バーチャルオフィスでは、ビジネス等に役立つサービスとして、郵便物の受け取りや転送を提供しています。
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バーチャルオフィスの利用を検討しているが、郵便物の対応が気になる
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バーチャルオフィスのサービスで受け取れない・対応していない郵便物や宅配便が来たらどうなるの？
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各バーチャルオフィスによって郵便物に関するサービスも違いがあるって本当？
本記事では、上記のようなお悩みをお持ちの方に向けて、バーチャルオフィスの郵便物に関する疑問にお答えしました。
郵便物の対応が気になってなかなかサービスを選べない、という方や、不安を感じている方はぜひ参考にしてみてくださいね。
【目次】
- バーチャルオフィスに郵便物が届いたらどうなるの？
- バーチャルオフィスでの簡易書留受取は？できないサービスもある！
- バーチャルオフィスで受け取れない荷物って？
- バーチャルオフィスで郵便物関連サービスを使うメリット
- バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを利用する時の注意点
- 郵便物の受け取りが便利なバーチャルオフィスサービス３選
- バーチャルオフィスを活用して郵便物管理を効率化しよう
- MailMateで郵便物のお悩みを解決
バーチャルオフィスに郵便物が届いたらどうなるの？
バーチャルオフィスに郵便物・宅配物が届くように設定したら、届いた荷物はどうなるの？と疑問をお持ちの方もいるでしょう。
本項目では、バーチャルオフィスに荷物が届いた場合の簡単な流れについて解説します。
こちらで紹介している流れは、各バーチャルオフィスによってことなる可能性もありますので、あくまでも参考の一つとしてお考えくださいね。
バーチャルオフィスに郵便物が届いたあとの流れは、たとえば以下のようなイメージです。
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バーチャルオフィスが郵便物を受け取る
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システム等に反映
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到着通知（サービスによる）
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転送等の対応
さらに詳しい流れの内容については、以下の項目で解説しています。
①バーチャルオフィスが郵便物を受け取る
差出人から郵便物が発送され、契約したバーチャルオフィスに到着します。
バーチャルオフィスの運営会社に郵便物や宅配便が到着すると、各サービスで対応可能な荷物については受け取りがおこなわれます。
一方、バーチャルオフィスで受取できない郵便物等に関しては、サービス側が返還対応をおこなうか、または不在票を受け取り、それを利用者に通知・転送する流れが多いです。利用者は受け取った不在票にて、自宅への再配達手続きなどをする必要があります。
②システム等に反映
バーチャルオフィスに郵便物が届くと、サービスによっては管理用のシステム等への反映がおこなわれます。
利用者がブラウザやアプリの管理画面、マイページなどで郵便物をチェックできるようなサービスでは、システムを通して到着した郵便物の存在を知ることができますね。
郵便物がシステム等に反映された後、利用者がその荷物の対応（転送や破棄等）を指示することができるサービスもあります。
③到着通知（サービスによる）
利用者に荷物の到着通知サービスを提供しているバーチャルオフィスでは、メールやアプリ、SMS、電話などの手段で通知を発信します。
これにより、郵便物がバーチャルオフィスに届いたことを利用者が把握できるため、転送や破棄といった指示もスムーズにできますね。
到着通知は、サービスによっては有料で提供している場合や、そもそも通知をおこなっていないサービスもあります。
「重要書類が届くことがある」という場合は、到着通知を送ってくれるサービスを選択したいですね。
④転送・破棄・直接受け取り等の対応
週1回・月1回などの定期転送をおこなっているバーチャルオフィスでは、決まったタイミングで利用者の設定した住所に郵便物を転送します。
そのほかにも、
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都度転送
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利用者が店舗へ出向き直接郵便物を受け取ることができる
といったサービスもありますよ。
また、郵便物を開封してデータ化することができるサービスや、不要な郵便物については破棄の指示が可能なサービスも存在します。
バーチャルオフィスで郵便物は保管できるの？保管期間は？
バーチャルオフィスが受け取った郵便物を転送しない場合は、基本的にサービス側で保管することになります。
たとえば、転送も破棄もされなかった郵便物は、保管期限まで保管してもらうことも可能です。ただし、保管期間が過ぎると、郵便物が自動で破棄されてしまうこともあります。
保管期間はバーチャルオフィスによって異なりますが、MailMateの場合は、郵便物を最長7年間保管可能です。
その他のサービスでは、2週間、30日間など保管期限はさまざまですので、契約前に確認しておきましょう。
バーチャルオフィスでの簡易書留受取は？できないサービスもある！
バーチャルオフィスを利用するうえで、簡易書留は受け取ってもらえるの？という不安がある方もいるかもしれません。
簡易書留を受け取りできるかどうかは、各バーチャルオフィスで異なります。
簡易書留を受け取りできるサービスは、代理人としてサインをして受け取ってくれますよ。
受け取りできないとしているところは不在票を受け取って、利用者が自分で受け取る形になります。
ただし、郵便局の転送サービスを使いバーチャルオフィスを荷物の受け取り先にしている場合、注意が必要です。
この場合は、簡易書留の受け取りが可能なサービスであっても、郵便物が「転送不要」となっているとバーチャルオフィスに届きません。
バーチャルオフィスで受け取れない荷物って？
バーチャルオフィスで対応可能な郵便物やそうでない荷物は、厳密にはサービスによってことなります。
本項目では、一般的にバーチャルオフィスで受取できない荷物を紹介。
たとえば、以下のような荷物は、バーチャルオフィスの郵便物受取サービスで対応できない可能性が高いため注意が必要です。
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本人確認や本人による受け取りが必要なもの
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本人限定受取郵便など
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現金
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危険物
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郵便禁制品
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犯罪に関係するもの
