Skype会議を成功させるコツとは。
今日は今までSkypeを使っていて、経験したこと。効率的に使うにはどうしたらいいかなどをまとめようと思います。
Skypeは、無料でチャットや音声通話が出来て、しかもグループ会議もできます。出来ることは良いことと感じてしまいがちですが、コミュニケーションの自由度が高い分困ったこともでてきます。
この記事は、ただのおしゃべりではなく、自由なグループ会議をする時を想定して、その困ったことが起こらないために、なるべく効率的に使用するにはどうしたらいいかをまとめました。
まず、Skypeのメリット・デメリットを簡単にあげてみます。
メリット
・無料音声通話
・同時複数人会議
・言語情報よりも濃い情報
デメリット
・参加者が時間を合わせないといけない
・誰かの発言中は他の参加者全員が“待ち”状態になる
と、いくつかあげてみると、注意すべきは言語情報よりも音声情報の方が効率が良さそうですが、注意しないと逆に、“待ち”に時間を使い、貴重な時間の浪費になりかねません。
そこで、Skype会議の前段階での注意点は、
・他にコミュニケーション手段としての代替案はないか。
・もしくは、代替案と併用すべきではないか。
・参加者の人数は適正か。（２～４人程度）
・本当にリアルタイムに話すべきことなのか。
を考えてから、臨んだ方が効果的です。
これを踏まえた解決策として、
・Skype会議をすべきテーマの設定
・話すべき具体的内容を事前に決めておく
・時間は１５～３０分以内で会議終了時間に強制的に終える
＊SkypeIDや使用方法が分からない人は事前に調べて設定を前日に終えておく。
（一人でも使用方法が分からない参加者がいると、その人の設定時間ｘ参加人数分の時間が浪費されます。）
です。
そこで、Skype会議に臨む為のもっと踏み込んだ事前準備として、Googleドキュメントで事前に議題や話合う内容のたたき台を参加者全員で書き込んで作っていくという方法がおすすめです。
そうすることで、「ここはリアルタイムで話さないと伝わらない。」や「直に声で話さないとニュアンスが分からない。」や「みんなの気持ちを高めるためにも話して伝えたい。」等、本当の意味での音声通話の必要性が浮き彫りとなってきます。
ここまでくると、かなり濃い内容の話合いがSkype上で持つことが出来ます。
さて、それでは準備をまとめると。
【設定編】
・会議の議長と書記をたてる。
・参加者全員がSkypeIDとGoogleアカウントを取得する。
・Skypeを全員が各々事前に使って、使用感を確かめておく。
・議長がGoogleドキュメントから、参加者へファイル共有をする。
・各々Googleドキュメントの使用感を確かめる。
【議案作成編】
・みんなで適当に議案を同じシートに書き始める。
＊ここは適当さが必要。アイデア出し。たたき台の下書です。何を書いてもOK。
・たたき台が固まってきたら、Skypeで話合う内容を１～３つ程度決める。
＊あまり大きなテーマは話がまとまらないので細分化する。
・参加者の人数をみて、最適人数にグループ分け。
【会議編】
・時間設定してSkype会議開始！！
・会議後、書記がGoogleドキュメントへ記録をコピペ。＊綺麗にまとめなくてOK.
（要素はテーマ、日付、参加者、内容）
・グループ分けを行っていたら、会議内容を書記がGoogleドキュメントへ統合。
このステップで、１会議を終了してPDCAです。
話合う内容は細切れにして、無駄話時間を避けること。
手短に、頻回の方が適切。
煮詰まって会議が進まなくなったら、いったん会議を中断する勇気を持つことが、引き続き次の会議を開催していく秘訣です。
もちろん、おしゃべりして、グループの仲を深めたいとか、そういった利用も無料でできますよ～。
Skypeは、無料でチャットや音声通話が出来て、しかもグループ会議もできます。出来ることは良いことと感じてしまいがちですが、コミュニケーションの自由度が高い分困ったこともでてきます。
この記事は、ただのおしゃべりではなく、自由なグループ会議をする時を想定して、その困ったことが起こらないために、なるべく効率的に使用するにはどうしたらいいかをまとめました。
まず、Skypeのメリット・デメリットを簡単にあげてみます。
メリット
・無料音声通話
・同時複数人会議
・言語情報よりも濃い情報
デメリット
・参加者が時間を合わせないといけない
・誰かの発言中は他の参加者全員が“待ち”状態になる
と、いくつかあげてみると、注意すべきは言語情報よりも音声情報の方が効率が良さそうですが、注意しないと逆に、“待ち”に時間を使い、貴重な時間の浪費になりかねません。
そこで、Skype会議の前段階での注意点は、
・他にコミュニケーション手段としての代替案はないか。
・もしくは、代替案と併用すべきではないか。
・参加者の人数は適正か。（２～４人程度）
・本当にリアルタイムに話すべきことなのか。
を考えてから、臨んだ方が効果的です。
これを踏まえた解決策として、
・Skype会議をすべきテーマの設定
・話すべき具体的内容を事前に決めておく
・時間は１５～３０分以内で会議終了時間に強制的に終える
＊SkypeIDや使用方法が分からない人は事前に調べて設定を前日に終えておく。
（一人でも使用方法が分からない参加者がいると、その人の設定時間ｘ参加人数分の時間が浪費されます。）
です。
そこで、Skype会議に臨む為のもっと踏み込んだ事前準備として、Googleドキュメントで事前に議題や話合う内容のたたき台を参加者全員で書き込んで作っていくという方法がおすすめです。
そうすることで、「ここはリアルタイムで話さないと伝わらない。」や「直に声で話さないとニュアンスが分からない。」や「みんなの気持ちを高めるためにも話して伝えたい。」等、本当の意味での音声通話の必要性が浮き彫りとなってきます。
ここまでくると、かなり濃い内容の話合いがSkype上で持つことが出来ます。
さて、それでは準備をまとめると。
【設定編】
・会議の議長と書記をたてる。
・参加者全員がSkypeIDとGoogleアカウントを取得する。
・Skypeを全員が各々事前に使って、使用感を確かめておく。
・議長がGoogleドキュメントから、参加者へファイル共有をする。
・各々Googleドキュメントの使用感を確かめる。
【議案作成編】
・みんなで適当に議案を同じシートに書き始める。
＊ここは適当さが必要。アイデア出し。たたき台の下書です。何を書いてもOK。
・たたき台が固まってきたら、Skypeで話合う内容を１～３つ程度決める。
＊あまり大きなテーマは話がまとまらないので細分化する。
・参加者の人数をみて、最適人数にグループ分け。
【会議編】
・時間設定してSkype会議開始！！
・会議後、書記がGoogleドキュメントへ記録をコピペ。＊綺麗にまとめなくてOK.
（要素はテーマ、日付、参加者、内容）
・グループ分けを行っていたら、会議内容を書記がGoogleドキュメントへ統合。
このステップで、１会議を終了してPDCAです。
話合う内容は細切れにして、無駄話時間を避けること。
手短に、頻回の方が適切。
煮詰まって会議が進まなくなったら、いったん会議を中断する勇気を持つことが、引き続き次の会議を開催していく秘訣です。
もちろん、おしゃべりして、グループの仲を深めたいとか、そういった利用も無料でできますよ～。