仕事がサクサク進むタスク管理のポイント
みなさん、仕事やプライベートでタスク管理はしているかと思います。
でもなかなかうまくいかない！
などという声もよく聞きます。
今日はタスク管理のポイントを３つお話します
メモとタスク管理は違う！
まず理解していただきたいのは
メモとタスクは違う！！
ということです。
よく、上司に言われたことなどをメモにとって、そして、上司から
『あれどうなった？』
と聞かれて、『あっ！忘れてた！』というようなことをよく聞きます。
これはなぜ起こるのか？
それは、メモに取っただけで、そのあと、タスクに落としていないからです。
メモに取っただけで完了してしまっているんです。
これではいつまでたっても仕事は進みません。
ですので、まず上司に言われたことをメモに取る。
そして、その言われたことの中から何か実行しなければならないタスクが
あるのであれば、必ずTo Doリストを使ってタスクに落としましょう！
To Doリストには書いてあるけど、管理ができていない
ToDoリストアプリや、ToDoリストを手書きで作成している方も多いと思います。
これを作成しただけでも、意識していなければやり忘れてしまいます。
書いただけでは管理にはなりません。
まずToDoリストをいつのタイミングで見るのか？
私は
①寝る前に見る
これによって明日のスケジュールと照らし合わせて、ToDoリストに記載してあるタスクを
どの時間で作業できるのか把握し、スケジュール帳に落とし込みます。
②朝起きてから
ToDoリストを確認して、漏れがないかスケジュール帳と照らし合わせて確認作業をします。
一晩明けると、『あっ！こっちを先にしたほうがいいな！』ともっと効率的にできるようなスケジューリングを
思いついたりすることも多々あります。
③手が空いた時
予定していたタスクが完了し、手が空いた時に、今から何をしよう？と悩むのではなく
すぐにToDoリストで確認をします。
これにより、ムダな時間を省けます。
優先順位がわかっていない
しっかりリストを見返した時に、優先順位っも常に考えるようにしましょう。
期日が迫っているものから完了させていくのは当たり前なのですが
しっかりタスク管理できている方は期日より大幅に早く完了するケースもあります。
そのようにゆとりがでてきたら、しっかり時間をかけて考えたいタスクを毎日少しずつ取り組むことで
すべての仕事に対してやっつけ仕事ではなく、しっかり上司から評価されるような仕事ができるようになります。
上記は私がスマホで使っているToDoリストです。
今日やらなければならないものに色をつけ、それをスケジュール帳に落とし込んでいます。
今はいろいろなアプリがあるので、自分に合うものを選んでみてくださいね。
まとめ
仕事で成果がでるタスク管理とは単にサクサク仕事をこなすことが目的ではなく
しっかり自分の時間管理をして、より精度の高い仕事ができるためのゆとりを
持つということもとても大切です。
ぜひ、しっかりタスク管理をして、仕事で成果が出せるようにしていってくださいね