こんばんは。
整理収納アドバイザー の 栗田里美です(^-^)
個人のお宅のお片付け＆アドバイスをさせていただいています。
↑憂いなお顔です(;^_^A
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さて。
今日は、ファイリングのときに気をつけると良いことを書きたいと思います。
お片付けは、まずはひとつひとつのモノと向き合っていくことが大前提です。
これは、書類であれ、同じことです。
ですので、大前提ができているという上で、必要な書類をファイリングするときに、
気をつけると良いことがあります
１ → 何度も出し入れする予定の書類は、穴を開けずにファイリング
例えば、現在進行形の書類などで、ファイリングしても取り出す予定があるものは
穴なしでファイリングしておくほうがラクです。
例えばクリアファイル、レバー式のファイルなどです。
２ → 表紙を必ずつける
お客様別にファイルをしているのであれば、お客様１人につき１枚の表紙。
目的別にファイルをしているのであれば、目的ごとに１枚の表紙。
です。
ここからは、別だということがわかるようにしておくと良いと思います。
厚めの紙ではなくてもいいです。
裏紙でもいいですし、余裕があるのでしたら、表紙は目的別に色を変えて
カラーにするとよりわかりやすくなります。
３ → 表紙にはインデックスを必ずつける
表紙には、必ずインデックスが必要です。
インデックスは、専用のシールでもいいですし、製本テープを使って書きやすい
大きさにカットしてオリジナルを作っても良いと思います。
また、付箋で粘着力の強いものを使用してインデックスを作っても大丈夫です。
要は、一枚一枚めくって探す手間を省くことが目的です。
４ → もう出し入れする予定のない書類は、穴あきファイルへ
お仕事が完了して、もう出し入れすることはない書類。
でも、処分するわけにはいかない書類。
これは、穴を開けてファイリングしていくと良いと思います。
穴を開けて綴じるタイプのファイルはお手頃価格だったりしますし、
綴じてしまえばバラバラになりにくいので、穴開きファイルが良いかと思います。
ただ、このときも、表紙とインデックスは必須です。
５ → もう出し入れする予定のない書類は、目的別にホッチキスでひとまとめにする
例えば、お仕事が完了したお客様の書類で必要なものだけをチョイスして
最低限に絞ったら、一人のお客様だとすぐにわかるようにホッチキスで
ひとまとめにしておくと良いと思います。
そうすると、４番の穴を開けてファイリングしておいたとして、
何かあって取り出すときに一気に一緒に取り出せますので、
行方不明になりにくくなります。
以上です。
お仕事のファイリングに関しては、業種や職種によって
ずいぶんと変わってくるとは思います。
ですので、すべてに当てはまらないとは思いますが、参考になればと思います。
ちなみに、これは、膨大な資料が必要になる建築関係ではちょっと
この方法では追いつきません・・・
が、表紙をつける、インデックスをつけるというのは、
どんなお仕事でも共通です☆
これがあるだけで、少し変わってくると思いますよ
良かったらお試しください。
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