マンションフロントの一か月〜１年　勤務編3

今回はマンションフロントの一か月〜１年通で見た時の勤務状況などお話しします。

マンションフロントとして一か月単位で勤務内容を考えると、予定の話は避けて通れません。

まず私の場合ですが、このブログの投稿しているタイミングが2月下旬ですので、キリよく3月1日から仕事のスケジュールを組み立てようと思った場合に、3月の土日祝日が何日埋まってしまうのか。これは理事会開催回数で決まるものですから、大まかな予定は2月より以前に既に判明しています。（私の場合は理事会開催回数などを考慮すると年間で45日程度の土日が出勤になります。）

なぜなら各マンションには企業と同じように決算業務があります。そして決算月はやはり3月が多めです。私の場合担当している12棟の内、6棟が3月決算です。

そうなりますと、普通の株式会社のようにその3月決算の６棟は、決算で締めた期の報告をしなければなりません。

普通の株式会社であれば会社の取締役等の経営陣が株主に対して、当期の営業成績や次期の展望などを報告します。

マンションの場合ですと、これが管理組合と呼ばれる住民の代表集団が、マンションの区分所有権を持っているオーナーたちに、当期の収支や取り組んだ事業内容を報告し、来期の収支予算と事業計画を報告します。フロントの仕事は管理組合がオーナー達に報告をする会（総会）で、必要な議案書を作成して、ほとんどの場合は進行役も務め、総会終了後には議事録も作成します。管理組合がやる仕事を代行するイメージです。

そして、3月の決算であれば概ね5月か遅くても6月には総会を開いて、閉めた期の報告、総会を開催しなければなりません。

逆算していきますと、前年の同じような時期にももちろん総会はやっていて、そこで事業計画等が立てられます。

そうしますと、その事業内容等を考えると、年間に何回の理事会が適切かみえてきます。

大規模修繕工事の打ち合わせ真っ只中のような状況では月に1回レベルまで増えますし、たいした案件がなく、管理組合のメンバーにやる気がなければ年間で1回か2回で十分という事もあります。

そうやってこれから開催を予定している総会からの逆算と、前回の総会で決められた事業計画次第で全ての担当マンションで大体の理事会開催のスケジュールなども見えてきます。

さて、翻って月の予定と言うことで考えると、このように総会を基点として考えると、イレギュラー等が多少あっても2月の段階で3月の理事会予定が入るような事はめったにありません。

3月の予定であれば、遅くとも12月くらいには私は予定が判明しています。

そこでポイントなのが理事会のスケジュール調整です。

これははっきり言いますが、理事会終了後に、即次の開催予定日は決めてしまった方が良いです。なぜなら次の理事会の日程を決めておかないと理事会に参加している管理組合の役員全員に次の予定を連絡して聞き出しスケジュール調整する、、、なんていうバカらしい仕事が待ち受けるからです。

なので、３月開催の理事会であれば、その理事会のマンションが決算月がいつで、概ね総会までに何回理事会が必要かは想定してスケジュールを決めていく流れです。

その際に自分が絶対に休みたい土日などは空けて、管理組合の方々と調整するのは全く問題ありません。それが私用に基づく、例えば子供のイベントごとであるとかそう言う理由だったとしても８割方のマンションは予定を融通してくれることは多いです。

概ねこのような流れになります。