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＜提供：ウレぴあ総研＞
…… メールや電話は、とても便利ですが相手の顔が見えないだけに特に注意が必要なツールでもあります。
逆に言えば、ここでしっかりと相手に好印象を与えれば、「しっかりした気遣いができる人」「仕事ができる人」という評価につながり、より人間関係がうまくいくこと間違いナシというわけです。
では、具体的なテクニックを10個、見ていきましょう。
1.着信があったら表示の名前を見て名前を言いながら出て
携帯で電話を受ける場合、登録されている人であれば名前が表示されますよね。
そこで、「◯◯さん、こんにちは」と相手の名前を言いながら出てみましょう。名前を呼ばれるのは誰でも嬉しいもの。さらに、先方も名乗ったり「◯◯さんの携帯でしょうか？」と確認する手間が省けます。
少しカジュアルなやりとりになるので、目上の人には不向きです。
2.姿勢を正して笑顔で声を出して
電話というのは相手に顔が見えません。なので、声がそのまま表情になります。
声に意識を集中して、少し大げさなくらいにリアクションし、地声より少し高めの声でやりとりしてみましょう。ながら電話も集中していないことが相手にバレてしまうので厳禁です。
相手には見えていないですが、姿勢をシャキッと正して笑顔で会話を心がけると、美人声になりますよ。
3.ガチャ切りは厳禁！ひと呼吸置いて
…… 話が終わったら、切る前にひと呼吸置きましょう。携帯ではガチャっという音はしないものの、同様にするほうがいいでしょう。
電話を切る前に、忘れてほしくないことは再度伝え、最後に「夜分に失礼しました」「それでは失礼いたします」などの締めの言葉を添えるとよりきちんとした印象です。
4.メールを送るときは、冒頭に前回の話題を入れて
人は誰でも、自分のことをささいなことでも覚えてくれている人には好感が持てるもの。
「先日は◯◯の件、どうもありがとうございました。」などと書かれているメールは、自分が受け取っても嬉しいものです。
仕事でもプライベートでも、関係が続いている相手にメールするときは、前回の話題に一言触れてから用件を切り出すとメールに温かみが出ます。
5.返信を急いでいるときは「お手すきのときに」はNG
…… この言葉では、こちらが急いでいるかどうか相手は伝わりません。「ご多忙とは思いますが◯月◯日までにご返信いただけますか」「お願いばかりで恐縮ですが、お返事お待ちしております」など、角が立たないような言い回しできちんと返信が欲しい旨を伝えましょう。
6.長期休暇はひと月前から署名欄に入れて
夏休みなどの長期休暇の予定があるときは、早めに相手に知らせておくと前もって心づもりしておいてもらえます。……
メールの署名欄の上に、「※勝手ながら◯月◯日～◯日は休暇のため不在に致します」などとお知らせを入れておけば、さりげなくアピールできます。
休暇前に、「この期間の連絡はこちらにお願いします。」など、社内の代わりの人をメールで紹介しておくとより親切です。
7.メールの前置きは簡潔に
先程、冒頭で前回の話題に触れると親密度が増すというテクニックもありましたが、基本的に冒頭の前置きや挨拶がダラダラ長いと要点がぼやけ、相手の読む気も失せます。
本当に伝えたい内容にきちんと目がいくよう、「先日はどうもありがとうございました。」という一言とともに、プラスアルファでその時の感想を付け加える、という程度がベターかもしれませんね。
前置きはなるべく簡潔にしてさらっと本題に入るのも、相手と気持ちよく仕事をするための気遣いのひとつです。
8.メール内容が複雑なときは電話でも説明して
伝えたい内容が複雑で難しいときは、まずメールでわかりやすく整理をしたあと、電話でも説明するとより親切。……
思い違いも防げて、のちのちのトラブルになりにくいです。
この際、メールを送信する前に、”第三の目”を持って、「本当にこの内容で相手に伝わるか？」ということをチェックしたり、場合によっては他の人に内容を確認してもらう、という作業をすると、電話で説明する際にもわかりやすく伝えることができるでしょう。
9.メールは適度に改行＆行間をあけて
…… 1行あたりの文字数は25～35文字くらいが読みやすいので、適度に改行を入れましょう。3～5行続いたら1行あけるようにすると、さらに読みやすくなります。
10.簡潔に伝えたい用件は箇条書きに
相手に必要事項などを伝える時にもちょっとしたテクニックがあります。
文章にして伝えてしまうと、読み手が要点を取りこぼしてしまう可能性がある場合は箇条書きで伝えるのが◎！
日時や待ち合わせ場所などの情報や、簡潔に伝えたい用件は箇条書きにしてみましょう。整理されて読みやすい印象を与えます。
相手もよろこぶ 私もうれしい オトナ女子の気くばり帳 (SANCTUARY BOOKS)/サンクチュアリ出版
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↑ には、この他にも日常のシーンでのさまざまなさりげない気くばりが紹介されています。……
ワーママだけではないですね。
誰しも気遣いたいビジネスの1シーン。
ABCDの法則ってありますよね。
当たり前のことを
ばかにしないで
ちゃんとやる
それができる人
結局、そういうことなのでしょう。
人間関係を円滑にするのも、ちょっしたこと。
私は至らないことが多いので、気をつけたいと思います。
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