管理会社の変更の手順
管理会社の変更には検討から新管理会社に移行するまでに1年程度の期間を要するのが通例で、区分所有者の合意形成にも時間がかかります。
先ず、現在の管理会社に対して問題点の解決を求め、その管理会社では解決が困難であれば管理会社の変更を検討することになります。
その際の、主な留意点をあげてみました。
1､ 見直しの目的を明確にする。
現状の把握
◆管理会社に委託している業務状況の確認
◆建物設備等の点検、検査、メンテナンス実施状況
◆各業務報告の有無と内容
◆管理組合運営状況
◆管理組合の収支状況
◆設計図書の保管状況
2､ 管理組合員同士の合意形成を得る。
◆管理会社との業務契約を見直す場合、管理会社を変更する場合は区分所有者間の意思疎通が重大なカギになります。
3､ 問題点の抽出、原因の分析、あるべき姿の確認
◆問題点を現在の管理会社への改善要望で解決できる方法を検討
◆管理会社変更も同時に検討（管理会社変更によって問題が解決できるかどうかを検討）
◆現在の管理会社を変更する場合、中途で解約手続きするときは、損害賠償の定めについての有無を確認する
4､ 合い見積もりは同一の仕様書で行う。
◆業務の科目分類は次のようになります。
イ、 事務管理業務
ロ、 管理員業務
ハ、 清掃業務
ニ、 設備管理業務
5､ 管理会社の選考は透明性を重視する。
管理会社変更のポイント
１、 「管理会社が何もやってくれない」
よく耳にしますのは「管理会社が何もやってくれない」という言葉です。
委託内容を熟知していない人はこの言葉を連発します。むしろ何でもやる
管理会社は要注意です。後で思わぬ費用が発生したり、専有部分を親切心で補修してくれたのはいいのですが、素人仕事の結果、これも又後で、大きな代償を払わせられることになったりした例もあります。
区分所有者がお茶をすすっていれば「管理会社が何でもやってくれる」と思っていたら大きな過ちを犯すことになることでしょう。
先ずは委託業務契約書をよく読みその内容を理解することです。
契約の内容に従い管理業務を実行するのが管理会社の責務なのです。
２、「管理委託業務契約書の内容をチェック」
管理委託契約書の書面で内容を確認しましょう。契約内容と実際に行われている業務が一致しているかをチェックします。契約書の仕様と実際の業務が一致しない場合は管理会社に具体的内容を指摘して実施してもらうようにしましょう。
契約の更新にあったては国交省公表の標準管理委託契約書の書式と比較し、それぞれのマンションに合った契約の内容を付加した更新を検討しましょう。
３、「管理会社を変更する」
管理の現状と改善すべき問題点を管理会社と協議しても問題の解決が困難と判断した場合はいよいよ管理会社の変更を検討することになります。
理事会ではマンション管理の運営について鋭意検討専心努力してきたとしても他の区分所有者との合意が即座に得られるものではありません。管理会社の変更は総会の承認が必要となりますので、総会において決議されるかどうかがポイントになります。
その意味では組合員との合意形成（根回し）が不可欠となります。広報などで理事会の考え方を周知させることが肝要でしょう。
こんな時管理会社を変更しましょう。
管理業者との契約
① 管理会社が業者登録をしていない。
② 定額管理委託費用の科目明細が記載されてない。
③ 契約が自動更新のままに継続されている。
④ 重要事項の説明がされていないか、若しくはされていても管理業務主任者が説明を行っていない。
理事会総会支援
① 管理会社が理事会・総会に出席していない。
② 定期総会の招集手続きが期日通り行われていない。定期総会が決算月を２か月以上超えても開催されない。
③ 管理費等の滞納状況の報告がない。
④ マンション管理に関する法令などの情報が適時に提供されていない。
フロント業務
① 担当者が管理組合員の意向を組まず、管理会社の利益追求に終始している。
② 担当者の対応が未熟、連絡が取れない。
③ 担当者がマンションを巡回にこない。
④ 設備点検や工事の日程の連絡が遅いか又は、連絡がない。