こんにちは、
株式会社Lean Stack代表の吹上由樹です。
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はじめに
今回は、社労士業界の根っこにある"喫緊の課題"を、構造から言語化していきます。
社労士の先生方とお話していると、ほぼ100%の確率で出てくる悩みがあるんですよね。
「事務員の採用がうまくいかない」
「採れても、戦力になるまでに時間がかかりすぎる」
「やっと育ったと思ったら、辞めていく」
この話、聞かない月がありません。
そして、ここがポイントなんですが、これは所長の経営力の問題でも、その事務員のやる気の問題でもないんです。
社労士事務所の事務員という職業が、
構造的に"採用も教育も異常に難しい"ようにできている。
ここを直視しないまま、求人広告を出し続けても、教育マニュアルを整え続けても、状況は変わりません。
そして、この構造的な難しさを認めた瞬間に、
AI活用が"選択肢"ではなく"必然"になる。
今回は、その話を一気に書きます。
"事務員"という言葉に、私たちは騙されている
まず、前提から揺さぶらせてください。
「社労士事務所の事務員」と聞いて、世間がイメージするものと、現場の実態はもはや別の職業です。
これ、断言します。
一般的な事務員のイメージってどんなものか。
電話を取って、来客対応をして、簡単なデータ入力をして、Excelで集計を作って、書類をファイリングする。
だいたいこんなところだと思います。
では、社労士事務所の事務員は、何を求められているか。
労基法の知識。社会保険・労働保険の制度理解。給与計算ソフトの操作。月変・算定の処理。年末調整。雇用保険の取得喪失。健康保険の傷病手当金。育休手続き。助成金の要件。就業規則の読み方。
ここまでで、ようやく"スタートラインに立てる"レベルなんです。
これに加えて、顧問先ごとに違うルールを全部覚える必要があります。
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A社は20日締め月末払い。
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住宅手当は15,000円固定。
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B社は末締め翌月15日払い。
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役職手当は等級制で、課税扱い。
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C社は変形労働時間制で、週ごとの集計が必要……。
数百社、数千人分の細かい例外を、頭に入れていく仕事なんですよ。
これ、もう"事務員"の仕事じゃないですよね。
実態はバリバリの専門職です。
世間的なイメージで「事務員募集」と書いた瞬間、求める人材像と応募者像のギャップが地獄になる。
これが、社労士事務所の採用が始まる前から崩壊している、本当の理由なんです。
なぜ社労士事務所の"採用"は、異常に難しいのか
ここをもう一段、構造的に掘り下げます。
社労士事務所の採用が異常に難しい理由はシンプルに3つです。
ひとつ、即戦力の市場がそもそも枯れていること。
社労士事務所の業務をひと通り回せる人材は、業界全体で慢性的に取り合いです。
求人を出しても、応募が来ない。
来ても、別の事務所と競合する。
条件で負ける。
これ、所長の事務所が悪いんじゃないんです。
市場に人がいない。
変数ではなく、定数なわけですね。
ふたつ、未経験者を採るしかないが、戦力化までの距離が遠すぎること。
未経験者を採用すると、戦力になるまで最低2年〜3年はかかります。
これ、業界の常識ですよね。
新卒1年目で「明日から給与計算を1人で回して」とは、口が裂けても言えません。
事務員1人を一人前に育てるまでに、ベテランスタッフの時間を膨大に吸い上げる必要がある。
みっつ、採用しても、続かないこと。
最初の1年、慣れない業務で疲弊して辞めていく事務員、あまりにも多いんですよね。。。
未経験者にとって、社労士事務所の業務量と専門性のハードルは、想像を絶するんです。
「思ってた事務員の仕事と違う」と感じた瞬間、心が折れる。
求人広告費は飛んでいく。
教育に費やしたベテランの時間も水の泡。
採用 → 教育 → 離職 → 採用、の地獄ループに入る事務所、本当に多いです。
そして、この3つは全部、個別の事務所の努力では解決できない構造の問題なんですよ。
なぜ社労士事務所の"教育"は、異常に難しいのか
仮に、運良く未経験者を採用できたとしましょう。
