大切なことは、誰もが分かっています。しかし、何がどれだけなのかと考えたとき、時と場合、人それぞれになるかと思います。
例えば利用する方と関係する機関は、双方共通に理解し合っているのかを確認します。
はじめが肝心
そうすると、どういうこと(何)に困っているのかを知ることが出来、どう対応すべきか、全てに対し配慮した仕事が出来ます。
最初はとても面倒に感じるかも知れません、でもそこをしっかりしておくと先々意思疎通が出来ている分、無駄(余分なこと)を省くことができるようになってきます。
逆の立場で考えると
相手(利用者や関係機関)に、自分を分かって貰えるようになります。
ここに任せれば安心と、良い印象を持ってもらえる様になります（無茶振りもありますが)。
依頼される業者も、それぞれ違いますから覚えて貰えることは重要です。そしてそれは、コミュニケーションを重ねてこそ築き上げられることです。
順序立てて話す
些細なこと（気づいた事）からほう（報告）れん（連絡）そう（相談）を実践する事をお勧めします。
〔他、起承転結、SOAP（〔他、起承転結、SOAP（Subjective)主観、(Objective)客観、(assessment)評価、(plan)計画など、使いいい方法を用いると良いと思います。〕
最後までお読みいただきありがとうございます。
コメントいただければ、私の知る限りのことではありますが、お答えします。
分かりかねる事も、相談機関をお伝えすることは出来ると思います。