■分譲マンション管理のスケジュール【その3】

▼2020年5月

2019年度総会当日。

総会に入る前に管理会社の担当者(フロント)が管理業務主任者をして重要事項説明をします。

ただ、管理委託契約が従前と同一条件で更新なら、2019年度理事会にて理事長あてに説明しているので省く事はできます。

がっ、ここで管理会社の真価が問われ、たとえ実施不要でも総会に出席している区分所有者達に対し、きちんと契約内容の把握してもらうため、契約更新内容がどうであれ毎回実施する管理会社なら誠意ある管理が期待できます。

総会の進行役でもある議長は2019年度理事長がしますが、これも理事長にもよりますが、スムーズに運ぶため管理会社の担当者(フロント)が補佐しています。

2019年度総会の開会宣言した後に資格審査を発表します。

管理組合の組合員総数と議決権総数の過半数で総会は有効に成立します。

ようは総会出席票(出席・委任状・議決権行使書)が半分超回収できていれば総会は開催できますが、半分以下だったら総会を開催して議案を決議してもすべて無効になり、一番最悪の流会になります。

総会で流会になるようなら、それはそれで段取りが悪く管理能力皆無とみなされます。(理事会も同様)

総会の議案決議は、その管理組合、その時期によりマチマチなので一般的な議案書は下記の通りになります。

◆2019年度 通常総会議案書◆
【第1号議案】2019年度・事業報告の承認の件
【第2号議案】2019年度・収支決算報告・監査報告の承認の件
【第3号議案】2020年度・事業計画(案)の承認の件
【第4号議案】管理委託契約更新の承認の件
【第5号議案】2020年度・収支予算(案)の承認の件
【第6号議案】2020年度・理事会役員選出の承認の件

1議案ずつ、出席区分所有者との質疑応答し、決議を取って賛成多数で可決か反対多数で否決が決まります。

この中でも大事な議案は、【第2号議案】2019年度・収支決算報告・監査報告の承認の件の管理費・修繕積立金等の滞納額と、2020年度・事業計画(案)の承認の件の建物設備修繕でしょう。

また、マンション総合保険の満期も気を付けなければなりません。

一般的にマンション総合保険は5年間の契約をしている管理組合が多く、総会後の満期なら問題ありませんが、総会時期前に満期が来ると、その総会でマンション総合保険の再申込の採決ができません。

ですから、満期の1年内の総会である程度の保険加入概要や支払見積金額を提示で申込の採決だけとり、詳細は満期前の理事会開催時に2020年度理事会に一任するとし、そこでマンション総合保険を申込ます。

【第6号議案】2020年度・理事会役員選出の承認の件は、総会前理事会〔決算理事会〕で役員選任しているので、ここでは新役員の挨拶になります。

ただ、新役員選任が総会までに出来ていないと、この総会後に役員選任ですったもんだし、ただでさえ長時間で疲れる総会で役員選任でさらに時間が掛かれば、それはそれで段取りが悪く管理能力皆無とみなされます。

総会進行に問題なければ、閉会になります。

ただこの後、2019年度理事長と会計担当理事、それに2020年度の理事会役員は残ってもらいます。

新旧役員の引継書類等に署名押印をもらい、管理組合預り書類や理事長印鑑・銀行印鑑(出納印)などを2020年度理事長などに引渡します。

ここで2020年第1回理事会を開催する場合もありますが、荒れた総会になり皆疲れきってれば開催しません。

ただ、次回の理事会日程を決めてからの解散になります。

その場の空気や雰囲気を感じ取り決めていく事も、マンション管理運営には重要な一面でもあります。

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