「バーチャルオフィスの郵便物転送サービスって何？」
「バーチャルオフィスの店舗で郵送物を受け取りたい」
「バーチャルオフィスに郵便物が届いたら、その都度知らせてほしい」
この記事は、こんな思いを抱えている方に向けて書いています。
近年ではバーチャルオフィスの需要が高まっており、個人・法人問わず多くの方が利用しています。そのなかで今回ご紹介するのは、バーチャルオフィスに届いた郵便物を指定場所へと転送する「郵便物転送サービス」です。
本記事ではバーチャルオフィスの郵便物転送サービスについて、詳しいサービス内容を解説いたします。バーチャルオフィスの選び方やおすすめ5選もご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
【目次】
- バーチャルオフィスは仕事用の住所を借りるためのサービス
- バーチャルオフィスの郵便転送サービスでできること
- バーチャルオフィスの郵便転送サービスを選ぶポイント
- 【おすすめ】郵便転送サービス付きのバーチャルオフィス5選
- バーチャルオフィスを活用してビジネスに役立てよう
バーチャルオフィスは仕事用の住所を借りるためのサービス
バーチャルオフィスとは、自宅とは別の場所に仕事用の住所を借りるサービスです。自宅にて仕事をしている個人事業主やフリーランスにとっては、自宅の住所とオフィスの住所を分けられるため安心ですね。もちろん個人だけでなく、スタートアップや法人の利用者も多いです。
賃貸オフィスの場合は、初期費用やランニングコストが高く、ある程度の資金力がないと利用しづらいもの。一等地にオフィスを持とうとすると、さらにコストがかかります。
その点バーチャルオフィスは、実際のオフィスではなく住所のみを借りるため、大幅にコストを抑えることができます。一等地の住所が借りられるところも多いので、会社の信頼性向上にもつながるでしょう。
バーチャルオフィスの機能
バーチャルオフィスには、さまざまな機能があります。
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住所利用：会社のホームページなどに住所を記載する
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電話転送：固定電話の回線から個人の電話回線に転送する
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電話代行：会社宛の電話にバーチャルオフィスのスタッフが対応する
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貸し会議室の利用：打ち合わせや会議に使える部屋を時間単位で借りる
そのほか、バーチャルオフィスの住所を法人登記や法人銀行口座の開設に利用することも可能です。
ただしバーチャルオフィスによって、細かいサービス内容は異なります。電話サービスや会議室の貸し出しを行っていないところもありますし、「プランによって利用可」「オプションとして別料金が必要」など、利用条件が付くところもあります。
バーチャルオフィスの郵便転送サービスでできること
オフィス住所としてバーチャルオフィスの住所を利用していれば、オフィス宛の郵便物はバーチャルオフィスの住所に届きます。そのため多くのバーチャルオフィスには郵便転送サービスが用意されており、利用者がスムーズに郵便物を受け取れる環境が整っています。
ただ「郵便転送サービス」といっても、利用イメージが付かない方も多いでしょう。ここではサービスの内容を詳しく解説します。
郵便物の受け取り
バーチャルオフィスに届いた郵便物は、基本的にスタッフが受け取ります。簡易書留や宅配物のようにサインが必要な郵便物があったとしても、スタッフが代理サインをしたうえで、受け取ってもらえることが多いです。
そして受け取った郵便物や宅配物は、そのままバーチャルオフィスで保管されます。ただし保管期間は決まっていることが多く、特に冷蔵品や冷凍品は保管期間が短い傾向にあります。必ず期間内に対応しましょう。
郵便物の到着通知
バーチャルオフィスによっては、郵便物の到着時に通知することも可能です。プラン内に含まれていることもあれば、オプションとして追加できるところもあります。
通知があると重要な郵便物にすぐ気づけるので、対応が必要な際もスムーズに動くことができます。反対に通知がない場合は、郵便物の受け取り忘れや対応の遅れにつながるリスクがあるでしょう。
バーチャルオフィスによって通知方法はさまざまですが、多くはメールやチャットツール経由で届きます。どんな郵便物が届いたのか確認しておきたければ、写真付きの到着通知があると安心ですね。
郵便物の転送
郵便物の転送には、大きく2つのパターンがあります。
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定期転送：到着した郵便物を決まったタイミングでまとめて転送する
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即時転送（個別転送）：郵便物が届いた後すぐに転送する
基本的には定期転送を使い、郵便物や荷物の種類によっては即時転送を使うという方が多いでしょう。ほとんどのバーチャルオフィスで即時転送はオプション扱いとなるため、別料金が発生します。
バーチャルオフィスで受け取れる郵便物・受け取れない郵便物
多くのバーチャルオフィスで受け取れる郵便物には、以下の種類があります。
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手紙、ハガキなどの一般郵便
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簡易書留
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レターパック
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小型の荷物
サインが必要な郵便物でも受け取れるので、利便性が高いですね。
一方で、バーチャルオフィスでは受け取れない郵便物もあります。
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現金書留
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本人限定受取郵便
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法的文書
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大型の荷物
