メールはこうやって振り分ける・・・目からウロコの自動振り分け設定
メールを使わない・・・なんてことは現在ではほとんど無くなりましたね。
「自分ではあまり送らない」という方でも、パソコンやケータイには
着信メールが溜まっていることがよくあります。
仕事にメールは不可欠！という状況もごく当たり前になっていると思います。
そして、メールソフト(outlookやbeckeyなど)を使うにしろ、Gmailを使うにしろ、
メールの自動振り分け機能を活用している！という方も多いと思います。
市販の書籍やIT系のサイトなどでも、メール振り分けの方法が必ず出ています。
しかし、これらで紹介されている方法は、必ずしも効率的ではないことがあります。
取引先毎や送信者毎に、格納フォルダを作成したりラベルをつけたりする作業は
非常に重要です。
後で見返す必要があるときに、探しやすいですし、時系列で内容を追うのも簡単。
ただし、書籍やITサイトなどで紹介されている様に、
「重要なメール」を「自動振り分け」の対象にしてしまうことは避けましょう。
お得意様の「A社」というフォルダを作成して、「A社」からのメールを自動的に
「A社フォルダ」に格納するように設定することは簡単です。
ですが、この方法を続けてると、大切なメールが全て分類された「フォルダ」に
自動的に格納されてしまいます。
その結果、「受信トレイ」に残るのは、「重要ではないメール」になってしまいます。
メールソフトを立ち上げて、最初に見る着信一覧が「重要ではないメール」ですよ？
これはどう考えても効率的じゃないし、「重要なメールを見落とす」ことにもなります。
ですから、
自動振り分けの対象にするのは、「重要ではない」メールにしましょう。
フォルダも細かく分ける必要はありません。
「重要ではない」というフォルダーを１つ作っておいて、そこに集中させればいいのです。
そうすれば、メールソフトを立ち上げて最初に見るメールが「重要なメール」になります。
返事や他のアクションが必要なら、そのアクションを行った後、分類すべきフォルダに
移動すれば良いのです。
見るだけでよいメールなら、見た後で対象のフォルダに移動します。
こうすれば、上の画像例のように、わずらわしいクズメールに埋もれることなく、
アクションを必要とするメールだけが、受信トレイに残ることになります。
つまり、すべきことが明確になります。
そして、重要なメールを見落とすこともありませんし、実行すべきアクションを忘れることも
なくなります。
(この状態になれると、早く「受信トレイ」をキレイにしたくなるんです！)
ぜひ一度お試しあれ！