【第10回】「入金・支払い」予定データや未入金滞留データはリアルタイムで把握できている? | 今さら聞けない!会社生き残り・成長の秘訣は【経営の見える化は“見せる化”なり】ブログ

今さら聞けない!会社生き残り・成長の秘訣は【経営の見える化は“見せる化”なり】ブログ

「成長する・安定する」会社経営を行うためには
社外・社内の様々な方々の協力が必要です。

その為に
「現在、過去の真実と未来の予測図を見せる」ことが重要ですが、
その前に【自分達が見えている】ことがもっと重要です。

こんにちは。
高浜です。



最近1週間のこのブログへの検索ワードを調べたところ、
「日繰り表」「日繰り予定管理」
「経理 未払金 管理 表」「エクセル未払金の管理」
「買掛金未払金を延期」「資金繰り表 理想論」
となっていました。

今日のお話はこの検索にうってつけのお話しです!



本日は業種・規模を問わずどちらの会社でも悩まれている、

「債権&債務管理」です。



おそらく各社さんとも、

・紙ベース
・Excel(or Access)
・パッケージソフト
・ERP等の基幹統合システム


いずれかの方法で試行錯誤、悪戦苦闘しながら

何がベストなのかを考えられていると思います。



そこで今回は僕の経験上

“いかにリアルタイムで正確に行うのか?”

という視点でポイントを述べさせていただきます。

今回はエクセルでのデータベース作成を前提としてお話させて頂きます。
隅から隅までお話しようとすると4時間くらい掛かってしまいそうなので(笑)
重要ポイントを申しあげますと



【1.計上時点に押さえておくべきデータ】

「どこまで細かく押さえる?」と議論になりますが、

当然会社さんの業種特性や目指す管理精度によって差異はあります。

私が作るとすれば
・データ入力者・入力日

・計上月、取引担当部門・担当者
・請求日付
・部門(個別原価把握必要の場合は案件)データ
・相手先データ(会社名、担当者名、担当部門、入出金サイト、債務であれば振込口座情報)
・請求書No
・請求金額
  (1)消費税区分も必要であれば追加(2)債務の場合個人への支払いに備え源泉税対応)
・入出金予定日
・債務の場合、支払い方法(総合振込、個別振込、銀行持込、口座振替、現金)
・入出金延期時の場合の「当初予定日」
・備考情報

というところでしょうか。

これが一例です。
今さら聞けない!会社生き残り・成長の秘訣は【経営の見える化は“見せる化”なり】ブログ-債務管理①

今さら聞けない!会社生き残り・成長の秘訣は【経営の見える化は“見せる化”なり】ブログ-債務管理②

【2.相手先(得意先・取引先)マスター管理】

上記1.において
「相手先データ(会社名、担当者名、担当部門、入出金サイト、債務であれば振込口座情報)」
と申しました。


継続的であれ、単発的であれ

取引記録を体系的に網羅する意思があるのであれば、

相手先データをマスター化しておくことにより、

データ入力を簡略化し入力ミスを防ぐ役割を果たします。
この際、意外かもしれませんが以下2点も重要です。

 (1)後々、税務申告時の残高相手先住所表記だけでなく、
   マーケティング・お知らせ発送にも使えるように
   住所(a.都道府県~番地、b.建物~部屋番号)や
   TEL・FAXデータを網羅する
 (2)取引先コードについては振込先金融機関情報を網羅する
   →「支払予定表」作成時に効果的

【3.入金予定のうち滞留情報把握方法】

ここでいう「滞留」とは

「債権について本来入金予定日から今日現在までの未入金情報が続いている」状態を指します。


最低限把握したい情報としては
 ・滞留日数
 ・得意先との催促交渉記録
 ・新入金予定日
となります。



【4.入金・支払い時のオペレーション】

実際に債権債務の入金や支払いが行われたときに

上記1.データに対しどのようなオペレーションを行うのか?ということですが、

ぶっちゃけ、

答えは「実際の入出金日を情報に加える」となるだけです。


ただここで意外に重要になるのが

「いつまでにやればいいの?」という【意識】です。


スタッフの方に教えたりするときに

ギスギスした雰囲気になりやすい話ですが(笑)、
以下のような考え方が分かりやすいと思います。


 (1)債権債務管理データは預金出納データと連動させる
  →債権管理データである請求データに関し入金日が「4/21」と認識されたら、
   預金出納データの4/21に預金が増えている。
 (2) 預金出納データ上の残高と通帳残高は日別に常に一致していなければならない。
  →理論残高と実際残高の一致性照合の必要性

 (3)では、そもそも(2)の作業は当日から何日以内に行うのか?
  →企業体質の健全性という視点で考えると「遅くても2日以内」
 (4)よって結論としては
  『できるだけ毎日に近い頻度で預金通帳をチェックし、
   遅くても2日以内に入出金情報を把握し、
   債権債務管理データに反映させることによって、
   一気に預金出納データ上の残高と通帳残高まで合わせてしまう』
  となります。
  逆に言えば、この流れで残高を合わせておけば、
  予定日当日に入出金が実行されたかどうかすぐ判明するのです。



【5.予定日を過ぎても未入金があったらどうする?】

一般的には

「営業債権の回収責任は営業部門にある」

とされています。

人数が少ない会社さんなどは

経理財務の方にその役割を任せる場合もありますが...



上記4.の流れでリアルタイムで未入金情報を把握した場合、そこからの流れとしては
 (1)未入金判明→経理財務部門責任者・営業部門へ連絡

 (2)営業担当が得意先に状況ヒアリング
 (3)上記 (2)の内容によっては会社上層部が得意先と交渉
 (4)新予定日設定
 (5)新予定日に入金されるまで重点的にウォッチ。

という感じでしょうか。




以上1~5までが

今回のテーマについての重要ポイントとなります。
「言われなくてもわかってるよ!」

とお叱りを受けてしまいそうですが(笑)



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