ISO/IEC17021-1:2015(JIS Q 17021-1:2015)のおさらいになりますが、認証機関は、組織のマネジメントシステムに変更があった場合は、審査報告書に、そのレビュー結果を記載する必要があります。
該当する要求事項の箇条としては、以下が、考えられます。
(以下、規格から引用)
・JIS Q 17021-1:2015 9.4.8 審査報告書 9.4.8.2
審査チームリーダーは、報告書が作成されることを確実にし、その内容に責任をもたなければならない。
審査報告書は、情報に基づく認証の決定ができるように、正確、簡潔、かつ、明確な審査の記録となるものでなければならず、次の事項を含めるか、又は参照しなければならない。
(省略)
k) 審査の種類に求められる事項と一致する審査所見、審査証拠の参照及び審査結論
(以下省略)
・JIS Q 17021-1:2015 9.6.2.2 サーベイランス審査
サーベイランス審査は、現地審査であるが、必ずしもマネジメントシステムの全面的な審査ではない。
また、依頼者の認証されたマネジメントシステムが再認証審査までの期間においても、要求事項を継続して満たしているとの確信を認証機関が維持できるように、サーベイランス審査は、他のサーベイランス活動と併せて計画しなければならない。
該当するマネジメントシステム規格の各サーベイランス審査は、次の事項を含まなければならない。
(省略)
g) 変更があればそのレビュー
(以下省略)
(規格の引用ここまで)
「変更があればそのレビュー」については、「どのレベルの変更か」という点は、私見ですが、若干、審査員の感覚的な部分もあるでしょう。
審査員として、「マネジメントシステムの変更内容のレビュー結果の審査報告書への記載」が明確なのは、「登録情報に関する変更度合いが大きく、組織が、認証機関に「マネジメントシステム変更届」等で変更箇所を届け出ていて、機関が「変更審査」と位置付けている場合です。
この場合は、審査の種類が、通常の「サーベイランス審査」や「再認証審査」に「変更審査」(拡大、縮小を含む)が加わるので、「審査報告書」の「総合所見」や「マネジメントシステムの変更の有無とそのレビュー結果」といった項目に、変更内容や変更に伴うマネジメントシステムへの影響や有効性について、評価した結果を記載しておけばいいでしょう。
私が「若干、感覚的」と表現したのは、「マニュアルの改訂、規定の改訂、重要な業務手順の変更」等の扱いです。
これらは、組織にとっては、「マネジメントシステムの変更ではありますが、通常業務の中での見直しであって、大きな変更とは捉えていない」でしょう。
要は、サーベイランス審査や再認証審査の実施前に「変更届」は、出していません。
したがって、「変更審査」と位置付けるか、「通常のサーベイランス審査や再認証審査」と位置付けるかは、認証機関が、審査日程の調整時に「登録内容の確認」(例:登録情報確認書など)をして、次回審査が「変更審査」に相当するか、否かを評価しておくことが、必要でしょう。
認証機関の中には、組織に対して「マネジメントシステム上(MS上)の大きな変更があったら変更届を出してください」というルールのところもありますが、「MS上の変更が大きいか、小さいか」の判断は、なかなか組織に判断させるのは難しいので、個人的には、各審査の実施前に「登録内容の確認」をしておく方がよいのではないかと思います。
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