今年の4月から
近所の建設会社で
事務の仕事をさせてもらっています。
静岡に引っ越してきてから
リモートでPRやマーケの仕事をしていますが
プロジェクトベースなので
忙しさに波があり、
時間が余ってしまうこともあり
近場で軽いバイトを探していたのですが
なかなか事務の仕事がなく
近場の建設事務所に履歴書を持参して
「雇ってください！」と
お願いしに行きました。
従業員数10人ちょっとの
小さな会社で
事務は全て紙ベース。
ホームページもない、とのこと。
そこは私の得意分野なので早速
HPと会社案内の冊子作りを。
事務の仕事は
見積書を作ったり
経理（請求書などの処理）を
お手伝いしていますが
この経理作業がなかなか大変で…
紙の仕事って
こんなに大変だったんだなーと改めて。
たとえば、
請求書を処理する流れの中で
あいうえお順に並べる、とか
カテゴリごとに分ける、
というタクスが発生するんです。
これってPC作業だと
ソートで簡単にできてしまうので。
紙の請求書60枚を
手で仕分けする、って
結構大変な作業で…
しかも1番最後に
ファイリングする時は
パンチで穴をあけて、
「紐」でとじるんです！
その紐とじ式のフォルダが
23個もあって、
そこに請求書を閉じていく…
これも
「紐をほどいて、
ファイルして、
また紐を閉じる」という作業を
23回やらないといけないし、
とにかく仕分け作業するにも、
ファイルの保管にも
かなりの場所をとるんですね。
この23個のフォルダを
キングジムのような分厚いフォルダ１つに
まとめられないのかな？と思い
早速提案してみました。
この方がファイリングする時も楽だし、
確認したり、
過去のを探す時も
1カ所にまとまっていた方が
効率が良いのです。
フォルダを棚に取りに行く、
という動作１つにしても
23個もフォルダがあると
1回じゃ無理なので3回に分けて
取りにないといけないけど
キングジムなら1回でＯＫ！などなど。
でも、新しいやり方を取り入れることに
ものすごい抵抗があるようで
色々と理由をつけて
それは出来ないと言われました。
もう何十年も同じやり方でやってきたので
突然新しいやり方にシフトするのは
難しいのでしょうね、きっと。
なので、ちょっと手間がかかって
面倒なだけで
時間にしたら30分もかからない作業。
ゆっくりマッタリやろう！って思いました。
でも思ったのは、私がこの会社に入って
取引先の情報をデータベース化したり
PCに頼る方向に変更していった作業って
今いるスタッフさんたちが
頭と手でやっていたんだよなぁ、と。
それってすごいことだよなぁーって
改めて感動してしまいました。
支払い通知書という
初めてお目にかかる
伝票を作ったんですが、
これをPC上で作業した際
自動化しようと
AIにマクロや関数を考えてもらったり
ベースのリストを整えたりと
「紙をサポートするためのPC作業」っていうのが
結構大変だったんです。
でもこれをPCに頼らず
細かい作業を自分たちで
全部やっていた、って
本当に大変だったと思うし
データベースを作っている時に
分からない個所を聞きにいくと
「ああ〇〇はね、××のカテゴリよ」って
PCに頼らなくても
頭の中にぜんぶデータが入っているんです。
それって本当にすごい！
でも思えば携帯電話が出てくる前までは
よく使う電話番号とか
みんな暗記できてましたよね。
なんか、このアナログの作業をしながら
ついついデジタル化、
効率化とか生産性とか
そっちの方に意識が向いてしまう
歯車思考というか
資本主義丸出しというか
そういう自分に気付いて
ハっとさせられました。
仕事のリズムも
入ったばかりの頃は
今までのノリで
つい早くやろうとしちゃうし、
効率よく、
間違えは絶対ダメ！！
みたいな歯車感満載で動いていたら
みなさんリラックスした感じで
「だいじょうぶよー
急いでないので
ゆっくりやってね。
間違えてもなんとかなるし」って。
本当に有難いです。
先日、
これも初めて目にする
「振替伝票」なるものを作りました。
こちらも
今までは市販の紙の伝票に
手書きとゴム印で作っていたものを、
今度からエクセルで作って
印刷する流れに変えました。
このような伝票を
１から作ったこともなかったので
色々と考えて作っていくのが楽しかった♪
データを自動で反映させるマクロも
Chat GPTに作ってもらって
あれこれ試しながら
出来上がった時の喜びが大きかったです。
初めてやる仕事って
本当に新鮮で楽しいですね。
量が少なかったら
手書き＆ゴム印も楽しそうでしたけどね！
（子供の頃って
やたらハンコを押したくなかったですか？）
