サラリーマンの手帳は、いつも予定でいっぱいです。
人員削減のせいでひとりひとりの業務量は増え、残業時間はどんどん長引いています。
しかし、会社員生活は、おおよそ40年～50年の長きに渡る戦い。
毎日夜遅くまで残業していては、いつか疲弊してしまいます。
今回は、戦場のように忙しい職場であっても、なるべくストレスフリーで残業しないサラリーマンになるための考え方をご紹介しましょう。
１）残業をしないための基本的な考え方
例えば、あなたが忙しく仕事をしているところに、さらに上司からかなりの量の仕事をお願いされたとします。そんな時、あなたはどう考えますか？
「大変だけど、深夜まで残業すればなんとか終わる」
なんて考えていては、残業体質からは抜けだせませんよー。
「かなりの業務量だけど、残業せずに済む方法はないものか」
と発想を変えましょう。つまり、業務時間を長くして問題を解決するのではなく、業務時間を工夫することで短くできないか、考えを巡らせるのです。
２）3分、時間を取る
ひとつひとつの業務にとりかかるとき、いきなり始めるのではなく、まずは3分間じっと待ってください。
「このタスクを、もっと効率的にできないものか」
とあれこれ検討するためです。実は、普段ルーチンで行なっている業務であるほど、無駄な作業に気づけずに、余計な時間や労力をかけている場合が多いのです。
3分の投資で、その作業の10分を節約できたら？ ルーチンであればあるほど、作業の効率化には意味があります。
３）前例を探す
これからとりかかる業務が、あなたが“はじめて”行うものだった場合、
「よーし、気合入れて終わらせるぞ！」
といきなり真っ白なWordファイルやExcelファイルを開いてはいけません。
まずは自分に問いかけてください。
「この業務には前例があるのではないか？ その前例をコピー・改変するだけで事足りないか？」
まともに1から作っていては、いくら時間があっても足りません。先人の知恵を借りるのです。
４）今日しなくていいことは、先延ばしする
今日のタスクリストをざっと見渡して、
“明日でもいいことは明日に回す”作業をしましょう。
コツは、重要度ではなく緊急度で判断すること。
“緊急ではないけど、長い目で見れば重要な仕事”は、
今日やる必要はありませんから、業務に余裕があるときにすればよいのです。
５）試しに、削ってみる
「この作業、ルーチンでずっとやってるけど、本当に必要なのかな？」
「この会議、毎週やってるけど、出席する意味あるのかな……」
「この数値、取得に手間がかかるんだけど、あんまり役に立ってないよなあ」
そんなグレーゾーンにあるタスクの、本当の重要性を試す裏技があります。
それは、計画的に“すっぽかす”ことです。
あえてやらない、出席しない、記載しないこと。
誰も困らなければそのまま継続してやらなければいいし、指摘されたら「すみません、忘れてました」とすぐにやればいいだけです。
６）単純作業は、自動化ソフトに任せる
何十、何百ものデータをひたすらコピー・ペーストするような“単純作業”は、時間がかかるうえに肩も凝ってしまいますよね。
そんな時は、パソコン上の一定の作業を勝手に繰り返してくれる“自動化ソフト”を導入してはいかがでしょう？
私がおすすめする『UWSC』（http://www.uwsc.info/）は、エクセルのマクロような専門知識がなくても、マウス、キーボードの動きをそのまま完全コピーするので簡単です。
一度使ったら、手放せなくなりますよ。
７）頼まれてもいないことをしない
「上司から言われたことをやっているだけでは駄目だ。自らすすんで、言われた以上のことをやらなければ」
と、頼まれてもいないデータを調べたり、資料の細かなレイアウトにこだわったり……。その行為は本当に必要な行為ですか？ 頼まれ仕事は、指示されたこと以上のことをするのはNGです。
ただ、言われたことだけをやるのが不安な場合は、
「とりあえず言われたことだけやりましたが、さらに◯◯することもできます。どうしますか？」
と提案することにしましょう。これなら前向きさをアピールしつつ、無駄な作業を極力減らすことができますよね。
前例をコピーしたり、先延ばしにしたり、指示されたことだけをやったり……。この“残業しないための考え方”を見て、あまり感心しない方もおられると思います。しかし、ちょっと考えてみてください。あなたの残業行為は、ただの上司へのアピールや自己満足が生み出しているものではありませんか？ 少しでも早く帰り、ゆっくりと体を休めることが明日への活力を生むのです。
残業が常態化しているそこのあなた。「業務量が多すぎるからだよ」と嘆いてばかりでなく、上記の考え方を参考に、少しずつ業務時間短縮を目指してみてはいかがでしょう。