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「まちのシステム屋さん」ホームページ完成に伴いまして、ブログもサイト内で運営することになりました。
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「まちのシステム屋さん」スタッフ一同
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こんにちは。システム担当の中尾です。
今日は、今進行中のシステム開発の事例をご紹介します。
今後何度かに分けて、やりとりの模様などを出来るだけ詳細にお伝えできればと思います。
先日、職場内の情報共有をエバーノートですることを検討している方から、メッセージが届きました。
なんと、このブログを読んで、業務改善を始められたそうです
https://ameblo.jp/machinosystem/entry-12434492355.html
メッセージの内容はこんな感じ。
商品名は隠していますが、とある商品を日々配達するお仕事をされています。
このメッセージを見た印象では、
・内容的にはエバーノートで共有すれば良さそう
・お客様の情報をスタッフに常時共有することに対して、漠然と不安を持っておられる
と感じました。
もう少し、実際の業務のことなどを聞いてみたいので、打合せをさせていただくことを提案しました。
そして今日、この会社にお邪魔して、ヒアリングを行いました。
聞いてみたかったことは、
・実際に配達員がどのように配達しているか、どこで問題が発生しているのか
・メモしておきたい情報とは、具体的にどんなものなのか
・配達員への使用規制のルール
など
まずは現状を詳しく把握します。
○各お客様毎に、普段はたいてい同じ配達員が配達するが、たまに違う配達員が配達しなければいけない時がある
○配達時の顧客情報はどんなものがあるか？
・客先のスタッフに、声をかけずに納品すること
・留守の時が多いが、その場合は店の前に置いておけば良い
・納品先（商品を置く場所）がややこしく、部屋の配置や行き方をメモ
・商品を置く場所と納品書を渡す場所が異なる
・定休日情報
など
○上記顧客情報を、現状は口頭で伝えたり、ほぼ伝えられてなかったりする
○慣れないお客様先へ行くと、対応に苦慮してしまう
次に、改善したい内容のポイントを整理
○配達時の顧客情報を、エバーノートのように簡単に更新して管理したい
○顧客名で検索してその顧客の情報を表示し、閲覧・編集できるようにしたい
○配達員が自分のスマホで手軽に操作できるようにしたい
○しかし、顧客情報を含むため、情報を閲覧できる時間帯は制限したい
上記をヒアリングした結果、このような仕様でシステムを作ることになりました
○Webアプリを作って、スマホのホーム画面に登録してアプリのように使えるようにする
○配達員ごとにID・パスワードを発行してログインさせる
○ログインや閲覧・編集できる時間帯は、９時～１９時の間のみとし、時間外にはログイン出来ないようにする
○顧客名で検索して、その顧客情報を閲覧・編集できるようにする
○テキスト入力と、画像の登録を可能とする
○まずは、上記仕様で動くシステムのプロトタイプを作成する
いかがだったでしょうか？
最初の依頼は、エバーノートで進めていくことが前提でしたが、使用規制などの関係もあり、今回は独自のシステムを作ることになりました。
最初に漠然とでも良いので困っていることや実現したいことを伝えていただければ、そこから話を深めてご提案をさせていただきますので、お困りのことがありましたらお気軽にご相談ください。
メールアドレス：info@machinosystem.com
このシステム開発の続きも、後日紹介します！
こんにちは。システム担当の中尾です。
改めて言うまでもないですが、スマホが登場してから色々便利になりました。
その中の１つに、「パソコンで使っているメールアドレスで、スマホでも送受信できる」こともあると思います。
ガラケーの頃は、携帯用のメールアドレスしかやり取りできなかったので、仕事のメールはわざわざパソコンを開いて確認する必要がありましたが、今はスマホでやり取りできるので、わざわざそのためにパソコンのメールソフトを起動する必要性も少なくなりました。
でも時々、
「Excelで今完成したこの資料を、すぐにメールで送りたい」
