返信の際に活用すると便利なのが引用です。
通常、メーラーのオプション設定によって返信時に元のメッセージの行頭にインデント記号（>）を自動で挿入することができます。
相手のメッセージを必要に応じて引用し、それに応える形で、文章を構成していくと良いでしょう。
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（例文）
お問い合わせをいただきました、次週の管理職研修の
実施についてお答えいたします。
> １．最終の受講者数は何名でしょうか？
今のところ、最終予定者は21名を予定しています。
担当者予備分も含めて、25名分の教材を用意して
いただけると助かります。
> ２．教材の発送先は、山田様宛でよろしいでしょうか？
はい、構いません。私宛にお送りいただければ、
研修当日の朝までに会場にセットしておきます。
> ３．研修当日の入場方法について、何かルールがあれば
> ご教示ください。
セキュリティーの関係上、弊社受付に到着されたら、
内線1228番までお電話ください。お迎えに参ります。
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このように、相手の確認事項を引用によって切り出し、それに答える形で返答をすると、キャッチボールのようにズレのないコミュニケーションを取ることができます。
ここでの注意点としては、相手の原文そのものは変えずに、そのまま引用することです。
また、このインデントを使った引用はごく一般的に行われるものなので、自分がメールを送る立場の時も、相手が引用をしやすいようにできるだけ短文にしたり、改行するタイミングを意識したりすると良いでしょう。