こんにちは!

Web担当の吉田です!

 

先週はどんな1週間でしたでしょうかニコニコ

私は、ミーティングや顔合わせなど、

人との関わりが多く刺激的な1週間でしたキラキラ

 

さて、今回の記事では、

ビジネスシーンにおけるスケジュール調整の際にご活用いただける

webサイトをご紹介したいと思いますグッ

 

ビジネスシーンでもプライベートでも、

複数人で行動をともにする場合は、

スケジュールを調整する必要が出てきますよね。

 

プライベートでは

「調整さん」「LINEスケジュール」などの

無料ツールを利用されている方も多いのではないでしょうか。

 

でも、ビジネスシーンで使おうと思うと

カジュアル過ぎる印象が否めません……。

 

しかも、先方とのやり取りにEメールを使われている方も多いため、

 

「メールの文面にいくつか候補日を記載している」

 

というお話をよく聞きます。

 

私も、(Eメールには限りませんが)メッセージの文面にいくつか候補日を記載して

送信することは多々あります。

 

  ↓こんな感じで

 

その度に感じていたのですが……

 

日時を入力するのって、

地味に面倒くさい〜〜〜チュー

 

数字と漢字がごちゃまぜだからイチイチ変換しなきゃいけないし。

さらに曜日もつけようもんなら、カッコ()を打って…etc…。

 

些細なことなんですが、わずらわしいと感じるシーンではないでしょうか。

 

もし共感いただけるならば、

そんなわずらわしさから解消されたいアナタにこそ使っていただきたい

無料サイトをご紹介します!

 

その名も、

 

「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」

https://shirasaka.tv/ikano/

 

(ネーミングに親近感を覚えますね。笑)

 

以下、サイトを開発された白坂翔さんのコメントです。

お仕事のメールとかで、打ち合わせのために日程調整することってありますよね!

で、日程いくつか提示したりするために、予定空いてる日をGoogleカレンダーで見つつ、日時と時間を書き出していきますよね、で曜日なんかも併記したほうが親切だよな〜とか思いながら曜日を打ったりしますよね、「火曜日」まで打って「曜日」を消したりしますよね、か、だけだとすぐ変換されないから。そして曜日をとじるカッコ()を打ち間違えたりして「あ゛〜〜!」ってなったりしますよね。

そんなわずらわしさから解放されるやつ、作りました。(主に自分のために)

[引用元:https://shirasaka.tv/11309]

 

使い方

白坂さんのwebサイトにも使い方は紹介されていますが、こちらにも操作方法を載せておきますニコニコ

シンプル&簡単なので、とっても使いやすいですよ!

STEP1

まず、「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」のwebサイトを開きます。

 

STEP2

サイトを開くと下記のような画面(画像1)が出るので、

 

メールに記載したい「日にち」→「時間」と交互にポチポチ選んでいきます。

 

※終了時間が必要な場合は、「日にち」→「時間」→「時間」とポチってください

 

 

すると、

1行ずつ日程が生成されていきます。(画像2)

STEP3

最後にCOPYボタンをクリックして、メールに貼り付ければOK!

 

 

いかがでしょうか。

とっても簡単ですよね!

 

またもやニッチなツールをご紹介しましたが(笑)、ご活用いただけますと幸いです!

 

これからも、

普段の生活に「あるとちょっと嬉しいラブ

というツールを見つけたら、

コチラでご紹介していきたいと思います。

 

今回も最後まで読んでくださり、ありがとうございます!

 

それでは、充実した1週間をお過ごしください〜バイバイキラキラ

こんにちは。システム担当の中尾です。

 

Excelを使う作業の中に、毎日必ず行うものや、繰り返し同じ処理を行うものが、ありませんか?