なんてことがあると、パソコンからメールを送った方が便利なので、メールソフトを開きますね。
この時、普段ほとんどメールソフトを立ち上げない人だと、こんな悲劇が。。
「立ち上げない間のメールをずっと受信していて、メール送れない（泣）」
肝心な時にすぐ使えないのでは、ちょっとストレスですね。
今日は、こんな方に便利なちょっとした「技」を、お教えします。
まずは少しだけ、メールを受け取る仕組みのお話をします。
Aさんから送られたメールは、直接あなたのもとに届くのではなくて、メールサーバーに届いて、そこで預かっていてくれます。
コンビニの、荷物受取サービスみたいなものでしょうか？スマホやパソコンのメールソフトが、メールサーバーに届いているメールを受け取りに行って、あなたのもとに届けてくれます。コンビニに荷物を受け取りにいくようなものですね。
しかしコンビニの荷物受取サービスとちょっと違うのは、スマホがAさんからのメールを受け取りに来ても、メールサーバーはまだそのメールをコピーして、ずっと預かっているところです。そして何ヶ月か後、久しぶりにパソコンのメールソフトがメールサーバーを見に行くと、山のようなメールがまだ預けられている、というわけです。
なので、その設定を変えてやりましょう。
i-phoneで説明します。
「設定」アイコンをタップします。
「パスワードとアカウント」をタップします。
設定を変更したいメールアドレスを選択してください。
「詳細」をタップします。
「サーバから削除」の設定が「しない」になっていると思います。ここをタップ。
「7日」をタップします。
これで、設定は完了です。スマホがメールを受け取ったら、7日後にメールサーバーから削除されます。
数ヵ月後にパソコンのメールソフトが受け取りに行ったときは、もうそのメールはなくなっている、というわけです。
以上の設定は、スマホの端末や、使っているメールの種類によっても設定方法が異なるようですのでご注意ください。
こういう設定もあるんだ、の参考になればと思います。
ちなみに私は、できるだけメールは使いたくないと思っています。
もっと便利なツールが色々あるからです。
この話は、また後日したいと思います！
こんにちは。システム担当の中尾です。
昨日は、カフェSimple Boxさんで出張のExcel講座を行いました。
みなさん、本当に真剣です。なぜなら、その先に自分がやりたい（やらなければいけない）仕事や作業など、具体的に目標があるからだろうと思います。
参加された方とお話をしていて、気づかされたことがありました。
それは、求人広告にある「Excelできる人」という言葉について。
（他にも「パソコンできる人」とかあるかも知れませんね。）
これって、特に求人というシーンにおいては、お互いに損をしている言い回しじゃないかなと。
Excelを学ぼうと思われる（学ばれている）方の不安の１つとして、
「どこまで知っていれば、『Excelできる人』になれるのかが分からない」
があります。
それを仕事に活かしていきたい！と思われている方であればなおさらのこと。
そんな不安を持った方が、
求人広告の条件欄に「Excelできる人」を見た時、
想像を悪いほうへ膨らませることになります。
「もしかして、すごく高いレベルを期待されてるんじゃないか。できます！って言って仮に採用されたとして、入社してから恥をかく（あるいはついていけない）ことにならないか」
「じゃあ、ここは辞めておこう．．．」
よほど自分に自信がないと、「はい！できます！」とはなりづらいですよね。
一方で、応募している企業側からすると、
「日々の事務作業でExcelを使っているから、まったくExcelの事を知らないのは困る。」
程度の（Excelスキルに対する）期待感で「Excelできる人」と書いていると、
「意外に応募がないなあ．．．」
という結果になっているかも知れません。
参加者からの質問に、私はこう答えました。
「私が採用担当なら、『Excelの簡単な表が作れること』や『Excelを使ってデータ入力が問題なくできること』など、期待するスキルをもう少し具体的に書きます。難易度の高いスキルが必要ならなおさらです。
「Excelできる人」だけ書いてるということは、この会社で使われているExcelレベルはきっと高くないと思います。今日やったことが完璧に出来るようになったら、「Excelできます」って言っても大丈夫ですよ。万一入社してから知らないことがあったら、そこから勉強しても大丈夫！」
