町田市議会ではタブレット端末（iPad）の活用を始めてから約4年が経過します。FIJISOFTのmoreNOTEというアプリを利用し、議会資料を確認することができます。カレンダー機能があり、議会や委員会のスケジュールが記載されています。該当する日をクリックするとその日行われる議題や資料を見ることができます。このことにより、議会のあり方が大きく変わりました。以前は莫大な資料を本会議場や委員会室に持ち込んで、本会議、委員会に臨んでいましたが、現在はiPadとノートパソコンだけ持っていけば事足ります。補足しておくと、私の場合はiPadで議会関連の資料を見て、パソコンでメモを取ったり、詳細を調べたりします。タブレット端末導入は情報システム活用検討小委員会で議論され、その後も活用方法などをこの小委員会で議論してきましたが、近年では議論も活発にならなくなってしまい、今年に入り小委員会は消滅してしまいました。そのような状況もあり、今回、第16期町田市議会改革調査特別委員会でmoreNOTEの活用を議題に載せて、昨日の特別委員会で活用方法・改善案について提案しました。他の委員より一任してもらったので、第4回定例会を目処に変更できればと思います。
白川からの活用方法・改善案
①市に関係する情報がある際、議会事務局よりメールにてmoreNOTEに格納したと連絡が入るが、フォルダが細分化され過ぎていること、フォルダが精査されていないために、議員ポストに入ってきていた議員文書や市から通知のある議員通知などの区別が付きづらい。→ 新着情報もしくニュースを作る。目下必要な情報がすぐに見られるように改善。
②定例会ごとにフォルダが増え続け、トップページに40個以上のフォルダがずらりと並ぶ状況となっている。→ トップページは9個のフォルダにまとめる。階層については、今後、システムできることできないことを精査し、私と議会事務局でとりまとめる。
③moreNOTE内の検索機能では確認したい資料に辿り着かない。→ 検索機能の強化、個別に未来づくりプランや課別事業別財務諸表などよく使う10ヶ年計画や5ヶ年計画などを入れる「計画一覧」を作る。どこまで入れるかは今後検討。容量なども確認。
④これまでマニュアルや例規集などを紙での配布を止め、ホームページ上においてデータで確認できるようにしたが、moreNOTEでは確認できない。→「マニュアル一覧」を作る。
町田市議会におけるタブレット導入経緯
平成27年に情報システム活用検討小委員会で導入決定。（当時、委員として検討しました）
(1)ペーパーレス(2)職員の労務費削減(3)情報の速達性(4)情報の共有を目的に導入。事前に費用対効果を試算し、黒字となることを確認の上、導入。議員及び管理職全員に配付。全額公費負担。使用基準については、先行他市議会を参考に作成。議員のモラルを信じて議場内外での使用可能。効果として、(1)議会として4定例会で559,000円、紙約75,800枚(2)当局では979,833円、紙約126,396枚(3)議会関係の当局事務で731,137円、紙約178,194枚の削減効果のほか、例規集の配布の廃止による100,000円、紙約183,600円の削減効果もあった。