 

そういう時は、

Excelの「マクロ」という機能を使うことで、格段に作業をスピードアップさせることができるかも知れません。

 

例えば、こんな作業があったとします。

(実際にはこんな作業はないと思いますが、簡単な例で説明します)

①A列の1行目から10行目までに、数字のデータを毎日入力します。

②次に、その入力したデータをコピーして、C列~J列まで、8列分貼り付けます。各列のデータは、セルの背景色を決まった色にします。

③J列の一番最後の行(J11)で、J列のデータの合計を集計して、赤色の字で表示させます。

 

これくらいの作業なら、やり方さえ覚えてしまえば、そんなに時間もかからず出来そうですが、

これを毎日(もしくは1日何度も)やらなければいけない作業だとします。

 

出来れば頭の中で、あなたがExcelを使って毎日必ず行っている面倒くさい作業と置き換えて続きをご覧ください。

 

上のケースだと、

①は、何かのデータだと思いますので、これは毎回違うデータを手入力する必要がありますが、

②と③の作業は、毎回完全に同じ手順での作業となります。

 

この②と③を、Excelに覚えさせて、あなたの代わりにやってもらおう!というわけです。

 

では順を追って手順を説明します。

まずは、①の作業を行います。

 

次に、「開発」タブをクリックし、「マクロの記録」をクリックします。

 

「マクロの記録」画面が出てきますので、適当なマクロ名を入力して、「OK」ボタンをクリックします。

 

「マクロの記録」だった表示が「記録終了」に変わりました。ここからの作業を、Excelが記憶していきます。

 

②と③の作業を順番に行い、最後まで終わったら、「記録終了」をクリックします。これで、Excelに作業を覚えさせることに成功しました。

 

それでは、Excelに自動的に作業させてみましょう!

翌日、違うデータが到着して、①の作業まで手入力で終えたところです。ここで、

「開発」タブをクリックして、「マクロ」をクリックします。

 

「マクロ」画面が表示されて、どのマクロを実行するか聞いてきますので、作成した「マクロのテスト」を選択して、「実行」ボタンをクリックします。

 

するとドン!②と③の作業を自動的にやってくれました!

 

ここまでで十分ですが、さらに便利にしてみます!

「挿入」をクリックして、「フォームコントロール」が表示されるので、左上の「ボタン」をクリックします

 

ボタンを置きたい場所(ボタンの左上の位置)でマウスを左クリック→クリックしたまま、ボタンの右下の位置までドラッグしてクリックを離します。

「マクロの登録」画面が表示されるので、「マクロのテスト」を選択して「OK」ボタンをクリックします。

 

すると、ボタンが作成されます(ボタンの名前は、「ボタン1」とかの名前になります)

 

ボタンの場所でマウスを右クリック→「テキストの編集」で、ボタンのタイトルを変えることができます。

「実行」など、わかりやすい名前に変更したら、完成です。

 

さっそく、「実行」ボタンをクリックしてみましょう!

はい、ドン!

次回からは、①の作業が終わって「実行」ボタンを押すと、作業②と③は一瞬で終わってしまいます。

 

Excelに作業を覚えさせるのは、いくら複雑になっても大丈夫なので、

作業が毎回同一なのであれば、複雑であればあるほど、時間がかかる作業であればあるほど、

劇的に作業時間が短縮されることになります!

 

空いた時間はゆっくりコーヒーを飲むなり、お客様との会話につかうなり、有意義に使うことが出来るようになります。

 

いかがでしたでしょうか?

「凄さは分かったけど、自分の作業のどの部分でこのテクニックが使えれるかイマイチ分からない!」

「ブログ読んでやってみたけど、途中で躓いてしまう。。。」

などありましたら、

「まちのシステム屋さん」facebookページ

https://www.facebook.com/machinosystem/

のメッセージからお問い合わせください。

また、「パソコン駆け込み寺」で実際に体験してみたいという方も、同様にリクエストしてみてください。

 

 

こんにちは。システム担当の中尾です。

 

みなさんは、オンラインストレージというのをご存知でしょうか?