もしあなたが経営者あるいは採用担当者で、Excelなどのスキルを条件に書く時は、実際の作業に合わせて具体的に少し記述してあげると、採用のミスマッチも減るかも知れません。
自分の現在地やゴールを明確に具体的に示すことは、未知のスキルを身につけるうえでとても大事だなと思いました。
私たちの取り組みとしても、ブログや講座などで情報発信しながら、
「知らない怖さ」「見えない怖さ」が少しでもなくなることを意識しなければならないと、勉強になりました。
こんにちは。
最近、新たにInstagramのアカウントを作成して頑張っているグラフィックデザイン担当の土居です。
さて、3回目となる今回はGoogleドキュメントについて、紹介したいと思います。
私はデザイン、イラスト、動画制作などをメインでやっているので、こういった記事のように文章を作成することに慣れていなくて、毎回、四苦八苦しています。
そんな私が本記事も含め、文章を作成する時に使っているのが、Googleドキュメントです。
それでは、Googleドキュメントの主なメリットついて紹介します
Webストレージ保存なので、色々な端末で共有できる
チームで作成する時にファイルを共有できる
データをなくしていまうリスクが少ない
音声入力にも対応
Word形式でも保存可能
Webストレージ保存なので、色々な端末で共有できる
GoogleドキュメントはWeb上のストレージにデータが保存されるので、パソコン、iPad、iPhoneなど、Web環境にあるそれぞれの端末で共有できるので、出先などでも作業ができ、非常に役立っています。
端末や場所に縛られず、移動中の電車などでも使えるので便利です。
チームで作成する時にファイルを共有できる
チームで作成していたり、他の人にチェックをお願いしたり、データ渡しをする際に相手とファイルをシェアするのがとても簡単に行えます。
また、シェアしたファイルを編集している場合はリアルタイムで反映されるため、シェア相手がファイルを見ている場合は作業内容が見えたりします。
データをなくしていまうリスクが少ない
Googleドキュメントは上記にもあるようにWeb上のストレージに保存されているため、パソコンがクラッシュするなどハードが死んでしまった場合でもデータは失われません。
また、自動保存であるため「パソコンがフリーズした」、「アプリが落ちた」など突然のアクシデントがあった場合でも、他のソフトのように保存してなかったー
と頭を抱えることはありません。
文章書くのに四苦八苦している自分は、アプリが落ちて全てやり直しなった日には心が折れてしまうので、助かってます。
ただ、他のソフトのように「出来たー！」と、保存をしようとした時に、保存ボタンがないので最初は戸惑います。（常に自動保存されているので、そのまま閉じて大丈夫です。）
音声入力にも対応
これは個人的に特に役立っている機能です。
もう文字打つの疲れたわー
という時は、音声入力機能を活用しています。
やり方は簡単！
マイクボタンを押して喋るだけ
後は音声を認識して文章が自動的に入力されます。（←音声入力したもの）
漢字も自動で変換されるので、AIの進化もすごいなぁ
としみじみ思います。
句読点も「てん」、「まる」と言えば入力されます。
改行したい場合も「かいぎょう」と言えば、改行されます。
「！」を入力したい場合は「ビックリマーク」もしくは、「エクスクラメーションマーク」と言いましょう。
とても便利な機能ですが、やはりAIが認識しているため、まだイントネーションの認識が出来ないようで、「橋」、「箸」などの同音異義語が正しく変換されない場合が多々あります。
なので、大筋を音声入力で作成して、読み返しの時に正しい漢字に修正したりしています。
Word形式でも保存可能
個人的にはまだ使ったことはありませんが、Googleドキュメントで文章を作成したのち、Word形式で保存をすることができます。
以上、簡単にではありますが、Googleドキュメントのメリットを紹介しましたが、これはごく一部で、ネット上には他の便利機能を紹介している記事もたくさんあるので参考にしてみてはいかがでしょうか？
編集者・ライターの業務を効率化！Googleドキュメントの便利な機能12選
今回メリットを紹介しましたが、Wordと比べ、選べる日本語フォントが少ないや、web上にあるので作業スピードが通信速度に左右されるのようなデメリットもあります。
なので、自分のスタイルにあったソフトを使ってみてはいかがでしょうか？