ルミナスです。
さすがに繁忙期だけあって、
仕事漬けの毎日。それはそれで刺激になるのですが、
さすがにこの時間はまずいですよね（もう夜中の3時！）。
さて、
3月決算の会社は、ちょうど今頃が監査の時期
ゴールデンウィークにかけて佳境を迎えます。
先日、新米会計士の皆さんが、
数人で残高確認状の発送手続を行っていました。
見ていて感じたのですが、
コントロールシート(発送先一覧)をきちんと作成するのが
意外と難しいようです。
きちんと、とは、"回収のしやすさ"
を意識して作るということなのですが、
まずもってこの視点が欠けている。
同じ宛先かつ宛名に複数送る場合は、
まとめて作成し、同一封筒で送る。
回収済かどうかだけでなく、進捗状況がわかるようにする、
など、単純なことなのですが。
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発送時のポイントは、
機械的に作業するところと、
考えながら作業するところをわけること。
たとえば、確認状を封筒に入れる作業などは、
淡々と同じ作業をくりかえす。
確認状を封筒のサイズに折りたたむ際などに、
同時に内容を確認して、記入漏れや記入誤り、
不適切な文言などがないか最終チェックをする
など。
まず、うけとった方に負担をかけないためではありますが、
同時に速やかに回収するためにも必要です。
ここでいい加減に処理をすると、
相手が返事をしてくれなくて、
回収するために何度も何度も連絡をしたり、
正しい金額や内容を確認しなければならなくなったり、
記入間違いを訂正するために再度送りなおしたり、
問い合わせの電話がかかってきて、
対応するのに時間がかかったり、
大変時間と手間がかかります。
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あらかじめ考えてからスタートすることで、
スピードは早く、ミスは少なくなります。
ちょっとしたことですが、要領の良し悪しが出るんです。
とくに新人さんは、気を付けてくださいね。