「そんなの知らねえよ!」

という方も、スマホをお持ちならば、知らないうちに使っているかも知れません。

 

「ストレージ」というのは、データを保存するための装置で、パソコンのハードディスクやCD、DVDなどがあげられます。USBメモリもストレージですね。

 

「オンラインストレージ」というのは、クラウド上にあるデータの保存場所のことで、それを提供してくれるサービスのことを「オンラインストレージサービス」と呼んだりもします。

 

i-phoneをお使いでしたら、無意識にiCloudのオンラインストレージを使っているかも知れません。

スマホ端末の中にデータを保存するのではなく、iCloudが提供するクラウド上にデータを保存しているのです。

 

私は、自分のPCの中に大事なデータをほとんど保存していません。すべて、オンラインストーレジ上に保存しています。

 

オンラインストレージを使うメリットは、次のようなことが考えられます。

 

・自宅のデスクトップPC、外出先のノートPC、スマホなど、複数の端末で同じデータを共有できる

  いちいち紙に印刷したりUSBメモリに入れて持ち歩かなくても、どこでも同じデータを取り出せ、編集できます。

  データが一元管理できる。これがオンラインストレージを使う最大のメリットだと思います。

・個人だけでなく、チームや会社全体でファイルを共有することもできる

  個人が俗人的にデータを抱え込む時代は、もう終わりました。チームで情報を共有して、より価値の高い仕事につなげましょう。

・バックアップの手間が省ける(パソコンが壊れたときのリスクヘッジになる)

  オンラインストレージに使われるサーバーは、サービス提供会社の信頼をかけて全力で保守されています。もちろん、バックアップも自動的に行われています。それでも100%データが消えないとは言い切れないですが、素人の私達が自分で管理するのと比べて、信頼性も圧倒的に高いです。

 

iCloudの他にも、DropBoxやGoogleDrive、先日も紹介したEvernoteなど、かなりたくさんの会社がオンラインストレージサービスを提供しています。

ほとんどのサービスが、一定の容量まで無料で使えるプランと、大容量で保存できる有料サービスを提供しています。

 

iCloud_Drive

https://www.apple.com/jp/icloud/

5GBまで無料

 

DropBox

https://www.dropbox.com/

2GBまで無料。同時にアプリをインストールするなどして無料プランの容量を増やす方法もあるらしい

 

GoogleDrive

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

15GBまで無料

 

Evernote

https://evernote.com/intl/jp/

月間60MBまで無料

 

 

では、その中でどんなオンラインストレージサービスを選択すれば良いでしょうか?

個人的には、何に使うか(どれだけ保存するか)に合わせて、ちょうど良いサービスを使えば良いと思いますし、複数の無料ストレージを活用するのもアリだと思います。

オンラインストレージを使うメリット自体は、各サービスほぼ共通だと思いますので、後は容量と価格のバランスで選べば良いと思いますが、参考までに、何点か私が選ぶポイントをあげておきます。

 

・デスクトップ上で、エクスプローラで操作できる機能があるか

通常のオンラインストレージサービスは、ブラウザからアクセスしたり、ソフトをインストールして独自の画面で操作することが基本です。

その専用の画面に対して、ファイルをアップロードしたりダウンロードしたりするのですが、それだと単に「ファイル置き場」という感じで、普段のパソコンでのファイルの扱い方とは違ってきますね。

「googleDrive」のように、専用のソフトをインストールすることにより、エクスプローラを使ってファイルの操作をできるようになるサービスもあります。そうすると、「オンライン」をまったく意識することなく、ファイルをやりとりを「いつもどおり」行うことができて大変便利です。

 

・スマホアプリとの連携が可能か

スマホで撮影した画像や作成したファイルを保存する時に、よく使うアプリと連携しているオンラインストレージだと、スマホからのファイル操作が格段にやりやすくなると思います。

 

みなさんも、自分にあったオンラインストレージをぜひ探してみてくださいね!

 

 

 

 

 

こんにちは。システム担当の中尾です。

 

私が今まで依頼を受けて携わらせていただいた仕事の中で、

何がみなさんにとって一番身近で、効果が見えやすいかなと考えてみました。

 

「データを入れると自動的にフォーマットに従って印刷される」

機能は、需要が多く、現場での効果も大きいかなと思いましたので、

今回はこれについて実例をご紹介したいと思います。

 

<<イメージ>>

注文データをExcelで入力して、「印刷」ボタンを押すと。。。

 

こんな感じにあらかじめ決めたフォーマット通りに、次々に自動印刷される

 

依頼されたシステムの中に、これと同様の機能を組み込むケースがよくあります。

ということは、やはり通常業務の中で、大量のデータから帳票を印刷したりPDFなどのファイルを作成して、

注文書や指示書として次の工程へ渡されるような流れが多いということでしょう。

 

Excelデータからこのような作業を行いたい場合、どうしますか?(現状、どうされていますか?)

