こんばんは！
コミュニティ構築コンサルタントの大岡豊です。
さて、今日は、『イベント直前～前日までの動き』
をお話します(^^)
イベントを開催する上で、切っても切れないもの
なんだと思いますか？？
あなたはもちろん、したことないですよね？
当日キャンセル
いや僕も、したことがないわけではないです正直
でも、自分の中では絶対に当日キャンセルはしないと今は決めており
体調を崩しても行くか
前日に体調悪いんだったら、せめて前日に連絡し
次回は必ず行くこと、その他何か告知などを自主的に手伝ったり、埋め合わせはします
主催をしていると、当日キャンセルは切っても切れないです(笑)
一度、主催している交流会で集客がゼロだったことがあるのですが
その時、実はゼロではなく
前日キャンセルが2人、当日キャンセルが3人出ました(笑)
5人参加の予定が、急遽ゼロになりました(笑)
参加費を当日支払いにしている分、当日キャンセルは出やすい・・・
でも、参加者側にしかなったことがない人に、主催の苦労、ドタキャンの辛さ、された時の気持ちなど
一生分かりません(笑)
そういう人なんだ、と思うしかないです
ちなみに、体調不良・仕事が入った・クライアント関係がドタキャンの理由トップ３ですね
そういう場合
1回目は、素直に信じます
2回目も、なんとか信じます
3回目は、要注意リスト入り
4回目されたら、一生招待は送りませんし、例え招待なしで参加ボタンを押してきても
後述する参加ありがとう投稿もその方にはしません(笑)
信頼関係の話ですから、申し訳ないですがドタキャンを繰り返す人と関係性を築きたくありません
今では、キャンセルポリシーとしてイベントページには書きましたが
当時はなかったので・・・(笑)
ドタキャンにだいぶ話がそれましたが
要は、どうすればドタキャンを減らせるか？を考えました
直前～前日の動きとは、ドタキャンを防止するための動きだと思って下さい
トライ&エラーの繰り返しです
〈ドタキャン防止策〉
その①
◎イベントページ上でのやり取りを増やす(投稿を増やす)
誰かが、参加ボタンを押してくれたら、すかさず、参加ありがとうございます！の投稿をします
すると、既に参加ボタンを押している人は、新たに参加者が増えたのが分かるし
興味ありにしているだけでも、投稿の通知がいきます
イベントがあることを、常に気付いてもらえるのが
参加ありがとうございます投稿です
その②
◎前日・当日(どちらかでも可)に、リマインド投稿をする
できれば前日に、「明日ですよ！」という投稿をするのが、リマインド投稿
「場所が分からない、ちょっと遅れそう、そういった場合連絡下さいね！」
「明日皆さんに会えるのを楽しみにしてますよ♪」
という投稿で、主催の自分が、ワクワクしてますよ！と伝えるんです
そして、当然
「当日キャンセルは、大人としてやめましょうね♪」
といった文言も入れます(笑)
もちろん、遠まわしにですよ♡
その③
◎支払いを事前振り込みにする
これは、王道ですね
ドタキャンされても、返金不要の場合は来なくてもその人分の利益は確保できます
(返金の条件を決めて、イベントページや申し込みフォームに書いておく必要があります)
ただ、リスクとしては、振り込みに行くのが面倒だからいいや、って参加を見送られる可能性があるということ
当日ふいに予定が空いた時、気軽に参加していいものか悩むところ
どちらかと言うと、かたくするよりゆるい雰囲気でやりたいため
当日ドタ参も大歓迎ということで、僕の主催の交流会は当日現金支払いにしています
※ただ、その他主催でセミナーをする場合、全て事前振り込みにしています
①～③が僕のとっているドタキャン防止策です
①と②のみで、地道な関係性構築の努力もあり
主催の交流会の当日キャンセルは、ほとんどなくなりました
あっても1人とか
嬉しい限りですね(^^)
あなたも、①～③を参考に、ドタキャン防止策を考えてみてください(^^)
こんなのどう？っていう案があれば、アドバイス致しますので
気軽に連絡下さいね(^^)
あ、あと重要なのが
人間ですから、ドタキャンされて気分が落ちるのは当然です
でも、主催する場合
極力平然を装って、ネタにするくらいの気持ちでいて下さいね(笑)
会の雰囲気が最優先です(^^)
では、次の記事もお楽しみに♪
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あとがき
来週あたりから、僕のクライアントさんや、仕事仲間の方が
続々とメルマガを始めます(^^)
またこのブログでもお知らせさせていただきますね(^^)
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