個人で講座やセミナーを開催したり、サービスを提供する場合、お申込みいただいてから開催日までの間に「キャンセル」が発生する場合がありますね。
やむを得ない理由でキャンセルになる場合もあれば、一応申し込んでおいて、「ま、キャンセルしてもいいや・・・」という気持ちで申し込んでくる方も中にもいらっしゃるのが事実です。
やむを得ない理由とは？というのもひとによって解釈がそれぞれ。
ま、キャンセルしてもいいや、というお客様を引き寄せないという工夫も必要。
そして、キャンセルされそうなシーンでも「振替対応（日程、場所、動画配信など）」でキャンセルされずにサービスを提要する環境をあらかじめ考えて整えておくことも必要です。
キャンセルになった時にお互いに嫌な気持ちにならないためにも、あらかじめ、キャンセルポリシーをキッチリと整備しておくことで、サービス提供者と、お客様が、心地いい対等な立場を保つことが大事です。
ひとつ、気を付けておくことは、「キャンセルポリシー」はお客様と心地よい取引をするためのもの。
自分のサービスや売上を守るために一方的なルールを押し付けるものではありません。
提供しているサービスによって、キャンセル時の対応方法は異なると思いますが、サービス提供者・お客様ともに合意できる内容の物を作りましょう。
また、キャンセルといっても、「振替対応」することが可能なものもあるので、その旨をお客様に伝わるようにしておけばキャンセルリスクを減らすことができますね。振替対応で本来提供するべきサービス・商品が十分に提供できると判断できる場合には、振替を活用することをお勧めします。
こちらに、キャンセルポリシーのサンプルを置いておきますので、コピーして、必要なところはご自身のサービスに書き換えたりして、ご自由にお使い下さい。
キャンセルポリシーは、講座やセミナー、サービスの詳細ページには概要を書いておいて、詳しくはこちらという感じで、正式なキャンセルポリシーのページへリンクを貼っておくといいですよ。
キャンセルポリシーのサンプル
＜キャンセルの連絡＞
お申し込み後に、天候不順・転勤等、やむを得ない事由によりキャンセルをされる場合は、●●●までメールにてご連絡ください。（●●主宰：***@***************）。基本、▲▲による振替でサービス・講座の提供をさせていただいておりますが、それでもキャンセルご希望の場合は、以下のとおりの対応とさせていただきます。
＜キャンセル料＞
いかなる理由があった場合にも、以下のキャンセル規定が適用されます。
返金の際は定めたキャンセル料と振込手数料を除いた金額での返金とさせていただきます。
なお、複数日のセミナー/講座は、開催初日をもって「開催日」とさせていただきます。
・講座開催10日前まで・・・振込手数料、ペイパルの場合は手数料●●●円を差し引き全額
・講座開催3〜10日前・・・講座代金の10％
・講座開催２日前・・・50％
・講座前、当日・・・100％
※ご連絡無く未入金の場合も上記規定のキャンセル料がかかり、お振込み頂きますのでキャンセルをされる場合はお早めにご連絡ください。
＜天候不良、災害などの場合＞
台風当の天候不良、災害などにより危険が予測される場合、公共の交通がストップした場合、また講師が会場に到着できず、セミナー・講座等が開催されず、サービスの提供が不履行となった場合は全額返金いたします。
※なお、●●から開催の中止または変更のご連絡を行わない限り、天候（台風・降雪なども含む）などの事由によりるものの場合には▲▲の方法で振替するものとし、それでも、客様側の判断でキャンセルされる場合は、キャンセル料の対象とさせていただきます。
＜払い戻し方法について＞
●●からの払戻は、お客様のご指定口座/Ｐａｙｐａｌにお振り込み致します。●●へご指定口座/Ｐａｙｐａｌをメールにてご連絡ください。なお、お振込みはご連絡をいただいた月の翌月末払とさせていただきます。
なお、主催者である●●都合による開催中止や日時の変更の場合を除き、お客様のご都合によるご返金のお振込手数料は、お客様のご負担とさせていただきます。