そこから先の"教育フェーズ"が、また地獄なんです。
社労士事務所の教育が異常に難しい理由は、業務知識の8割がマニュアル化できない暗黙知だからです。
労基法や社会保険の制度知識は、本を読めばある程度学べる。
でも、現場で本当に必要なのは、その先です。
「この顧問先の総務部長は、こういう資料の出し方を嫌うから、こうフォーマットを変える」
「この会社の社長は、給与の手取り額が下がる連絡には機嫌が悪くなるから、事前にこういう一言を添える」
「この業種は、こういう労務トラブルが起こりやすいから、就業規則のここを厚めに書く」
こういう"判断"や"間合い"の部分は、教科書には載っていません。
ベテランスタッフの頭の中にしかない。
さらっと書きましたが、かなりの致命傷です。
これを新人に伝えるには、隣に座らせて、何度も実例を見せながら、半年、1年と繰り返していくしかないんです。
そして、ここにベテランスタッフの時間が大量に吸われる。
ベテランが新人を教育している間、その人本来の生産性はガクッと落ちます。
事務所全体の業務量が一定なら、誰かがその穴を埋めないといけない。
結果、所長が現場に降りる。
新規提案も、経営判断も、後回し。
事務所全体の成長スピードが、教育期間中ずっと止まる。
そして、苦労して育てた事務員が3年目あたりで辞めていくことが、実は珍しくない。
「もっとキャリアアップしたい」
「他の事務所で挑戦したい」
「結婚で引っ越す」
理由は本当に様々ですが、起きる時は起きます。
その瞬間、教育に費やした2〜3年と、ベテランの時間と、そのスタッフが頭に詰め込んでくれた顧問先の暗黙知。
全部、ある日突然にして消えるんです。
社労士事務所の教育は、"やらないと回らない"のに、"やっても報われる保証がない"。
この理不尽な構造の中で、所長たちは戦い続けているんですよね。
だから、AI活用は"選択肢"ではなく"必然"なんです
ここまで書くと、もう察しがついていると思います。
採用も教育も、構造的に異常に難しい。
こればっかりは個別の努力ではどうにもならない領域です。
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求人広告に予算を増やしても、即戦力は現れません。
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教育マニュアルを分厚くしても、暗黙知は伝わりません。
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福利厚生を手厚くしても、3年目の離職は止められません。
じゃあ、どうするのか。
答えは、業務理解そのものを人ではなくAIと仕組みの中に持たせることです。
これしかないんですよ。
もっと具体的に言うと、こうなります。
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各顧問先のルール、計算ロジック、例外対応、過去の判断履歴。
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これを、人の頭の中ではなく、AIとシステムの中に蓄積していく。
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新人が入ってきても、そのAIに業務を聞きながら進められる。
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ベテランの暗黙知も、過去のやり取りを学習させることで、一定レベルまでAIが再現してくれる。
つまり、"事務員レベルの業務理解"の部分を、AIが肩代わりしてくれるということなんです。
これが意味することを、考えてみてください。
採用要件のハードルが、一気に下がります。
「労基法と社保の知識があって、給与計算ソフトを使えて、顧問先ごとのルールを覚えられる人」を探す必要が、なくなる。
「AIと協働できる人」「指示通りに作業できる人」で、十分回るようになる。
採用市場が一気に広がるんです。
教育期間も、劇的に圧縮されます。
新人が暗黙知を頭に詰め込むのを待つのではなく、AIに業務知識を持たせて、新人にはその使い方だけ教える。
戦力化までの2〜3年が、半年〜1年で済むようになります。
そして何より、スタッフが辞めても、業務知識は事務所に残り続ける。
これ、革命的なことなんですよ。
採用も、教育も、定着も。
社労士事務所が抱え続けてきた3つの構造的課題に初めて根本的な解決策が出てきた。
それが、AIなんです。
「AIを使うかどうか」の問題ではないんですよね。
採用と教育の構造を変えない限り、社労士事務所はもう前に進めない。
そして、その構造を変えられるのは、今のところAIしかない。
