メモの取り方

　こんにちは。前回、議事録の取り方を少し解説しました。

今回は、メモの取り方をまとめます。

メモは、

　・会議用

　・調査用

　・ToDoリスト用

　・発想用

といった使い分けがあります。

　具体的には、メモの種類で記載する項目が異なります。

メモを取るための下準備も変わってきます。

　会議用には、発言者。

　調査用には出典。

　ToDoリスト用、発想用には、ポストイットなど道具が違います。

　ちなみに、コンサル時代は、ポストイットを多用していました。

ロジックツリーを考えたり、会議でのアイデア出しなどで使います。

　会議用メモ

　会議用メモは、議論の流れを正確に残すのが目的です。

発言者、発言内容、不明点が記載できれば良いです。

前回のフラッシュレポートも基本的にこの方針で作ります。

　会議は、話がぐるぐる回ることもあるので、1つの発言に対して、

次の発言があると、少し余白を置いておくのが良いです。

　あるいは、余白はなくても、関連した発言になると、

最初の発言の終わりの矢印をつけて、関連した発言と、

紐付けをします。

　事前に発言の番号をつけて、それぞれの準備したりする人と、

関連がでて初めて番号を振るやり方があります。

私は、関連したらその時に、番号振る派です。

　議論の話題をまとめて、経緯を辿れるため、後で役に立ちます。

　議事が進むと、矢印をつける発言が、同一人物で、

最初と内容が変わることがあります。他の参加者に

影響を受けて意見を変えた場合です。

ここを掘り下げると、意見が変わった理由が明確になります。

　後で意見が戻ることもあるため、この理由を確認しておくのは大事です。

流されやすい人は、結構います。

発言力の強い人に従うだけのヒラメ社員も結構します。

発言力の強い人が欠席した場合、意見が戻ることがありますので、

先ほどの意見を変えた理由を再確認して、それでも変更するのか？

矛盾していませんか？と迫ります。

確認することで、出席者の印象に残ります。

　テクニックとして、発言者は、A、B、Cとか、

勝手に設定して最後に具体名にします。以前は、手書きでメモしていたので、

議事メモの最初に、A：XXさん、B：YYさんといった凡例をつけます。

いちいち、メモに書ききれないためです。

具体的には、

　A：来年度の販売目標値について、説明。根拠は・・・

　　→①

　B：目標数字の根拠が曖昧で、本当に売れるのか？・・・

　C‘：根拠の補足として、最近世の中でキャッシュレス決済が徐々に増えてきて・・・　①

　B：それが、うちのサービスとどう関係するのか？

といった感じです。

　一旦結論的に会議が進んでも、ちゃぶ台返しの人は必ず出ます。

　ちゃぶ台返しの人は、権力があると見せつけたいか、議論に出席しても

聞いていないかのどちらかです。

　慌てないようにしてください。

　先に確認した根拠と、会議のゴールに戻りましょう。

　会議メモは、後から見直すといっぱい書いているところがあると、

眠気が来ていたとわかります。眠いとメモが多くなります。

ねちゃダメだ。でも眠い。メモを書こう。

こういう時の文字は、何を書いてるのかわからない。

よくあることです。

　議事メモの作成過程で、宿題事項や決定事項があると、

3色ボールペンや蛍光ペンでマークします。

後で、議事録作成時に抜き出しやすくなります。

　私は、決定事項を赤ボールペンで、まるで囲み、

宿題は、ピンクの蛍光ペンで下線を引きます。

　課題の方を目出させないと、やらないことが多いので。

　以前は、3色ボールペンで、色分けしながらメモを取っていました。

ただ、どうしても黒→赤→緑の順でインクがなくなり、会議中に書けなくなって、

全面赤文字の議事録となることもありました。なので、やめました。

最近は、ボールペンは、黒1本、赤1本、蛍光ペンを持つようにしています。

インクが無くなりそうな時は、事前に換えを用意します。

3色ボールペンも以前は、換えを持っていましたが、ペン自体が太いので

やめてしまいました。それに、残った色を使う際に、持ち替えているなら

別にボールペンを用意しても同じです。

　替え芯まで、考えなかったですが、今なら替え芯を使って3色ボールペンを

継続しても良かったかな？とも思います。

長くなったので、次回は調査用メモから解説します。