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生き物 など
また、多くのバーチャルオフィスサービスでは、以下のようなものも受取できないことがあります。
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クール便
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サイズや重さが大きすぎるもの
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個数が多すぎるもの
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代引き
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植物
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着払い など
バーチャルオフィスで郵便物関連サービスを使うメリット
バーチャルオフィスでは郵便物の受け取りや管理・転送といったサービスを提供しています。
しかし、本当にそれらのサービスを利用する必要があるのか？と疑問をお持ちの方もいるかもしれません。
そこで、本項目ではバーチャルオフィスを契約して郵便物関連サービスを使うメリットを紹介します。
たとえば、バーチャルオフィスの郵便物関連サービスを活用すれば、以下のような利点がありますよ。
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出張や外出が多い場合でも郵便物を確認できる
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大量の郵便物の管理もラクに
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プライバシーを保護できる
以下の項目では具体的なメリットの内容を紹介しています。自分のケースに当てはまるかな？という方はぜひ参考にしてみてください。
出張や外出が多い場合でも郵便物を確認できる
バーチャルオフィスを利用すれば、出張や旅行中でも郵便物の受け取りに困ることはありません。
バーチャルオフィスで提供されているスキャンサービスや転送サービスを利用すれば、どこにいても郵便物を簡単に確認できます。
たとえば、旅行中に重要な書類が届いても、バーチャルオフィスのサービスですぐにスキャン等の対応をしてもらえば、内容を素早くチェックすることも可能です。
このように、バーチャルオフィスの郵便物受け取りサービスを利用すれば、自宅に重要書類が届いていないか気にすることなく、安心して外出することができます。
大量の郵便物の管理もラクに
日々届く郵便物の量が多い……という場合は、バーチャルオフィスを利用すると、郵便物の管理がぐっとラクになります。
バーチャルオフィスで郵便物を受け取ってもらえば、自宅やオフィスに書類が溜まることがなくなりスペースも確保できます。郵便物を自分で管理する手間を省けるのもポイントです。
最近では届いた郵便物の情報をオンラインで確認できるバーチャルオフィスも多いため、必要な書類だけ転送してもらうといった効率化もできます。
このように、バーチャルオフィスの郵便物受け取りサービスを活用すれば、郵便物の管理にかかる手間を減らして仕事にもっと集中することができますよ。
プライバシーを保護できる
フリーランスや個人事業主、小規模ビジネスを行っている場合、郵便物の受取先や連絡先として自宅住所を公開することがありますよね。
しかし、自宅住所を公開することで、プライバシーや安全面での不安が生じることも少なくありません。
バーチャルオフィスを利用すれば、書類の送付先としてバーチャルオフィスの住所を公開するだけで済みます。これにより自宅住所を守れるため、プライバシーを確保することができます。
こういった点も、バーチャルオフィスの郵便物受け取りサービスを利用する大きなメリットなのですね。
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを利用する時の注意点
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは便利ですが、一方で以下のような点に注意する必要があります。
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到着から転送までのタイムラグがある
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郵便転送サービスを利用する時に費用がかかることも
これらの注意点を理解しておけば、バーチャルオフィス選びの際に
「転送サービスのみで大丈夫か」
「スキャン等のデータ化ができるサービスが必要か」
などを考慮しながら、自分に適したサービスを選ぶことができますよ。
到着から転送までのタイムラグがある
バーチャルオフィスの郵便物受取サービスを利用するうえで忘れてはならないのが、転送にかかる時間です。
バーチャルオフィスを利用しない場合、郵送物は直接自宅やオフィスに届きます。そのため、差出人から自分に荷物が届くまでの時間は、一般的には数日程度です。
一方、バーチャルオフィスを利用する場合は、以下のような流れになります。
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差出人から荷物が発送される
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バーチャルオフィスに荷物が届く
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バーチャルオフィスから荷物が発送される
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郵送物が自分に届く
このように、間にバーチャルオフィスが入るため、郵送にかかる時間が増えます。さらに、定期配送の場合、郵便物が届くタイミングによってはかなりタイムラグが発生することも考えられるのです。
バーチャルオフィスを使いたいけれどタイムラグは困る。どうすれば？
バーチャルオフィスを使って起業したい、プライバシーを守りたい。
でも郵便物が届くのが遅れるのは困る……。といった人もいるでしょう。
そこで便利なのが、以下のようなサービスです。
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即時転送
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開封スキャン など
すべてのバーチャルオフィスが上記のようなサービスを提供しているわけではありませんが、「普段は定期転送、急ぎのときは即時転送」といった使い方や、「転送を待たずに郵便物をチェックしたいから開封スキャンを依頼！」といった使い方ができるのは便利ですね。
郵便転送サービスを利用するときに費用がかかることも
バーチャルオフィスで郵送物の転送サービスを利用する際に気をつけたいのは、転送費用がかかる可能性があるということです。
基本的に、バーチャルオフィスに届く郵便物は、転送の際に手数料や郵送費の実費が発生します。
無料で転送サービスを提供しているサービスもありますが、その場合は
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月額費用に転送料金が含まれているケース