 

①エクセルデータは、縦横の表形式になっている

②帳票は、1件ずつレイアウトにおさめる

③印刷する

 

これを、1枚1枚こなしていくのは、なかなか大変ですよね。

Excelで②のレイアウトを作って、そこにデータを直接入力していく

という方法もありますが、それだと件数分のシートが必要になるでしょうし、

一覧で見れないので不便です。

 

(こんなシートを作って1枚1枚印刷するのでは、手間と時間が掛かりすぎますね。。。)

 

これを、Excelをプログラムで操作することによって、先ほどのように自動印刷を実現することができます。

これはデータの件数が多ければ多いほど威力を発揮します。

3時間かかる作業が5分で(しかもボタンクリック1回で)完了するようなケースもあります。

 

この機能を応用した事例を紹介します。

 

<<事例1>>代理店から注文データが届くメーカーの事例

外部からメールで送られてくる注文データ(CSVファイル)をソフトにドラッグすると、CSVファイルを取り込んで注文書のレイアウトで自動的に印刷。その後、注文データを編集したり、作業がどこまで進んだかのステータスを管理したり、発注データを再度CSVファイルで出力する

 

<<事例2>>ホームページから申し込みがある金融会社の事例

ホームページで申し込みフォームからお申し込みがあるとすぐに、申込書のレイアウトで自動的に印刷される。

申し込みから契約完了までの作業ステータスを管理でき、顧客に契約書PDFなどを添付したメールを自動送信したりもできる

 

<<事例3>>会員サイトを持つ企業の事例

お客様がログイン後にホームページ上のリンクをクリックすると、お客様ごとの契約情報をPDFで見ることができる

 

 

「まちのシステム屋」さんでは、無料での相談を行っております!

「うちの会社の業務で、自動化できるところはないだろうか?」

など、ざっくりとした質問でもお気軽に持ち込んでください。

専門スタッフがじっくりヒアリングしながら、適切な提案をさせていただきます。

 

お問い合わせは、「まちのシステム屋」さんfacebookページにメッセージください!

https://www.facebook.com/machinosystem

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

こんにちは。システム担当の中尾です。

 

2月から毎週土曜日に開催しております、

「パソコン駆け込み寺」

毎週テーマを決めて、皆さんに役立つ情報が得られたり、ツールを体験できたりする場にしたいと思っています。

 

第1回目の2月2日(土)は、「Excel初級講座」を行いました!

 

そして今週土曜日(2月16日)のテーマは、

「情報管理ツールEvernote(エバーノート)を使ってみよう!」です!

 

私中尾が10年間使い続けている情報管理ツールEvernote(エバーノート)を、実際に使ってみようという企画です。

メモや画像、音声など情報を何でもエバーノートに放り込んでいくだけ!の簡単なツールですが、

後から情報が取り出しやすく、色々便利です。

 

こんな方に、おすすめです!

・あまり几帳面な性格ではなく、きちんと整理するのはあまり得意ではない

・いつも紙にメモして、結局忘れてしまうことがよくある

・メモアプリやTodoアプリなど、仕事上の情報やタスクなどをたくさんのアプリで管理するのは面倒

・手に入れた情報の保管場所が、自宅や職場のいろんな場所に散らばっていて、いざという時にすぐに情報を取り出せない

・紙のノート代わりに使えるツール・アプリを探している

 

参加無料なので、ぜひ遊びに来てくださいね!

 

「パソコン駆け込み寺」第2回

「情報管理ツールEvernote(エバーノート)を使ってみよう!」

日時:2019年2月16日(土)15:00~17:00

場所:ギャラリーKONOMURA

大阪市生野区桃谷2-10-19

予約制となっております。ご予約・お問い合わせは、

中尾の携帯090-4295-5565か、

facebookページ「まちのシステム屋さん」にメッセージください!

https://www.facebook.com/machinosystem/