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生もの、生き物、危険物等
本人限定受取郵便は封筒の名あて人しか受け取れないため、バーチャルオフィスで受け取ることはできません。不在票を転送してもらい、自分で手続きを行いましょう。
着払いの郵便物については、バーチャルオフィスによって扱いが異なります。そのほかの郵便物についても、規定を確認してくださいね。
バーチャルオフィスの郵便転送サービスを選ぶポイント
バーチャルオフィスを選ぶ際は、以下4つのポイントを見る必要があります。
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利用料金は適切か
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会社のイメージに合ったエリアか
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利用目的に合った機能があるか
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スタッフの対応は良いか
そして郵便転送サービスを利用する方は、さらに3つの確認すべきポイントがあります。順に見ていきましょう。
ポイント１）転送頻度は郵便物の量に合っているか
郵便物の転送頻度は、週1回～月1回が基本です。郵便物が少なければ月1回でも十分かもしれませんが、大量の郵便物が届く方なら週1回の転送が望ましいですね。郵便物の量に合った転送頻度を選ばなければなりません。
ただし郵便転送サービスには、郵便物が手元に届くまで時間がかかるという注意点があります。たとえば月1回・月末の転送設定にしていた場合、月初に届いた郵便物は、転送されるまでに約1ヶ月かかるでしょう。そのため郵便物の重要度によっては、転送頻度を増やす、即時転送を利用するなどの工夫が必要になります。
ポイント２）来店受取は可能か
バーチャルオフィスのなかには、郵便物の来店受取が可能な店舗もあります。来店受取とは、家で郵便物の転送を待つのではなく、自分が直接店舗に行って郵便物を引き取る方法です。
家の近くにバーチャルオフィスの店舗があるなら、来店受取のほうが早く郵便物を受け取れるかもしれません。もちろん引き取りに行く手間はかかりますが、転送料がかからない分、コストの節約にもなるでしょう。
ポイント３）どのくらいの転送料がかかるか
郵便物の転送料については表記が分かりにくい場合があるので、丁寧な確認が必要です。たとえば「書留郵便は手数料がかかる」「郵便物のサイズによっては別料金が発生する」など、郵便物の種類によって料金が変わるケースもあります。
「転送無料」と書かれていても、細かい条件が付いている場合があるので、以下の4点をチェックしてください。
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郵便物の大きさや重さに制限はあるか
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1度に転送できる枚数は決まっているか
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サインの必要な郵便物は別料金か
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別途手数料はかかるか
転送料を比較する際は、利用イメージを基に試算してみると良いでしょう。
【おすすめ】郵便転送サービス付きのバーチャルオフィス5選
バーチャルオフィスによって、郵便転送サービスの内容は大きく異なります。ここでは、そのなかでもおすすめのサービスを5つご紹介するので、ぜひ比較してみてください。
①メールメイト｜クラウド上で郵便物を管理するので場所を問わず確認できる
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基本料金：5,500円/月～
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転送頻度：随時
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来店受取：不可
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転送費用：送料実費＋500円＋送料の3%
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特徴：社内でアカウントの共有が可能、30日間は返金保証あり
メールメイトは、郵便物をクラウド上で管理できるバーチャルオフィスです。メールメイトに届いた郵便物は、開封・スキャンのうえでクラウド上にアップロードされます。郵便物の到着時はメールやSlackで通知が届くので、見逃す心配もないでしょう。
一般的なバーチャルオフィスの場合、郵便物の到着から手元に届くまで時間がかかります。その点メールメイトの場合は、転送を待たずともクラウド上ですぐに内容確認が可能。場所を問わず利用できるので、出張の多い方にも便利ですね。海外から利用しているユーザーも多いです。
30日間は返金保証が付いており、ノーリスクで始められるのも魅力。バーチャルオフィスを初めて使う方も安心です。
②GMOオフィスサポート｜低コストながら郵便転送サービスの柔軟性が高い
引用：【月額660円〜】格安バーチャルオフィス | GMOオフィスサポート
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基本料金：1,650円/月～
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転送頻度：月1回、隔週1回、週1回 ※プランによる
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来店受取：店舗によって可能
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転送費用：150g以内は無料、150g～4kgまでは440円/月、そのほか実費
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その他の特徴：会議室が借りられる店舗あり、GMOあおぞらネット銀行と提携している
GMOオフィスサポートは、月額660円で利用できる格安バーチャルオフィスです。低コストで住所利用ができるほか、福岡・博多オフィスには貸し会議室やコワーキングスペースがあるので、打ち合わせや会議がある方にもおすすめです。