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条件付きで無料転送をおこなっているケース
がほとんどです。
また、近年郵送費も値上がりを見せ、2024年10月には郵便料金が30年ぶりの大幅値上げとなります。無料サービスの条件も厳しくなってしまうかもしれませんね。
郵便物の受け取りが便利なバーチャルオフィスサービス３選
本項目では、郵便物を受け取るという面でも大変便利なバーチャルオフィスを紹介します。
今回紹介するのは以下の3サービスです。
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GMOオフィスサポート
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ワンストップビジネスセンター
それぞれのサービスの比較表はこちら：
| バーチャルオフィス | MailMate | GMOオフィスサポート | ワンストップビジネスセンター |
|---|---|---|---|
| 特徴 | - 郵便物の開封スキャン - 検索やバックアップが可能 - 管理履歴が残る - 簡易書留も受け取れる東京 |
- 条件付きで転送費用が無料 - 格安プランあり - 頻度に合わせてプランを選べる |
- 全国44拠点 - 起業家応援の割引 - シンプルな3つのプラン |
| 初期費用 | なし | なし | 10,780円 |
| 料金・プラン | 1,500〜28,000円/月 | 660〜2,750円/月 | 5,280〜16,280円/月 |
| 機能・サービス | - 郵便物受け取り・管理 - 郵便転送サービス - 郵便物の到着通知（メール・Slack） - 開封スキャン - 法人登記可能 - 請求書支払い代行 など |
- 郵便物受け取り・管理 - 郵便転送サービス - LINEで郵便物通知 - 郵便物来店受け取り - 法人登記可能（プランによる） - 貸し会議室・コワーキングスペース（福岡・博多オフィス） など |
- 郵便物の受け取り・管理 - 郵便転送サービス - 法人登記可能 - 会議室利用可能 - 電話転送 - FAX転送 など |
| こんな人におすすめ | - 届いた郵便物はすぐにチェックしたい - 転送は定期的でなくてもよい - 書類の検索をラクにしたい |
- 転送費用をかけたくない - リーズナブルなバーチャルオフィスで起業したい - 定期転送を希望する |
- 起業家 - さまざまな場所の会議室を使いたい - 郵便物は週1回の転送でよい |
各サービスの具体的なプラン等は、以下の項目で紹介しています。
MailMate：郵便物をスキャンでデータ化
出典：MailMate
【特徴】
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郵便物の中身を開封スキャン依頼できる
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郵便物の検索やバックアップが可能
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郵便物の管理履歴が残る
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簡易書留も受け取れる
【料金・プラン】
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バーチャルオフィスサービス：
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小規模ビジネス・個人事業主向け：5,500円/月
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中規模企業・スタートアップ向け：9,800円/月
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大企業・多国籍企業・一等地に拠点を置きたい方向け：28,000円/月
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クラウド私書箱サービス：
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個人向け：
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スタンダード：1,500〜1,800円/月
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ファミリー：2,300〜2,800円/月
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シニア：2,800〜3,500円/月
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ビジネス向け：
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ビジネス：9,800〜12,200円/月
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プレミアム：3,800〜4,700円/月
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カスタム：要問い合わせ
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エンタープライズ向け：要問い合わせ
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【機能・サービス】
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郵便物受け取り・管理
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郵便転送サービス
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郵便物の到着通知（メール・Slack）
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開封スキャン
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法人登記可能
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請求書支払い代行 など
【こんな人におすすめ】
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届いた郵便物はすぐにチェックしたい
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転送は定期的でなくてもよい
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書類の検索をラクにしたい
MailMateは、数あるバーチャルオフィス・私書箱サービスの中でも、郵便物のペーパーレスや効率化に適したサービスといえるでしょう。
バーチャルオフィスの課題ともいえる転送までのタイムラグは、MailMateの開封スキャン（依頼から1営業日以内に対応）を活用すれば気になりません。
書類の電子化を進めたい！という場合にも大変おすすめです。
GMOオフィスサポート：条件はあるが郵便物の転送が無料
