問題点の情報共有と伝えたい思いが薄い周知メール

私が仕事で関わっている業界は、比較的年齢層が高いので、ビジネス感覚の変化を感じるのは、緩やかかもしれません。

例えば、親子ほど歳の離れた社会人になったばかりの大学の後輩の話では、仕事のメインの連絡はLINEで送られてくるそうで、資料添付もLINEだそうです。

私の場合は、仕事でのLINE使用は、せいぜい、待ち合わせやイエスまたはノーで回答が必要な連絡程度で、メインは電子メールですし、文書ファイルは、パスワードを掛けて、添付するか、パスワード付のクラウドにアクセスして入手する仕組みです。

郷に入ったら郷に従えではないですが、できるだけ、仕事で付き合う業界や会社のビジネス習慣や慣習に合わせるように努力していますが、年齢を重ねるとその変化についていくのが大変です。

いまでこそ、打ち合せや会議は、zoomなどのWeb会議を使用するのが常識と化しましたが、10年、いや5年前は、せいぜい、年に数回、Skype（スカイプ）で海外拠点や海外出張先にいる人と打ち合せをする程度でした。

話題は変わりますが、今の時代は、昔よりも、「無難」、「安全運転」を基本にした業務スタイルの人の割合が増えた気がします。

例えば、管理職で部下に周知、あるいは取引先に指示事項を周知する場合、「その周知事項に対して思いが強い」場合は、周知メールは、「添付する詳細文書」に加えて、「周知事項のポイント」や「間違えやすい点」をメール本文に要点を書くのが、私の中では「常識」です。

しかし、最近、私が仕事上で指示をされ、あるいは、情報共有するべき連絡が来る場合、「非常にあっさりしている」方が多いです。

その指示事項や共有情報に関わっていた当事者であれば「この件ね」と、単なる連絡メールで理解できます。

けれども、初耳的な話は、それでは、全く趣旨がピンとこないし、「連絡をもらった」という事実だけで、頭に残りません。

多少、私の憶測、偏見が入りますが、このようなケースは、端的に言えば、

「変更箇所、注意点に対する相手からの質問や要望を極力受けたくない」

あるいは、

「従来の問題点についての理解が浅く、問題意識が薄い」

ことから、「あっさりメール」になるのだと思います。

要は、「最新手順を配付しました」とお知らせしたのだから、「それを理解するのは、受け手の責任」とドライに捉えているのかもしれません。

私もしょっちゅう経験しますが、よかれと思って、あるいは、相手によりわかりやすくの意味を込めて、「周知メールの要点」をしっかり提示してメール文章を書くと、「相手からの質問」や「つっこみ」が多く寄せられて、結果的に仕事が増えます。

つまり、「あっさりと要件のみのメールを発信する」ということは、無難で、サラリーマンとして「可も無く不可も無く」の業務遂行の処世術なのです。

それで、しばらくして、受け手が質問してきたときは「○月×日のメールで周知しています」と伝えて、責任を果たしていることを主張します。

この方法論の方が、ビジネスとしては無難かもしれませんが、思いが薄い方との仕事は、ちょっと残念だなぁ、と思います。

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