今回の更新は実際の業務についてお話しします。
１日の流れ、１週間の流れ、１か月の流れという感じでご紹介します。
【１日の流れ】
9時出社から最初の10時30分から11時くらいまでは、、、
・グループ内メンバーの当日スケジュール確認
・経費精算
・朝イチで管理人さんにお願いしたい業務を連絡
・前日までに溜まっているメール返信
・勤務時間外の緊急対応チェック
・管理組合への請求書処理
大体こんな感じです。午前中の昼休憩までの残った1時間そこそこの時間は、、、
・連絡が必要な業者へ連絡（見積依頼など）
・顧客からの連絡対応
・議事録、レジメなどの作成
ここでポイントとなるのは顧客からの連絡対応です。
朝イチで連絡を要求されていない限り、可能な限り事務処理を終わらせてから連絡します。
顧客との連絡が一番時間を浪費かつ、自分の仕事が中々進まず溜まっていくケースが多いです。
さらに時間を浪費するだけでなく、個人差はあるでしょうけど心身ともに消耗して中々次の仕事に切り替えが上手くいかなかったり、自分のパフォーマンスが下がって事務作業も集中できなくなったりします。
なので、必要な仕事をあらかためどを付けてから連絡が鉄則。しかも昼に近い時間であれば、万が一10分を超える長時間の通話になってしまってもお昼の時間を理由に結論ありきで締めに入れます。
もちろん毎回そう上手くはいきませんが、この仕事の最大のコツは顧客（管理組合・区分所有者・居住者）からの電話を角が立たないよう、なるべく取らないようにする。これに尽きると思います。
顧客からの電話というのはクレームに限らず、時間と労力を要する割に仕事が進まないことが多いです。
午後は昼休憩を1時間とったあと、、、
・担当物件の巡回（移動時間含めて２〜3時間）
・議事録、レジュメ、議案書などの作成（理事会、総会準備）
・議事録等を作成するために必要な資料収集（業者のプレゼン資料や見積など）
・顧客からの電話対応（なるべく取らない。そしてメールで促す）
大体こんな感じです。
午後もやはり顧客からの電話対応は貴重な時間と労力を取られてしまうので、なるべく早くに終わらせるようにしていきます。この際も電車に乗り込む前に、電車に乗る口実で数分で話に決着をつけるなど、また社内にいても、アポイントの時間が来てしまったので、など色々と電話を切ることに対して止むを得ない事情をでっち上げて、結論を決めて、決まらないならメールなどを利用するように促しながら対応していきます。
また会社として顧客からの電話による一次対応がコールセンター等になっているところは業務の進み方は順調になるのではないでしょうか。
弊社は定時以降は緊急センターでの対応になるため、定時の17時30分になったら電話は一切取りません。おそらく同業ではそういう形式多いと思います。
１日の流れとしては以上になります。
ここでもしサボるとしたら、週半ばである程度午前中の作業がゆるやかになっているタイミングで午前中に2時間くらい物件巡回しつつ10時くらいに速攻で終わらせて昼休憩の時間と合わせて3時間程度サボる。
もしくは議事録等の作業がない午後など、物件巡回で14時くらいに物件に向かい、やはり速攻で物件巡回を終わらせてそのまま直帰する等になります。ぶっちゃけ、サボる方法はいくらでもあります。
ポイントは議事録等の書類作成を溜めないことです。それには無駄な時間を極力使わないこと。無駄な時間とはすなわち、顧客からの電話対応の時間がほぼ全てと言っても過言ではありません。
中には漏水等の緊急性の高い、きちんと対応しないといけない案件ももちろんありますが、本当にどうでも良いような内容であったり、そもそもマンション管理契約とは全く関係ない電話をしてくる顧客はいるので、この対応をまずしないようにしていきつつ、自分の仕事はきっちりこなしていく。言うのは簡単なのですが、つまるところマンションフロント業で自分が潰れずにやっていくためには、ストレスの発生源のほぼ全てと言っていい、対応の必要がない顧客からの電話を角が立たないよう、上手くなくす、いなしていき、仕事を終わらせる事につきます。
それではまた。