出典：GMOオフィスサポート
【特徴】
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条件付きで転送費用が無料
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格安プランあり
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転送頻度に合わせてプランを選べる
【料金・プラン】
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転送なしプラン：660円/月
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月1転送プラン：1,650円/月
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隔週転送プラン：2,200円/月
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週1転送プラン：2,750円/月
【機能・サービス】
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郵便物受け取り・管理
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郵便転送サービス
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LINEで郵便物通知
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郵便物来店受け取り
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法人登記可能（プランによる）
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貸し会議室・コワーキングスペース（福岡・博多オフィス） など
【こんな人におすすめ】
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転送費用をかけたくない
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リーズナブルなバーチャルオフィスで起業したい
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定期転送を希望する
GMOオフィスサポートは、転送なし・法人登記なしであれば660円というお値段で利用できる格安バーチャルオフィスです。
郵便物の転送が必要という場合には、転送頻度に合わせたプランを選ぶことができます。
定期転送にかかる郵送費は、150g以内であれば無料です。
ワンストップビジネスセンター：郵送費用込みでリーズナブル
出典：ワンストップビジネスセンター
【特徴】
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全国44拠点の大規模バーチャルオフィス
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起業家応援の割引がある
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シンプルな3つのプラン
【料金・プラン】
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初期費用：10,780円
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エコノミープラン：5,280円/月
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ビジネスプラン：9,790円/月
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プレミアムプラン：16,280円/月
【機能・サービス】
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郵便物の受け取り・管理
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郵便転送サービス
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法人登記可能
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会議室利用可能
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電話転送
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FAX転送 など
【こんな人におすすめ】
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20代以下・女性・シニア・障がい者等の起業家
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さまざま場所の会議室を使いたい
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郵便物は週1回の転送でよい
ワンストップビジネスセンターは、全国各地に拠点を構えるバーチャルオフィスです。
サービス内容は基本的な郵便物関連・電話転送などで、条件にあてはまる起業家は割引で利用できるなどビジネス向き。
全国に会議室があるため、あちこちを飛び回るお仕事の方にもおすすめです。
バーチャルオフィスを活用して郵便物管理を効率化しよう
バーチャルオフィスでは、郵便物を利用者の代わりに受け取って、管理したり転送したりするサービスを提供しています。
バーチャルオフィスが代わりに郵便物を受け取ってくれるのは便利ですね。しかし、転送には数日のタイムラグが発生することもあり、すぐに郵便物を確認することができないのがネックです。
一方で、MailMateなどのバーチャルオフィス・私書箱サービスでは、中身の開封スキャンを依頼することもできます。
重要書類などをいち早く確認したい！という方は、このようなサービスを利用すれば、郵便物をより効率的に管理することができますよ。
MailMateで郵便物のお悩みを解決
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外出が多く郵便物の受け取りに悩んでいるが、転送だとタイムラグが気になる
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ペーパーレスを検討している
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リモートで郵便物をチェック・共有したい
上記のようなお悩みをお持ちの方には、MailMateの私書箱サービスやバーチャルオフィスサービスがおすすめです。
MailMateを活用すれば、郵便物をデータ化して外出先でスムーズに確認したり、リモート勤務でもチーム内で郵便物を共有したりすることができます。
ダッシュボード上でデータとして書類を管理できるため、紙の管理スペースも削減可能です。
郵便物の管理でお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください！