まずは何を想像するでしょうか？
おそらく、多くの人が
「地方や海外など離れたオフィスの社内会議や
取引先と遠隔会議をするためのシステム」
と想像するかもしれません。
確かに、Web会議は遠く離れたオフィス間で、
フォーマルな遠隔会議を行うために
便利システムであることに違いありません。
しかし、Web会議の利用シーンはそれだけに留まらず、
様々な形で拡大しています。
その活用シーンの広がりについて紹介します。
【用意するものはたったの３つ！】
「Web会議」とは、インターネットを通じて
映像、音声、テキストをやりとりしたり、
資料を共有したりできる
コミュニケーションツールのことを指します。
音声＝電話
映像＝ビデオチャット
テキストメモ＝テキストチャット
ファイル共有＝オンラインストレージ
を同時にできる利便性をもち、
臨機応変に離れた場所にいる相手と
コミュニケーションを行うことができます。
「会議」という言葉の通り、
多くの人が同時に参加して、
会議形式で利用するのはもちろん、
1対1の簡単なやりとりでも、
目の前に相手がいるかのような臨場感で、
リアルと同等のコミュニケーションを実現できるのが特長です。
Web会議は一般的にクラウドサービスであるため、
インターネットが利用できれば場所を選びません。
用意するのは、
インターネットに繋がったパソコン、イヤホン、Webカメラの３つのみ。
パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットPCでも利用が可能。
ソフトウェアの導入や面倒な設定や専門の知識は不要で、
Webブラウザを通じてすぐに利用することができます。
また、専用の機材やネットワーク環境を必要としないため、
利用コストも低価格で、手軽に始められるのも特長。
【多様化するワークスタイル、求められるコミュニケーションに応える】
ところで、なぜビジネスの現場でWeb会議の活用が広がっているのでしょうか？
背景にあるのは、近年、企業にとって対応すべき重要な課題のひとつになっている
「社員のワークスタイルの多様化」
現状、モバイルパソコンやスマートフォン、タブレット端末を駆使して、
時間と場所を選ばずに社内業務や
社外との連携を効率よく進めたいという動きが加速し、
その動きに対応するクラウドサービスも発展しています。
このようなビジネスシーンの変化の中で、
社内外のコミュニケーションをどのように充実させるかは、
企業の生産性向上を考える上で欠かすことのできない課題です。
Web会議のメリットは、
「お互いの顔を見て話がしたい」
「音声通話をしながらテキストをやりとりしたい」
「話し合いながらファイルを共有したい」
「同じ資料を見ながら話がしたい」
「ホワイトボードのようにメモを共有しながら話し合いたい」
といった遠隔コミュニケーションから生じるあらゆるニーズに応え、
社内外の連携を充実させるツールとして、
多くの企業が活用しています。
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