だからこそ、AI活用は"必然"なんです。
"AIに業務理解を移した事務所"と、移せなかった事務所
ここで、ヨハクルで実際に起きている変化を共有させてください。
ちなみに「ヨハクル」は"業務に余白を作る"で「ヨハクル」です笑。
◾️教育期間が、3年から半年に短縮
ある社労士法人さんでは、新人の戦力化までの期間が、従来の3年から半年程度まで圧縮されました。
理由はシンプルで、顧問先ごとのルールや過去の判断ロジックが、AIと仕組みの中に整理されているから。
新人は「この会社の通勤手当の計算ルールどうでしたっけ」と先輩に聞く必要がない。
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AIに聞けば、過去の事例ベースで答えが返ってくる。
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ベテランの時間が、教育に取られなくなる。
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その分、ベテランは本来の業務と新規提案に集中できる。
結果として、事務所全体の生産性が底上げされていきます。
◾️採用要件のハードルが下がり、応募が一気に増えた
別の事務所さんでは、求人票の条件を「労務経験必須」から「PC作業に抵抗がない方」に変えただけで、応募数が3倍以上になりました。
労務知識は、AIと仕組みが補ってくれる。
だから、社労士事務所の経験がない人でも、戦力化が可能になる。
採用市場のパイが一気に広がるんです。
これまで「社労士事務所の事務員」というラベルを見ただけで応募を諦めていた層に、リーチできるようになる。
◾️スタッフが辞めても、業務が止まらない
そして、最も大きい変化がこれです。
担当者が辞めても、その人が頭に詰め込んでいた顧問先のルールがAIと仕組みの中に残っていることです。
これまで担当者の退職が事務所崩壊の引き金になっていたのが、嘘みたいに静かに引き継げる。
事務所経営の最大のリスクが、構造ごと消えていくんです。
二極化は、ここでも始まっている
ここからが、一番伝えたい話です。
採用と教育の構造を変えた事務所と、変えなかった事務所では、これから何が起きるか。
変えなかった事務所はこれまで通り、採用に追われ、教育に時間を吸われ、3年目の離職に怯え続けます。
- 求人広告費は毎年増える。
- ベテランの時間は教育に削られる。
- 所長は現場から離れられない。
- 新規受注に回す余力が、どんどんなくなる。
- 売上の天井は、じわじわと下がっていく。
煽ってしまうようですが、紛れもない事実です。。。
一方、AIに業務理解を移した事務所はどうなるか。
採用要件が下がるから、応募が来る。
教育期間が短いから、新人がすぐ戦力になる。
辞められても、業務知識は残る。
少人数で安定して、より多くの顧問先をさばける体制が出来上がっていきます。
所長は、現場から離れて、経営に集中できる。
新規開拓にも、提案にも、時間が使える。
この差は、これから加速度的に開いていきます。
採用と教育は、事務所経営の最大のコストセンターでしたから。
ここを構造から変えた事務所と、変えなかった事務所では、3年後、5年後の景色がまったく違ってくる。
これ、誇張ではなくて、構造的にそうなっているだけの話です。
まとめ
社労士事務所の事務員は、世間がイメージする"事務員"とは別の職業です。
求められる業務理解の深さも、暗黙知の量も、専門職そのもの。
だから、採用も教育も、異常に難しい。
これは、所長の経営努力でも、個別事務所の福利厚生でも、解決できません。
構造の問題は、構造でしか解決できないんです。
そして、その構造を変えられるのは現時点でAIしかない。
業務理解を人の頭からAIと仕組みへと移していく。
それだけで採用要件は下がり、教育期間は圧縮され、離職リスクも消える。
社労士事務所が長年抱えてきた3つの課題に初めて根本的な答えが出てきたんです。
「AIを使うかどうか」を議論している時間は、もうありません。
採用と教育の構造を変えない事務所は、これからじわじわと縮んでいきます。
変えた事務所は、少人数で売上を伸ばし続けます。
二極化は、ここでも、もう静かに始まっているんですよね。
事務員1人を採れずに苦しみ続けるか、AIに業務理解を移して、採用と教育を構造から変えるか。
選ぶのは、今この瞬間です。
本日も最後まで読んでいただきありがとうございます。
「うちの事務所でも、業務理解をAIと仕組みに移したい」
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それでは、また次の記事でお会いしましょう。