こんにちは。
高浜です。
今回はExcelで作成可能な「債務(買掛金＆未払金)管理表」についてお話しします。
基本原則は前回の債権(売掛金)管理表とそんなに変わりません。
違う点と言えば、
・取引先の振込口座情報があること
・経理の世界でいう所の「未払金計上する際の相手勘定を決める」、
いわゆる仕訳をする感覚の作業が加わる＜これには理由があるのですが、また後日．．．＞
この2点です。
この債務(買掛金＆未払金)管理表自体もポイントは
・いつ納品されたものが、いつ支払いされるのかという情報を
・(取引先から)請求書が到着したら、すぐに入力する
スキームを作る、ということです。
さらに言うと
・「取引先から請求書が到着しないので、いつまでも入力できない」という他人事的な姿勢ではなく、
「使用した費用を早く・正確に集計するために、取引先から取り寄せる！」という意識が必要です。
では、まず図からご覧ください。
2枚に分かれてしまいますが、
このあとにこちらが右側に続きます。
図の左側から、入力事項を簡単に説明しますと、
・初期データは誰がいつ入力したか
・請求日付：家賃等、契約で決まっている支払いについては「約定」と記録
・費用相手部門情報：販管費の場合は部門コード、原価の場合は案件コード(製造番号)を入力
・費用計上科目情報：この部分は経理担当者に任せ、仕訳の要領で適切な科目名を選択
・支払先情報：別ファイルでマスタ管理しているので、コード入力のみ
・取引金額：源泉所得税やそのた控除項目に注意
・支払情報
(1)支払方法
(2)支払予定日
①支払予定日(Fix)：請求書到着時点の支払予定日、もしくは、後日支払い延期による変更になった場合の「最新支払予定日」
②支払延期時当初支払日：一度請求書は来ているが、一旦支払延期になった場合の「当初の支払予定日
なぜこの情報が必要かと言うと完全に支払い実行されるまでの間、「元々の支払予定日から何日支払いが遅れているの？」を把握するため。
(3)支払引当て
・支払日：預金通帳や領収書(小口現金の場合)を確認のうえ、実際の支払日を入力。
ということは、日々の現預金チェックを毎日に近い間隔で行い、支払確認後、債務管理表へのオペレーションを素早く行う事が重要。
(4)備考
大体こんな感じです。
債権管理表同様に入力事項はそんなに難しくないですよね？
基本的な事だけだと思います。
「経理」の専門経験者じゃなくても「営業事務」の方でも十分オペレーションできます。
費用科目の部分だけは経理担当者ですが。
実際、僕のお客様会社さんは営業事務の方が担当しています。
冒頭にも申し上げたように、
請求書を適時に取り寄せ、到着後、スピーディーに債務管理表への情報入力を行なえば、
この表に支払予定額が日にち別に、しかも「支払方法別に」自動集計され、
日々の「通帳記帳⇒支払引当て」を行なっておけば、
支払を行うまでは「支払日」が空欄になっているので、
常に最新の「支払予定情報」が明らかになる
が出力されるようになります。
しかも、これ、Excel(計算式＜SUMIFの応用編＞やピボットテーブル)で出来るのです。
「15分」の秘密はこれだったのです。
いかがでしょうか？
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