２０１９年４月２３日余戸南分館の総会が開催された。
参加者は各町内会長、関係分館長、子供会、婦人部、体育部の各委員、総勢４９名。
今回議案書は製本した。
いままでは、総会の資料はどれがそうだったかが分かりにくく、南分館として保管されていないのでこれなら保管しやすいだろうと思い作ってみた、また参考資料と言う形で、私が１年間の間に経験した事、感じたこと、改善してい事などをつけた。
また、これは主事が苦労したことになりますが、懇親会として弁当を用意した、それにビールも付けたので費用は掛かるが、懇親会とはいかなかった。
理由は、分館長の話が長すぎて懇親をする時間がなかったことである。
婦人部、青少年部は部長・副部長をやりかたは異なるが、各部の参加者が決めた。
残念ながら、体育部は部長・副部長を選出することが出来ないため２０１９年度の体育部としての機能は果たせないため、南地区の体育事業には参加できないだろう、しかし、ソフトボールは当番なので協力しながら実施しないと余土公民館、他地区に迷惑がかかる。
総会で意見が出たのは、出合町内会から「会費で飲み会をしているのではないか」との意見があった。
確かに、体育部は忘年会・慰労会に会費の全額を負担した形で
行っているが、参加者が少人数であったことなどから支出されていたことが指摘された。
全体育部は、出納簿に鉛筆で金額を記入したり、預金通帳を作らづに会計処理をおこない、現金を保管し利便性を配意した方法がとられている。
今回全額現金で分館長に手渡されたので近日中に、南分館の会計に組み入れる。
１組織の中の会計に、もう１組織の会計処理があり、いい方法だとは思わない。
今年は、１組織１会計と普通の組織として処理をしていく。
現金処理、通帳がない方法は記録によると約１０年されて来ていた、一年様子を見ながらやってみよう。