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過去何度か、メールのルールについて書いてみましたが、新社会人になった
あなたのために、改めてメールのルールを書いてみます。
今回は、「メールの返信はできるだけ早くする」です。
メールの返信のポイントは、「相手の身になって考える」です。
メールの返信は、基本的に2時間以内にするようにしましょう。
なぜか？例えばあなたが半日経っても返信しなかったら、相手はどう思う
でしょうか。「まだ読んでくれてないのかなあ、急いでるんだけど返事が
ないので、催促メールを送ろうかな」と、相手は思います。
相手が気の短いお客様だったら、あるいは怒りのメールを送ってきたり、
電話をしてくるかもしれません。
内容にもよりますが、相手が早い返事を待っていそうなメールであれば、
「さっさと即レス」これが鉄則です。
上司に相談しないといけないような案件や、海外とのやりとりが必要で時間が
かかるというような場合には、それ相当の返信をできれば1時間以内にして
おけばいいのです。
そうすれば、相手も自分のメールを読んでくれたんだ、と少しくらい時間が
かかってもメールを待ってくれます。
ただ、1つ例外があります。
重要な案件で、でも半日もあれば返信できるようなことでも、あえて翌日
あるいは2日後に返信する、という場合もあります。
それはどういう場合かと言うと「相手に軽く見られない」ようにすると
いうことです。何でもかんでも早く返信すると、相手は「重要なことでも、
いつでも早く返事をくれるんだ」と勝手に思いこむようになります。
あえて、返事を遅くすることで、「軽い相手だ」と思われないようにする、
そういう技も時には必要です。
私も、あえて相手を焦らすために、時間を置いて返信することもあります。
まぁ、新社会人のあなたはそいういうケースはまだ、あまりないと
思いますので、さっさと返信し「仕事の早いやつだ」と思わせることが
一番重要です。
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