■分譲マンション管理のスケジュール【その２】
▼２０２０年４月
１年の始めの期首になり、管理組合の２０２０年度の新会計年度にもなります。
また、２０１９年度の３月末で会計が締まり決算報告書が５月初旬頃に出てきます。
標準管理規約では期首から２ヶ月以内に２０１９年度総会を開催する事になっている管理組合が多いので、５月末までに２０１９年度総会を開催します。
そこから逆算して４月末までに２０１９年度理事会の役員で総会前理事会〔決算理事会〕を開催します。
ここで２０１９年度総会議案書（案）の上程議案を確認します。
この理事会には２０２０年度の次期役員も出席し、この時に２０２０年度理事会役員を選任すると後がスムーズに事が運びます。
２０２０年度理事長が選任されれば、管理組合の口座とマンション保険名義の理事長変更のための書類に２０２０年度理事長の署名と理事長印鑑の押印が取れます。
総会前理事会〔決算理事会〕では２０１９年度総会議案書（案）よりも、この新旧理事長変更の手続きが一番大切かもしれません。
管理会社との管理委託契約で従前と同一条件で更新なら、２０１９年度理事長に対し管理会社から２０１９年度管理委託契約の管理業務報告と２０２０年度重要事項説明が実施されます。
また、２０１９年度決算報告書が仕上がっているため監事に監査報告してもらいます。
決算報告書は領収書や請求書など１年間の証憑類を綴じた分厚いファイルになり、監事も簿記２級程度を所持している会計事務の仕事をしている人しか理解できません。
管理会社によっては、郵送で決算報告書を監事に送り監査報告書に署名押印を求めるずぼらな管理会社もありますが、理想は２０１９年度理事会に監事も出席してもらい、管理会社の担当者（フロント）が理事長同席のもと説明するのが親切です。
総会前理事会〔決算理事会〕の議事録を１週間程度で作成し、理事会議事録を２０１９年度総会議案書（案）等と併せて各区分所有者に送付します。
２０１９年度総会を余裕を見て５月末の休日に開催します。
管理組合によっては平日に開催するところもあり、時間帯もお昼だったり、夜からだったりと、区分所有者が集まりやすい日時を開催日にしています。
２０１９年度総会議案書と招集通知を各区分所有者へ配布しますが、標準管理規約では総会開催日の２週間前としていますが、総会出席票の回収期間を考えると３週間前くらいがいいでしょう。
逆に言えば、総会開催３週間前になっても２０１９年度総会議案書など準備が出来ていなければ、それはそれで段取りが悪く管理能力皆無とみなされます。
新年度スタートのため、毎月決まっている１年間の設備点検日程の確認します。
これも分譲マンションの建物設備によりマチマチですが、一般的な設備は以下になります。
◆建物設備◆
・エレベーター設備・・・エレベーターのカゴを止めて、年１回の法定検査と年数回の定期点検。
・給水設備・・・加圧給水ポンプと受水槽の点検。
・水質検査・・・年１回の受水槽の清掃と飲料水の水質検査。
・消防設備・・・年２回の総合点検と機器点検。
・機械式駐車場設備・・・年数回のパレット周辺機器の点検。（２０２０年時点、機械式駐車場は点検の法定義務はありませんが、人命に係る設備のため実施します。）
・植栽管理・・・植栽規模や内容にもよりますが、年２回を剪定・薬剤散布、施肥などを時期に合せて実施します。
・設備巡回点検・・・毎月１回、建物や設備の不具合や故障を点検。
・無人管理・・・警備会社と電話回線などの通信で異常警報を監視、２４時間３６５日監視しています。
・雑排水管清掃・・・年１回程度、住戸内の水回り設備と共用部分の排水設備を高圧洗浄で清掃。
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