先日、電子メールについて話しました。そのつづきです。
メール術は、僕の師匠の流儀を参考にしている。師匠は、僕がアメリカ系のある電子機器メーカーＥ社に勤務時の上司。40歳で職務等級が日本の社長相当になった人で、仕事バリバリのタイプ。
彼のメールの流儀はこう。
１．メールで日本人社員同士でありがとう。は無駄。働くのはあたりまえ。
２．メールは物事を進めてから回答する。「確認して回答します。」は無意味。
３．依頼したメールの返事の納期を管理しない。
当時僕は、世界一厳しいといわれた米国ＧＥ社から転職したところだったが、彼の流儀は、インパクトがあった。「全力で働いて仕事をすすめる」のが彼のやり方。
実際、彼は、誰よりもよく働いていた。仕事も早く、仕事量も多い。僕が、夜中に自宅からアメリカへメールする時、彼宛のメールも一緒に送ると、真夜中午前1時でも、即座に返事が返ってくる。
さてここで、先に挙げた流儀を解釈してみよう。
１．メールでのありがとうについて。
たぶん「仕事を進めるメールが来た。と思ったら、お礼だけ？」は、無駄と考えるのだろう。
おつかれさま。が好きな日本人がいるが、、、
これもメールで打たないでいいと考える外資系社員もいる。メールは仕事を進める連絡文書であり記録でもある。たくさん処理するには、無駄を省く。という考え方なんだろうな。
とは言え、殺伐としているわけでもなく、師匠は、１時間に１回は、事務所内を歩いて、いろんな人に気さくに声をかけて、盛り上げていた。ムードメーカーでもある。
２．メールは物事を進めてから回答するについて。
一般的に、メールは１日以内に返すというルールがあるそうだ。だから、僕は、１日をめどに、物事を進めてから、回答するようにしている。
また、期限が明確でなかったり、優先度が低いと思うメールは、１週間以内を目処にしている。メール頻度を減らすと、相手や自分の時間を節約できる。もっと創造的な仕事へ時間を使える。
３．依頼したメールの返事の納期を管理しないについて。
依頼したメールは予定通り返事して欲しいと思うかもしれないが、メールの返事の納期管理をまず忘れてみる。
自分の業務の納期管理に集中。優先度も自分で決める。すると、調子よく重要な仕事をできる。他の人に影響されず、自分の仕事さえしっかりしていると、大きな問題は起きないことに気づける。
こんな例もある。同じくＥ社の製品サポートの女性は、技術質問に答えるのが仕事だった。彼女は、毎週末に、この件解決済み？のメールをくれていた。
毎週末に、仕事が進んでいるか確認する。素晴らしいやり方だ。僕は、彼女ほどしっかりできないが、重要事項については、1週間単位で確認をしている。
他には、外国人によくある例だが、第一回目の回答後、掘り下げた質問をすると返事が返って来ない。一回答えて完了のつもりなのか、答えるのに手間がかかるから、思わず放っておくのか。
この技を、僕もちょくちょく使っている。たぶん、重要じゃないと思われるメールは放って置くことが多い。時がたつと、相手も、不要になっていくことが結構多い。
本当に必要な事項なら、相手も督促してくる。ちなみに、聞けたら聞きたい的な問合せは、行動をかりたてず、まず放って置く。そんな質問は、時が経てば、相手が忘れる。
以上、手抜きの技みたいに伝わったかもしれないが、一番伝えたいことは、「メールに振り回されず、自分の仕事をしっかりやろうね。」と言うこと。
よかったら、参考にして、自分の流儀をあみだしてくださいね。
ちなみに、今の自分は、そこから展開して、「勤務先の業務に振り回されず、自分の人生をしっかり生きようね。」ということを実践しようとしている。
例えば、こんな活動を始めてる。
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