ここまで、分かりやすいメールの書き方、親しみやすいメールの書き方などをご紹介して来ましたが、コミュニケーションの手段としてメールは万能ではありません。
どんなに優れたメールを書けたとしても、やはり細かいニュアンスや感情は伝わらないので、次のような状況では、対面や電話でのコミュニケーションを優先させるべきでしょう。
１．急ぎの用件の場合
例） 翌日に迫った打ち合わせの時間変更のお願い
→ 必ずしも相手がメールを見てくれるという保証はありません。
２．お詫びやお礼を伝える場合
例） 資料送付が、約束の期日に遅れてしまう場合
→ 相手に誠意を示すために、きちんと口頭で伝えるべきです。
また、口頭で連絡を取ることで、善後策を協議することもできます。
３．複雑な用件の場合
例） 大事な会議資料の修正をお願いしたい場合
→ メールでは、細かいニュアンスや背景を説明するのに限界があります。理解にズレが生じないように、口頭で確認をするべきです。
４．近くにいる相手との簡単な用件の場合
例） お願いした資料を送ってくれたことに対する御礼
例） 翌日に迫った部内親睦会の先輩への出欠確認
→ 対象が一人で、一言で済むようなことであれば直接伝えた方が早く済むし、相手とコミュニケーションを取るきっかけにもなります。
場面・状況・相手に応じて、対面・電話・メールというコミュニケーション手段を適切に使い分けられてこそ、デキるビジネスパーソンと言えるのではないでしょうか？