコツ
１．フォルダに分けない
仕分けルールを設定して、
受信時にフォルダを分けている方を
時々見かけます。
でも、このやり方だと
メールを見落とす可能性がありますし、
後から検索する際、どのフォルダだったか
わからなくなり時間がかかります。
そもそもフォルダに分けなければ
検索する際に一回で済むので早いです。
どうしても容量の関係で
受信トレイのメールを減らす
必要がある場合は
- 見なくても絶対に大丈夫な宣伝メール等をフォルダに仕分けする
- 内容や送信元ではなく、期間別（4月～9月分等）にフォルダ分けする
２．見たら即レス
メールの鉄則は即レス！
読んだその場で対応するのが
仕事を溜めないコツ。
後から返信するために
todoリストに書いておく…
なんてことをすると、
どんどん仕事が溜まります。
読んだら即レス！
自分側に、
要対応タスクを溜めない！
どうしてもすぐに対応できなければ
未読に戻しておくことで、
返信忘れがないように管理します。
３．メールのラリーをしない
仕事のできる人ほど
メールのラリーが少ないです。
相手に必要と思われる情報を
先回りして、まとめて
できるだけ1回で返す。
相手にヒアリングする際も、
1回の返信で済むように
項目をまとめてお送りする。
最初は漏れがあるかもしれませんが、
これも慣れます。
ラリーを減らすにはどうするかを
日頃から意識していれば
徐々に想像力が鍛えられますよ。
いかがでしょうか？
メール時間を減らす３つのコツ
- フォルダに分けない
- 見たら即レス
- メールのラリーをしない
参考にしていただけたら嬉しいです。
ストレスを感じている管理職のための
コミュニケーション力と
マネジメント力を向上させる
コミマネ育成コンサルタント 本間みのり
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管理職１０年、香港駐在経験ありの
元次長からキャリアチェンジに
成功した女性が開発
＼ストレスを感じている管理職のための／
人間関係を円滑にするコミュニケーション力と
成果をあげるマネジメント力を向上させる
コミマネ育成プログラムを主宰
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