体調不良でしばらく休んでいる上司のデスクを整理整頓してみた。
多数の書類がありパッと見た時には管理職は大変だなぁと他人事のように眺めていたけど、その整理整頓でその考えはガラリと変わった。
長く会社にいればどれが重要でどれがどうでもいい書類かはすぐに判別がつく。
自分の身の回りの片付けでもまず３つに分けている
①重要②必要と思われる③不要
③不要に分けられたものは処分する
①重要に分けられたものは取っておく
②必要と思われるに分けられたものは調べれば手に入る物は処分する
こうして選別された物をどう配置するか？を考えている。
上司の机は一年前の書類もあったが、申し訳ないがどう甘く見ても３ヶ月以上経過した書類は不要だと思い全て捨てた。
ある会社の書類管理は3日手をつけない書類は捨てろというのを聞いた事がある。多少大袈裟かもしれないが、自分だけが携わる仕事はこれを守れていると思うが他人が絡むと他人のペースもあるから2週間という縛りを自分で設定している。
ビジネスにおいてお客さんがいくら忙しくても2週間連絡がなければそれはビジネスとして成り立たないと思っている。依頼するお客さんに最大限譲歩しても2週間が限界だ。こっちは本気で受けているのだからそっちもある程度礼儀を持って依頼して欲しい。それのリミットが2週間だと思う。それを怠ると仕事は溜まる一方で本気度の高いお客さんに迷惑がかかる。だから自分のデスクには書類は停滞しない。
上司のデスクを整理して「この人は信頼してはいけないな」と思った。会社は縦社会で下から上へどんどん書類が上がっていく。今までも上がって行く書類がなぜか戻ってきたりしていた。ただあのデスクを理解してしまうと重要な書類が埋もれる可能性があるから部下としては心配だ。
会社というのはなんか変な所で厳しくて、重要な所が甘い。俺から見ると社会人としての初歩的な部分が欠けているようにしか見えない。
仕事のやり方を変えると言っていたがやり方を変えるよりデスクを整理しただけで仕事が勝手に変わると思うけど、、。
自分が同じ立場になったらまず店舗の書類という書類を徹底的に破棄する。そして全ての書類のファイるの見出しに決まっている保管期限◯年と記載する。閉じる時に期限を過ぎた書類は捨てられるようになる。多分かなりスッキリすると思う。
そういう工夫を日常的にやらないから効率が悪い。仕事が増える。
面倒な事を後回しにしない。面倒な事にぶち当たったらまずそれを処理する。それにより余計な気を使わないし以後がスムーズに回る。
自論だけどデスクや身の回りがキレイな人を育てたいと思う。書類の山は甘えの山。
山の一番下の書類は間違いなく相当古い物です。