働く女性のためのライフ・ファシリテーター
Mami Grace（マミ グレイス）です。
ブログにお越しいただき、
ありがとうございます。
公務員の皆さまにとって、
年4回開かれる議会は重要な関心事。
議会での答弁は、
慣れないこともあって
どうしても緊張してしまいますが、
議員の先にいる住民皆さんに向かって、
わかりやすく説明させていただける、
機会でもあります。
そんな、
せっかくの機会を活かすには、
事前の準備が必要です。
毎年秋の決算議会は
前年度の決算が議題となりますが、
貴女はどんな準備をされていますか。
たとえば、
議会に提出する議案や資料は、
議会開会の何か月も前から作り始めます。
（「議案」と「議案資料」は、本来、全く別の性格のものですが、
このブログでは、「議会資料」と表現させていただきますね。）
議案資料は
何度も校正を重ねますし、
細かな事務作業になりますから、
事前の校正は部下に任せて、
出来上がってから目を通す、
という管理職も多いようです。
ですが、
資料配付の直前、
数字の誤りに気づき、
青ざめる・・・
ということも、
議会資料あるある、です。
議会では、多くの管理職が、
自分の担当する説明に、
口述書を作って臨みます。
私の知っている自治体では、
議会資料が配付されてからつくりはじめる、
という方が多いようです。
ですが、
私は、
議会資料の最終校正と同時に、
議会で説明する口述書を
つくりはじめることを
おすすめしています。
議会資料、
特に決算数字は、
ストーリィと同じ。
推理小説の一節が変われば、
最後の種明かしが成立しない！
なんてこともあるように、
数字も、
一か所が変われば、
連動して
あちこちの数字が変化していきます。
でも、
そのストーリィの全体を理解していない人が、
単純作業として一部修正をしたとき、
（あってはならないことですが）
連動して変化していく先まで、
直しきれないことがあるのです。
それは、
実際に説明する管理職が、
一番わかっていること。
最終の数字は、
部下任せにせず、
自らチェックすることが大切です。
かと言って、
忙しい管理職のこと。
何から何まで、とはいきません。
ポイントは、
部下とは違う目線でのチェックです。
単なる数字の照合ではなく、
ストーリィでチェックするのが、
管理職流だといえます。
それが、
議会資料の最終校正と同時に、
自分が議会で説明するための
口述書（ストーリィ）を作ることで、
可能になるのです。
議会説明では、
この数字は昨年度とこう違っていて・・・
この増額は、こういう事業をしたので・・・
財源は、国・県・市の割合が〇％で・・・
というふうに、
数字の根拠や背景を含めて説明します。
一見、
無味乾燥に思える数字の
羅列の裏には、
さまざまな理由や出来事があります。
それが数字のもつ
「ストーリィ」
説明を書き進めていくうちに、
あれ？
この数字はどうだったかしら？
何だか合わないのは資料の誤りかな？
こう説明したいけど、そうだったかな？
増額した成果は何％アップ？
これは住民の意見を入れて盛況だったから、
少し説明した方がいいかも・・・
数字を文章化していくうちに、
ストーリィが滞ったり、
うまく着地できなかったり、
あやふやな点にも気づくことができます。
数字のつじつま合わせだけでなく、
説明を裏付ける
様々なデータの必要性や、
議員からの想定質問も
浮かんでくるかもしれません。
せっかくですから、
口述書づくりと同時に、
その準備もしてしまいましょう。
議会資料のチェックと、
口述書の完成と、
必要な手持ち資料のオーダー。
これらを
ごく早い時期にスタートできれば、
何かハプニングが起こっても、
余裕をもって議会を迎えられます。
一粒で三度おいしいでしょう！？
これで、一回目の説明は、
ばっちりです！
次回は、
説明の後の質疑対策について、
ご紹介しますね。