郵便物の受け取りができるのは、月1転送プランから。郵便物の量によって、適切な転送頻度を選んでください。さらに速達や書留郵便が受け取れるうえ、郵便物が到着した翌営業日に転送してくれます。大事な郵便物もすぐ手元に届きますね。
オプションとして写真付きの到着通知サービスがあり、月額1,100円で利用可能。オプションを付けると、郵便物の即時転送や破棄指示が無料となりますよ。
③ワンストップビジネスセンター｜運営実績が豊富で安心！週1回の転送が無料
引用：格安バーチャルオフィス - ワンストップビジネスセンター
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基本料金：5,280円/月～ ※初期費用 10,780円
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転送頻度：週1回
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来店受取：店舗によって可能
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転送費用：100g以内は無料、レターパックライトは550円、宅急便は着払い
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その他の特徴：全国の会議室が利用可能、電話サービスも提供している
ワンストップビジネスセンターは、全国に44拠点を構える老舗バーチャルオフィスです。創業から16年、累計契約社数は20,000社を超えるため、運営実績が豊富。安心して利用できるでしょう。電話サービスが充実しており、電話転送や電話秘書サービスも利用できます。
すべてのプランに週1回の郵便転送サービスが含まれており、手数料や切手代などはかかりません。簡易書留や速達も受け取れるほか、即時転送にも対応しています。スタッフ常駐店舗であれば、来店受取ができるのも嬉しいですね。
ヤマト運輸等が配達する宅配物であっても、100g以内は無料で転送可能。100gを超えたものは有料での転送となり、保管期間は2週間です。
④レゾナンス｜5年連続3冠達成！登記可能なバーチャルオフィス
引用：【月額990円〜】格安バーチャルオフィスならレゾナンス
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基本料金：990円/月～ ※入会金 5,500円
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転送頻度：月1回、週1回 ※プランによる
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来店受取：プランによって可能
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転送費用：郵便物の重さによって200円～500円、宅急便は送料実費
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その他の特徴：ユーザーの満足度が高い、全店舗にスタッフが常駐している
東京・神奈川の一等地を中心に展開しているレゾナンスは、ゼネラルリサーチの「バーチャルオフィス部門」アンケートで、5年連続3冠を達成しています。顧客満足度や価格満足度が高く、広く人気を集めているサービスです。
レゾナンスの郵便転送サービスには、毎週水曜日に転送するプランと、月末にまとめて転送するプランがあります。週1回転送プランでは、郵便物の来店受取も可能。急ぎの郵便物もすぐに受け取れるうえ、転送料を節約することもできますね。
いずれのプランでも、郵便物の写真通知サービスが無料です。不要な郵便物は破棄指示もできるので、無駄な転送料がかかることを防げます。
⑤DMMバーチャルオフィス｜大企業の運営なので信頼性◎転送日の指定も可能
引用：DMMバーチャルオフィス | 【業界最安水準】格安で借りられる！
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基本料金：2,530円/月～ ※入会金 5,500円
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転送頻度：月1回～毎日
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来店受取：店舗によって可能
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転送費用：郵便物の重さによって330円～550円、宅急便は送料実費
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その他の特徴：運営会社が大手企業なので安心、電話サービスとのセットプランあり
DMMバーチャルオフィスは、大手企業ならではの信頼感が魅力の一つ。ユーザーからも「DMMのネームバリューがきっかけで選んだ」「大手ならではの手厚いサポートがある」といった声が多いです。
そんなDMMバーチャルオフィスの郵便転送サービスは、転送頻度や転送日を選択できるのが大きな特徴。たとえば「15日に書類が届く」と決まっているなら、転送日を16日に設定しておくと良いでしょう。カスタマイズの幅が広いので、自分に合ったスタイルで郵便物管理ができますよ。
さらに郵便物や荷物の到着後は、1時間以内にメールで写真付きの到着通知が届きます。会員サイトから個別転送や破棄などの指示が可能です。
バーチャルオフィスを活用してビジネスに役立てよう
本記事ではバーチャルオフィスを利用している方、または利用を考えている方に向け、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスをご紹介しました。詳しいサービス内容や、選び方についても解説したので、ぜひ参考にしてください。
バーチャルオフィスは低コストで一等地の住所が借りられることから、個人・法人や業種を問わず、多くの人に利用されています。住所利用や法人登記などの基本機能だけでなく、郵便物の受け取り・転送サービスも活用して、よりビジネスを発展させていきましょう。
メールメイトは転送不要で郵便物を受け取れる
メールメイトのバーチャルオフィスには、郵便物をクラウド上で受け取れるという大きな特徴があります。PDFデータとして管理できるので、保管に場所をとらず、検索や共有も容易。さらに原本転送の必要がない郵便物は、転送費用もかかりません。
またクラウド私書箱としても人気が高く、個人・法人問わず多くの方が利用しています。小規模向けのビジネスプランは月額3,800円～。法人登記はできませんが、コストを抑えたい方や文書管理に悩んでいる方にはおすすめです。
アカウント作成は無料なので、まずは試してみてはいかがでしょうか。